芻議加強檔案規范化管理的有效策略

王麗君

摘 要：近年來，科學技術的發展迅速，現代化建設的發展也突飛猛進。為了更好地完成檔案管理工作，實現現代化檔案管理建設，我們首先應從基礎工作抓起，奠定良好的工作基礎，才能為我國檔案管理工作的長期可持續發展奠定扎實的工作基礎。

關鍵詞：加強;檔案;規范化管理;有效策略

事業單位檔案管理應具有科學標準的管理方法，遵循檔案管理的規則。注重事業單位檔案的規范化管理，有助于促進事業單位管理的科學運行。所以，要加強事業單位檔案管理人員的工作意識，規范事業單位檔案文件的借閱程序，促進事業單位各部門工作人員有序進行檔案借閱，從而促進事業單位檔案管理的規范化。

1 檔案管理工作的現實意義

檔案是對歷史負責、為現實服務、替未來著想的一項崇高事業。在全面建設小康社會、構建和諧社會的進程中，檔案工作越來越深入地滲透到社會經濟發展的方方面面，做好新時期檔案工作對于深入學習貫徹落實黨的“十八大”“十九大”精神，提高黨的執政能力構建和諧社會具有重要意義。檔案是社會先進文化的物態載體。檔案是人類社會發展到一定階段的文明產物，是一種“凝固的歷史”，它以各種方式和載體將人類的歷史活動過程和思想記錄下來并使之流傳后世，可以說先進文化的傳播、交流、確立離不開檔案的存在，檔案是先進文化傳播和確立的一種載體，是人類認識和改造世界的歷史記錄，是人類智慧的一種物態結晶。檔案是最廣大人民根本利益的有效保證。檔案具有社會共享性是整個社會的寶貴財富，它應該順應社會發展的潮流，符合最廣大人民的根本利益并為他們所用。檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。人們之所以需要檔案就是為了要獲知過去發生的事件、存在的事物對今天和未來起什么作用，有什么樣的意義。可以說檔案的憑證性決定了檔案是最廣大人民群眾根本利益的有效保證。堅持走中國特色中國檔案管理道路，一定會實現檔案的規范化、科學化、法制化，才能營造豐富多彩、形式多樣的檔案工作，開創檔案工作新局面。

2 事業單位檔案管理的現狀

2.1 缺乏相關工作部門的重視

在進行事業單位檔案管理的過程中，部分相關部門不夠重視對檔案的歸納與整理。在借閱事業單位檔案時，不按照程序進行合規的借閱工作。同時相關事業單位檔案管理人員也缺乏對借閱人員的監督，對相關事業單位檔案借閱后的回收、檢查工作不夠重視。因而在借閱檔案及回收檔案的過程中，可能造成檔案的丟失、損傷等問題，這不僅影響了事業單位檔案的完整性，而且在一定程度上也不利于事業單位部門工作的正常有序開展。

2.2 相關借閱查閱程序不完善

在事業單位其他部門和人民群眾進行借閱檔案和查閱檔案的過程中，部分事業單位檔案管理部門的相關程序不夠完善，一方面表現在機密檔案的借閱工作相關程序過于簡單，可能導致部分機密文件的不慎流失，實際上也是對事業單位檔案文件的劃分不夠明晰、準確。在進行事業單位檔案管理編排、檔案劃分等級程序時，需要遵循相關的制度，嚴格按照法定程序進行劃分等級，規范借閱工作。另一方面表現在檔案查閱過程中的程序過分繁瑣，不利于人民群眾進行借閱，導致了借閱效率不高，不利于為人民服務宗旨的體現。

2.3 對珍貴檔案文件的保護力度不夠

隨著我國現代化的不斷發展，許多檔案文件在歷史的長河中體現著獨特價值。獨特珍貴的文件不僅對研究人類歷史有重要作用，而且在進行專業性的管理工作中也體現著獨特的證明價值。因此對珍貴的檔案文件需要進行專業的保護。但在實際操作過程中部分事業單位檔案管理部門對于珍貴文件的保護力度不夠，造成了部分珍貴檔案文件的損傷而影響了檔案文件的完整性，從而影響了珍貴檔案文件的使用價值，也不利于檔案文件的長期保存，更破壞了文件管理工作規范化。

3 新形勢下檔案管理工作的規范化策略

3.1 提升檔案管理信息化水平

近年來，隨著以計算機為代表的信息技術在各個領域不斷應用，大部分行業已經基本實現了網絡信息化。為此，在檔案管理工作開展過程中，要結合時代發展，實現檔案管理的信息化，構建完善的信息化管理平臺。在具體的檔案管理工作開展過程中，就要求企業轉變認識，充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，為檔案管理部門配置信息化設備，構建檔案信息化管理系統，引導檔案管理人員在檔案收集、整理、分類、保存過程中，應用信息化技術構建完善的電子檔案數據庫。實現檔案管理的信息化建設，不僅可以大大降低檔案管理人員的勞動強度，提高工作效率，而且還能夠清晰的完成檔案記錄工作，保證各種檔案信息來源準確，查閱方便。

3.2 提升檔案管理人員專業素質

新時期對檔案管理工作提出了新要求，為了切實保障檔案管理工作的規范化，就需要提高檔案管理人員的專業素質。只有構建一支專業素質過硬業務較強的檔案管理人員才能夠更好的承擔信息化時代檔案管理工作要求，更好的滿足檔案事業的未來發展要求。事業單位應該為檔案部門的工作人員提供接受培訓教育的機會，要確保檔案管理人員的專業知識能夠隨著社會變化和事業單位的發展而不斷更新，并且適應不同時期對檔案管理工作提出的新要求。另外在檔案人員按招聘選拔過程中要提高準入門檻，嚴格把控，保證招收回來的檔案人員符合工作要求，能夠盡快投入到工作當中。此外，企業還應該鼓勵檔案管理人員在工作過程中加強學習，積極學習現代化信息技術，信息化操作技術，并將信息技術和檔案管理有效結合，保證檔案管理的科學性規范化。

3.3 構建完善的檔案管理規章制度

要想實現檔案管理的規范化，并且提高檔案管理工作效率，工作質量，就需要完善檔案管理部門的規章制度。通過構建完善的規章制度，保證制度能夠順利實施，進一步約束檔案管理人員的行為，讓其明白自身應承擔的責任和義務，從而督促管理人員更好的負責檔案管理。在管理制度制定時，一定要確保制度的可執行性、科學性，只有這樣才能夠確保各項規章制度落實到實處。

4 結語

通過常年的工作經歷，我認識到，檔案管理是一種服務工作，這種工作需要長期進行，檔案信息資源的有效利用體現出了檔案管理的價值和作用。總之，科學規范的檔案管理需要適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。做好檔案的開發和利用工作，為社會的全面進步，經濟又好又快地發展提供優質、高效的檔案服務。在經濟大發展、科技進步日新月異的今天，以習近平總書記視察內蒙古時的重要講話為基本遵循，立足本職，找準定位，擔負起黨交給的記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的歷史重任，奮力開啟草原蘭臺人新時代下推動檔案工作創新發展的新征程。

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