基于大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)淺談

李怡菲

摘 要：檔案信息化建設(shè)中將大數(shù)據(jù)技術(shù)充分利用起來，對于檔案管理工作而言獲得了技術(shù)上的支持，同時也出現(xiàn)一些問題，給企業(yè)的檔案管理工作造成一定的影響。對于此要充分認識并采取有效的措施解決，以推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)更為完善。本論文著重研究大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)方面的問題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;企業(yè);檔案;信息化;建設(shè)

大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢在于，能夠在海量數(shù)據(jù)中將有價值的數(shù)據(jù)篩選出來，整合并實現(xiàn)共享。企業(yè)的檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將企業(yè)生產(chǎn)運營中產(chǎn)生的大量檔案信息收集起來，對數(shù)據(jù)信息實時處理，整合為檔案信息，為企業(yè)決策提供服務(wù)。從當前的企業(yè)檔案管理情況來看，雖然實現(xiàn)了信息化建設(shè)，但是并沒有將信息技術(shù)充分利用。處于大數(shù)據(jù)時代，檔案性信息化建設(shè)工作要與時代接軌，就要調(diào)整檔案管理模式，合理利用信息技術(shù)，提高檔案管理效能。

1 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1 檔案信息量快速增多

處于信息環(huán)境中，企業(yè)在生產(chǎn)運營的同時會產(chǎn)生大量的信息，檔案管理工作量增加，任務(wù)更為繁重。面對海量的信息，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅工作效率低，而且工作質(zhì)量無法保證。雖然一些企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了信息化建設(shè)，但是局限于信息工具的運用，管理模式上并沒有徹底改變。檔案管理的服務(wù)化轉(zhuǎn)向，就需要檔案管理工作中不僅要收集信息和存儲信息，還需要對信息處理之后為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)[1]。處于大數(shù)據(jù)時代，將大數(shù)據(jù)技術(shù)充分利用起來處理檔案信息，確保檔案信息及時、準確地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和戰(zhàn)略決策提供有價值的信息，滿足企業(yè)發(fā)展需求。

1.2 檔案信息資源對企業(yè)管理至關(guān)重要

按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，是被動地收集檔案信息，對信息進行鑒別和處理之后，在檔案部門保管。由于工作的環(huán)節(jié)多，內(nèi)容繁瑣，影響了工作效率，而且檔案信息的完整性和可靠性也會受到影響。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)信息化建設(shè)，在檔案管理模式上有所創(chuàng)新，實現(xiàn)了檔案管理與企業(yè)管理的高效整合，在企業(yè)管理中合理應(yīng)用檔案信息，而且還可以實現(xiàn)檔案資源共享。

2 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)中所存在的問題

2.1 企業(yè)檔案管理工作中沒有充分利用信息資源

企業(yè)經(jīng)的管理人員對檔案管理工作予以重視，卻忽視了檔案管理服務(wù)化的重要性，僅僅將這項工作局限于資料的收集和存儲，沒有與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營相結(jié)合，因此在檔案信息化建設(shè)中沒有投入充足的資金[2]。雖然檔案管理工作實現(xiàn)了信息化管理，但是僅僅是簡單的錄入、儲存，沒有對檔案信息資源合理開發(fā)和科學利用，使得檔案的價值不能在企業(yè)管理中切實地發(fā)揮出來。

2.2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的適應(yīng)性不夠

企業(yè)的檔案信息化建設(shè)中，多數(shù)是在辦公方式上實現(xiàn)了信息化，沒有在檔案管理上發(fā)揮信息技術(shù)的作用。由于企業(yè)在檔案管理中所制定的標準缺乏針對性，因此管理上存在漏洞，影響檔案信息化建設(shè)的效能。

2.3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)程度不夠

企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，普遍應(yīng)用了自動化技術(shù)，使得檔案管理工作效率提高了。但是，由于信息技術(shù)僅僅發(fā)揮工具性作用，沒有與檔案管理工作融合，甚至一些檔案管理人員依然習慣于傳統(tǒng)的檔案管理模式，不愿意接受信息技術(shù)，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)沒有真正意義實現(xiàn)。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設(shè)的新舉措

3.1 檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)需要管理人員樹立新觀念

企業(yè)的管理人員要積極適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代環(huán)境，對檔案管理工作有新的認識，重，樹立新的理念，采用新的管理模式展開工作。企業(yè)每天都會產(chǎn)生大量的檔案信息，需要數(shù)據(jù)技術(shù)支撐才能更快、更好地完成任務(wù)。特別是當前企業(yè)檔案管理服務(wù)化，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘最有價值的檔案信息，為企業(yè)的決策提供可參考依據(jù)，對企業(yè)的發(fā)展意義重大[3]。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，還需要投入一定的資金、人力，技術(shù)水平也需要不斷提高，這些都需要企業(yè)管理人員的支持。

除了企業(yè)管理人員之外，檔案管理人員也要適應(yīng)時代轉(zhuǎn)變觀念，要打破傳統(tǒng)的檔案管理觀念，檔案管理人員除了收集資料、整理資料之外，還要充分利用資料，實現(xiàn)檔案工作服務(wù)化。企業(yè)要定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，還要引進高端檔案管理人員，推進檔案信息化建設(shè)工作全面展開[4]。

3.2 檔案信息化建設(shè)要規(guī)范化

企業(yè)的檔案管理工作實現(xiàn)了信息化建設(shè)，雖然出臺了各項標準，實施檔案管理規(guī)范化，但是，由于不同的企業(yè)在性質(zhì)上存在差異，在內(nèi)部管理中還需要從企業(yè)自身的特點出發(fā)將相應(yīng)的管理制度制定出來。企業(yè)的檔案信息化建設(shè)要參照國家的有關(guān)標準，還要制定符合企業(yè)自身環(huán)境的標準，各項工作規(guī)范化展開，才能保證檔案管理質(zhì)量，滿足企業(yè)發(fā)展要求。

3.3 將檔案信息管理系統(tǒng)建立起來

企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)中，要從企業(yè)的發(fā)展實際出發(fā)將檔案信息管理系統(tǒng)建立起來。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，使得檔案管理工作實現(xiàn)全過程管理控制，對檔案信息實時收集，實施分析、整合，發(fā)揮云計算技術(shù)處理檔案信息，使得檔案信息資源得到深度開發(fā)，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和戰(zhàn)略決策提供信息支持，對企業(yè)的科技研發(fā)也起到了一定的支撐作用[5]。

4 結(jié)束語

通過上面的研究可以明確，處于當前的市場環(huán)境中，企業(yè)要提高競爭力，就要認識到檔案管理的重要性。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理，實現(xiàn)了檔案管理的信息化，使得這項工作更具有時代特點。檔案管理人員的信息化管理中，就要摒棄傳統(tǒng)的觀念，對當前的檔案信息管理系統(tǒng)予以完善，引進大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理效能，使得企業(yè)的檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的價值，為企業(yè)更好的發(fā)展起到一定的促進作用。

參考文獻

[1]陳亞娟.淺談大數(shù)據(jù)時代對企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)要求[J].經(jīng)營管理者，2017（16）：269-269.

[2]王爽.淺析大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源收集管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（2）：170-170.

[3]齊雪.大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)的“華麗轉(zhuǎn)身”[J].今日財富（中國知識產(chǎn)權(quán)），2018（05）：25=26.

[4]金晶.淺析信息化建設(shè)在國有企業(yè)檔案管理中的作用[J].卷宗，2017（22）：69-70.

[5]李軍.加強企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)的若干思考及建議[J].中國管理信息化，2019，22（03）：129-130.