探索建立新時代我國基金公司檔案工作體系

張新嫻

摘 要：本文擬在充分認識新時代企業檔案工作的意義基礎上，分析了解基金行業的檔案工作情況，結合學習其他行業的優秀檔案工作實踐案例，設計出與公司實際相適應的檔案工作體系。新時代我國基金公司的檔案工作體系建立時，需要明確目標，梳理具體工作思路，內容既涵蓋檔案管理制度、檔案信息化建設，也涵蓋人員職責與保密管理，保證科學合理、高度嚴密。

關鍵詞：新時代;企業檔案工作;基金公司;檔案工作體系

1 新時代企業檔案工作的意義

1.1 國家對檔案工作的重視

2018年3月，檔案事業正式寫入政府工作報告，這充分反映了國家對檔案工作的重視，對各行各業檔案工作重要性的認可。發展檔案事業，不僅可以為經濟發展和社會進步提供可靠的信息資源，還可以為人民過上美好生活提供豐富精神食糧。

1.2 企業檔案工作的價值

根據百度百科釋義，企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料，反映了企業活動的方方面面，是企業經營發展的寶貴財富。企業檔案工作是國家檔案事業的重要組成部分，具體包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等環節。做好企業檔案工作，既要求我們對檔案實體與檔案信息進行綜合管理，也要求我們實現各方面的利用，服務于整個企業的運營與發展，促進社會經濟文化的發展。

從企業發展角度而言，優秀的企業檔案工作實踐不僅可以提供法律咨詢，保護企業與員工的利益，而且可以充分提升公司綜合管理能力與業務開展能力，為企業的健康、全面發展增添科學管理的動力，還可以作為一種寶貴的企業記憶，為企業文化建設提供信息資源基礎，促進企業上下一心、共同奮進;從社會整體角度而言，企業檔案工作不僅可以促進社會經濟發展，更可以作為一種微觀層面的社會歷史記憶，為人們提供充足的精神文化食糧?？偟膩碚f，企業檔案工作于企業自身、于社會整體都具有不可替代的價值，值得每一位企業檔案工作者潛心鉆研、積極探索。

2 基金行業檔案工作簡要情況

基金行業不同于傳統行業，其對國民經濟、組織利益、個人財富的影響非常直接且深遠。因此，基金公司檔案工作的重要性日益凸顯。良好的檔案管理不僅可以為公司保存原始憑證、規避風險，而且還可為提升客戶體驗、創造品牌價值。

作為富有社會責任感與長遠發展需求的金融企業，有一部分基金公司已經在積極探索建立專業的檔案工作體系，但因缺乏專業化的檔案管理人員及團隊、檔案管理信息系統尚未建立、各業務條線檔案工作各自為政等現實情況，這些公司的檔案工作仍處于初創階段。

目前基金行業尚未形成統一的檔案管理規范和流程，除了一般的文書檔案、會計檔案、人事檔案按國家標準制度進行管理外，基金公司各部門產生的設立、投資、研究、銷售、風控、監察等業務檔案卻屬于新興的檔案類型，因國人對基金的投資熱情提升，這些文件檔案的數量得以急劇增長，其科學管理的必要性與挑戰性也與日俱增，由此，激勵我們不斷探索建立專業的基金公司檔案工作體系，可以說是任重而道遠。

3 學習優秀的企業檔案工作實踐案例

要探索建立新時代我國基金公司檔案工作體系，可以將檔案工作標準化程度較高、檔案工作體系完備的國內大型先進制造業公司作為標桿企業，學習其優秀的企業檔案工作實踐。這部分公司一般都已建立了科學的檔案工作體系、建成了數字檔案館，其檔案管理能力與綜合素質不可小覷。不管是管理目標、管理團隊，還是管理方式、管理維度，這些公司均已有了較為科學的成果。

從管理目標而言，這類企業追求嚴謹科學的管理效率，致力于通過專業化的檔案管理人才，使用科學的管理工具，實現文件檔案的全生命周期管理，為企業科技項目、業務工作、管理運營的順利開展貢獻數據價值。

從管理團隊而言，根據企業實際，以集中統一管理為指導思想，劃分文書檔案、會計檔案、人事檔案、產品檔案、科研檔案、質量檔案、知識產權檔案、基建與設備檔案等多個檔案門類，成立與企業業務實際匹配的、人數足夠的專業化檔案管理團隊，充分利用外部資源，開展項目協同研制，以領導重視與頂層設計、流程與制度、信息化手段等為先導，充分利用檔案宣傳周、檔案對標檢查、檔案科研項目申報等活動，以宣傳、評估、創新等方式，動靜結合，推動公司各項管理工作。

從管理方式而言，既注重各門類檔案的收集、整理、歸檔、查借閱、外發和統計等全生命周期管理，促進形成了科學完整的檔案管理模式，也十分注重文書檔案、產品檔案、科研檔案、知識產權檔案、質量檔案等門類檔案管理制度的編制和流程優化，建立完善的檔案管理制度與方法，還注重公司檔案管理系統的建設與完善，建設數字檔案館，以信息化帶動檔案現代化，提升管理效率。

從管理維度而言，注重拓展、擴充，全面推進總部各部門及下屬公司的檔案培訓、檢查與宣傳，提升公司整體檔案管理意識，促進營造檔案工作氛圍，全面提升檔案管理水平。

4 探索建立新時代我國基金公司檔案工作體系

4.1 基礎目標與中長期目標

4.1.1 基礎目標——打牢基礎

國家檔案局2012年12月17日通過了第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，2015年5月5日通過了《金融企業業務檔案管理規定》，2017年8月2日批準了《紙質檔案數字化規范》標準，這些文件均應作為我們開展公司檔案工作的指導與依據。

如前所述，檔案管理作為一項基礎性的工作，其效益與作用是長遠的、不可替代的。作為新興的基金公司，因檔案基礎較為薄弱，實現從無到有、從分散到集中、穩步夯實基礎、追求科學嚴謹成為了當前檔案工作建立與開展的宗旨。因此，初創階段的發展目標如下：

第一，根據國家、行業相關要求，建立公司檔案工作年度計劃，積極完成紙質檔案數字化，及時提供歸檔目錄（含案卷目錄、卷內目錄等）、檢索工具，以便公司各方面的利用。

第二，建立科學化、規范化的檔案管理制度與流程，注重制度與流程體系的構建，同時，及時對各部門、各分公司進行有效的宣貫與落實，并根據業務發展實際不斷調整優化。

第三，做好公司檔案的日常收集、分類、整理、歸檔、查借閱、外發、統計、編研等工作，注重館藏檔案的保護與利用，從全生命周期角度對檔案資源進行科學有效管理。

第四，協調各相關方，有效利用資源，在國家標準范圍內，做好檔案庫房標準化建設與養護，做好檔案系統構建與維護，保證檔案實體與信息的完整與安全。

第五，開展檔案培訓與檢查，創造良好的公司檔案工作氛圍，全面提升員工的檔案管理意識。

第六，做好與檔案相關的文件資料的管理，完成最大覆蓋面的數據積累與整合。

4.1.2 中長期目標——管理提升

檔案是數據和知識的載體，建立有效的基金公司檔案工作體系是挖掘數據價值和開展知識管理的基礎。未來可以從下述三方面著手開發檔案資源：

第一，全文數字化與元數據管理。充分利用各種信息技術，將傳統的PDF等歸檔格式的數字資源轉化為文本格式，構建檢索功能強大、館藏資源豐富的數字檔案館，甚至是構筑智慧檔案館;同時，結合實物檔案、特殊載體檔案等多種形式的檔案管理創新，將隱性特征顯性化，進行元數據管理，更深層次地展現公司發展的全貌，留住公司發展的集體記憶，更好地構建自身專屬的企業文化與品牌價值。

第二，檔案信息資源二次開發。緊密結合公司信息化工作，分專題開發檔案信息資源庫，為基金產品的推廣發展和領導科學決策提供參考咨詢，加強項目運營，為公司的管理提供了各種數據。

第三，建立知識共享機制。營造知識共享的工作氛圍，激勵公司管理人員和業務人員主動挖掘各類有保存價值的數據，及時歸檔、充分利用，完善基金業務知識庫，形成一個符合公司實際的、體量較大的、良性發展的知識共享庫。

4.2 具體工作思路

4.2.1 摸清家底

在充分調研的基礎上，了解公司目前的檔案工作情況，結合本行業的檔案工作標準，分析優勢與劣勢，找出問題與解決方案，完成現狀調研報告。

根據基金公司的業務特點，檔案分類圖示如下：

在科學分類的基礎上，設計出公司的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，用于指導現實歸檔工作的開展。

4.2.2 制定計劃

在調研報告的基礎上，與各部門、各分公司及時溝通協調，制定出符合公司實際的、符合檔案工作發展規律的計劃，須包含計劃周期、工作目標、工作難點、解決方案等要素，蘊含檔案管理制度建設、檔案管理信息化建設、各部門及檔案人員在檔案工作中的職責等內容。

4.2.3 攻克難點

一是檔案管理制度的建設。在檔案學基礎、電子文件管理、知識管理等基礎知識的指導下，以集中統一管理為核心，建立一個有點有面的檔案管理制度體系，應包含提綱挈領的檔案管理制度總要求、針對各個檔案門類的檔案管理文件以及與公司檔案管理相關的輔助性制度。

二是檔案管理信息化建設。在符合信息化規劃的前提下，采購或開發一個適合公司實際的檔案管理系統，做好與各個業務系統的接口，確保各種類型的有保存價值的文件能實時動態歸檔，并能在線上實現查借閱、統計、編研等的工作，提高數據收集利用效率。

三是規范各部門、各分公司、檔案人員在檔案工作中的職責。在公司層面的制度中明確各部門、各分公司、檔案人員在檔案工作中的職責，以檔案管理制度為依托，結合績效考核等手段，全面提高公司的檔案意識與管理水平，逐步實現公司文件檔案的全生命周期管理。

四是加強保密管理。根據國家保密相關法律法規的要求，結合公司保密制度，建立有效的保密機制與手段，充分利用新型加密技術，多維度、全方位地嚴格控制文件檔案的傳播路徑，在保障合理利用的前提下，最大限度地保護公司文件檔案的安全。

4.2.4 總結優化

在計劃落實、工作開展過程中，實時思考反饋，協同各部門、各分公司進行階段性的總結優化，不斷提升檔案管理制度的適應性、檔案管理系統的效率性，促進檔案工作更好地輔助公司各項業務工作的開展，使之健康、有序、持續發展。

同時，注重加強檔案管理人員（主要指專、兼職檔案員）的培訓與學習，定期組織公司主營業務培訓與檔案專業學習，充分利用內外部學習資源，建立終身學習機制，不斷優化檔案管理人員的知識結構，確保其具備優秀的綜合能力與業務素質。

5 總結

總的來說，日常工作中我們首先需要充分認識新時代企業檔案工作的意義，將這種使命感與責任感幻化為工作熱情融入其中;在這種強烈的熱情作用下，我們不僅要充分了解本行業的檔案工作現狀與特點，還需要積極學習融合其他行業的優秀檔案工作實踐案例，設計出與公司實際相適應的檔案工作體系。一般而言，基金公司的檔案工作體系既包括完整目標的設立，也包括具體工作思路的梳理，既涵蓋檔案管理制度、檔案信息化建設，也涵蓋人員職責與保密管理，可以說有點有面、內容齊全。筆者相信，在科學合理、高度嚴密的檔案工作體系中，新時代我國基金公司的檔案工作必將取得優異的成績，為我國經濟建設與文化昌盛保駕護航！