電子文件管理問題與對(duì)策

胡臻

【摘要】隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國大部分機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等已經(jīng)推行電子化辦公方式。與傳統(tǒng)的文件管理方式相比，電子文件具備一定的便利性和快捷性。在電子文件的起草、修改、收發(fā)等環(huán)節(jié)都更加便捷。但是，電子文件管理系統(tǒng)在應(yīng)用的過程中存在較多的問題，例如識(shí)別與保存等問題。解決電子文件存在的各種問題才能更好地發(fā)展電子文件，提高辦公室文件管理的效率，更好地促進(jìn)電子文件的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】電子文件管理;存在的問題;對(duì)策建議

一、電子文件概述

電子文件一般是指由機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的所有電子記錄，與傳統(tǒng)文件、檔案概念不一樣。同時(shí)電子文件也特指由政府部門、公共機(jī)構(gòu)形成的電子化文件，它具有文件的各種屬性，且一般是公務(wù)活動(dòng)中形成的，具備一定規(guī)范化的形成、審核、流轉(zhuǎn)等程序和管理要求，具有真實(shí)性、完整性和有效性。

（一）共享性。電子文件與紙質(zhì)文件最大的區(qū)別就是共享性。電子文件的使用不受時(shí)間以及地域的限制，人們可以在任何時(shí)候任何地點(diǎn)查找自己需要的信息，而且具有極大的快捷性，同時(shí)可以在類似的文件中查找自己需要的信息。

（二）隨時(shí)性。電子文件是建立在網(wǎng)絡(luò)上的一種應(yīng)用，在網(wǎng)絡(luò)上的文件，可以在任何時(shí)間內(nèi)進(jìn)行利用。而傳統(tǒng)文件只能在固定的時(shí)間和固定的地點(diǎn)以及固定的方式進(jìn)行查閱。

（三）多樣性。電子文件的可操作性為利用者提供了更多的利用方式，除了傳統(tǒng)檔案常用的利用方式如閱覽、復(fù)制外，還可以為我們提供各種多樣性的服務(wù)。

（四）數(shù)字化。電子文件主要的特性就是數(shù)字化，傳統(tǒng)的文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化，傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)中去。這樣人們就可以通過計(jì)算機(jī)隨時(shí)隨地進(jìn)行信息的查找，人們可以借助計(jì)算機(jī)在顯示器或打印機(jī)上只需要花費(fèi)幾分鐘甚至幾秒鐘就可以查找到不同地域的文件。在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是存儲(chǔ)還是傳輸?shù)葦?shù)據(jù)處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。

二、電子文件管理問題分析

（一）規(guī)章制度不健全。目前，針對(duì)電子文件的起草、修改、收發(fā)、傳閱等環(huán)節(jié)都沒有具體的規(guī)章制度進(jìn)行專業(yè)性的管理。尤其是針對(duì)于電子文件的存儲(chǔ)問題，相對(duì)于傳統(tǒng)的文件出現(xiàn)的字跡模糊、老化、破損等問題，電子文件會(huì)出現(xiàn)電腦病毒以及電腦自身故障等問題。針對(duì)這些問題，電子文件很難出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行管理。在某種程度上甚至?xí)绊憜挝蝗粘９ぷ鞯拈_展。目前，我國的實(shí)際情況是在電子文件管理方面沒有出臺(tái)相應(yīng)的法律法規(guī)，同時(shí)也很難通過相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行有效的規(guī)范，這成為電子文件管理最大的一個(gè)問題。

（二）缺乏專業(yè)人員。目前，我國政府、企業(yè)中使用電子文件的部門之間缺乏有效的溝通和聯(lián)系，這些工作人員并沒有認(rèn)識(shí)到電子文件管理的重要性，也并不理解電子文件管理的重要作用和意義。同時(shí)，一些從事電子文件管理的工作人員綜合素質(zhì)不高，并沒有進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的技術(shù)和能力，這樣會(huì)在從事電子文件的管理過程中出現(xiàn)一定的問題。最后，單位中的工作人員如果出現(xiàn)工作調(diào)動(dòng)或者調(diào)離的現(xiàn)象，很難將電子文件全部進(jìn)行上傳或者移交，這就會(huì)出現(xiàn)文件丟失的現(xiàn)象，從而會(huì)影響單位工作的開展。

（三）信息安全問題。隨著當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，人們的工作生活已經(jīng)難以離開計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用大大提高了人們?cè)诠ぷ鲿r(shí)的效率，但是，計(jì)算機(jī)的信息安全問題仍然是一項(xiàng)非常難以解決的問題，由此帶來的電腦病毒問題嚴(yán)重影響電子文件的安全性問題。尤其電腦病毒會(huì)侵入到電子文件管理系統(tǒng)，導(dǎo)致電子文件出現(xiàn)無法打開以及破損毀壞等問題，從而導(dǎo)致電子文件信息的不準(zhǔn)確和不完整，從而影響到工作的開展。

三、電子文件管理對(duì)策建議

（一）標(biāo)準(zhǔn)化的管理。電子文件是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，這就需要出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度，才能科學(xué)有效地對(duì)電子文件進(jìn)行管理。由于我國電子文件管理工作是近幾年剛剛興起的管理方式，因此需要學(xué)習(xí)國外一些先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，制定規(guī)章制度進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，會(huì)讓工作人員按照規(guī)章制度開展工作，按照規(guī)章制度在電腦上收發(fā)和查詢文件，從根本上克服紙質(zhì)文件制作難、查詢難、傳遞難的問題，使辦公手段產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。

（二）提高人員綜合素質(zhì)。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為了未來社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，電子文件的信息化、數(shù)字化都對(duì)我國文件管理人員提出了更高的要求。首先，作為電子文件管理人員，要掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能，能夠熟練操作電腦。其次，還要具備一定的電子文件管理知識(shí)，這樣才能更好地去從事電子文件工作。同時(shí)，電子文件管理人員要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，管理部門要定期對(duì)電子文件管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們熟悉系統(tǒng)和輕松完成電子文件的整理、編輯、歸檔工作，能夠更好地應(yīng)用到工作中。

（三）加強(qiáng)信息安全。信息安全是電子文件管理中一項(xiàng)非常重要的工作。如果信息安全出現(xiàn)問題，將會(huì)導(dǎo)致電子文件的數(shù)據(jù)被刪除、篡改、偽造、泄密，造成非常嚴(yán)重的損失。當(dāng)今，人們的生活和工作都依賴計(jì)算機(jī)，對(duì)于電子文件的依賴性越來越強(qiáng)，加強(qiáng)信息安全，能夠保障人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ鞲玫亻_展，這也應(yīng)該成為當(dāng)今社會(huì)最重要的一項(xiàng)工作。

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