新時期水利工程檔案信息化管理建設初探

摘 要：隨著我國社會的不斷發展，科學技術的迅猛提高，人們的工作頻率急劇提升、工作需要的科技信息更是增加了很多！生活水平也隨之相應提升，目前社會正處于個高度信息化的時代，網絡信息更是一種高效率的資源，信息網絡在生活當中因此也受到了更加廣泛的普及，給各行各業都帶來了更多的挑戰和機遇，基于此，本文主要討論了在這樣的新時代下的水利工程建設管理過程中的信息化建設管理方面的一些問題和措施。

關鍵詞：水利工程;檔案管理;信息化建設

水利工程的檔案管理工作，一般來說和整個水利事業都有著密不可分的關系，基于水利工程建設的特性，水利工程的檔案與其他行業的管理檔案有著明顯的不同特點，其中其檔案具有復雜性、單一性、特異性，但所有檔案信息依然能夠為今后水利工程建設提供參考加之，影響整個水利工程建設過程當中的建設時間和建設質量，其中所蘊含著巨大的參考價值。而水利工程的一些文檔材料，還記錄著在進行水利工程建設過程當中的很多詳細的情況，具有一定的普遍性，因此對于水利工程建設的管理工作也有著極大的影響。

1 檔案管理的意義

隨著我國科技的不斷發展，網絡的使用率已經越來越高，而水利工程的資料逐漸從紙質的轉向互聯網化的電子資料，而電子資料目前已經逐漸成為了在進行水利檔案收藏保管的時候所不能替代的一種手段，因此也逐漸被人們重視起來，電子資料和紙質資料其實是可以相輔相成，相互互補的，信息化管理的工程檔案，其中儲存著巨大的信息量，而如果能夠使用互聯網對其進行隨時隨地的查詢，那么不但可以盡量減少檔案管理所占的空間，節省保管成本，同時也可以讓人們在使用的時候更加便捷，節省時間成本，因此在檔案管理的過程當中，使用信息化的網絡技術是比較重要的，尤其是在新改擴水利工程或抗旱抗汛應急項目的過程當中，其作用是不可估量的，信息化的管理水利檔案，能夠讓檔案和文書相互之間一體化管理，一次性對其進行查詢，將搜索檔案的時間變短，讓工作人員在管理檔案時更加高效，使檔案的使用程度獲得提升，也可以形成資源共享，讓檔案內容在查詢起來更加方便[1]。

2 檔案管理的缺陷

首先就是檔案資料不規范，在進行檔案收集整理管理的過程當中發現，有很多并不規范的內容和編號，好多資料不符合檔案管理的基本規定，其次，就是不能更加充分地利用信息化系統保存電子文檔或科技檔案，甚至不利于信息共享！再次，就是沒有對水利工程的具體檔案信息進行集中保管，同時也沒有建設更加規范的共享平臺來實現資料共享，還有就是在檔案管理的過程當中，工作人員并沒有相應的專業素養，不能夠了解并且適應目前更加現代化檔案管理工作，很多數據庫在檢索的時候只能夠查閱到目錄，而對于檔案的具體內容卻無法查閱，因此難以具備專業答疑能力[2]。

3 信息化檔案管理的對策

3.1 提高意識

我國人民對于水利工程的管理相對而言認識并不深刻，不懂業務官僚主義形式主義嚴重，這樣會讓檔案管理工作難以獲得更加深入的進展，也讓檔案管理的工作難以與時俱進，無法改善，要讓這個行業當中的一些理念獲得提升，首先提高單位領導的檔案意識，不斷地實施創新思維的改革，將傳統的一些糟粕摒棄，并且在進行檔案管理工作的過程當中，把先進的檔案管理技術和理念及時引進，讓其和信息化管理相結合，提升信息化管理的意識。同時也要制定相關的管理軟件，選拔一個能夠具有信息化管理經驗的專業工作人員，作為負責人組織一個具有專業素養的團隊，然后再對信息化網絡發展的具體規劃進行討論和確定設計之后發展的幾個階段，讓具有專業素養的工作人員有針對性地將這些問題解決，為之后的工作也可以帶來更加堅實的基礎。

3.2 整理和收集

水利工程有其自身特質，而這樣的特質讓水利工程的檔案資料在收集的時候，往往較為困難，特別是在歸檔的時候，因此如果想要通過信息化管理檔案，首先需要的就是讓水利工程的具體材料能夠被嚴格的整理和收集起來，在收集檔案的過程當中，對于不一樣的水利工程項目，要分不同的項目單位進行收集，同一類的工程項目根據先后時間順序和基建程序進行收儲整理歸檔！。追蹤收集的方法也是比較實用的，可快速把項目檔案資料整理并且收集起來，目的性高，速度快，避免因為時間過長而使得文件資料發生遺失，而分階段收集的方法，對于一些水利周期相對而言比較長的工程是比較實用的，在采集的過程當中，根據基建程序對收集的具體內容以及時間段要有一些明顯的計劃，避免水利工程的資料出現丟失的狀況，使水利工程及資料能更加完整和連貫，整理之后，相關負責部門需要對于工作人員的整理進行歸檔錄影，同時上傳電子文檔，方便日后查詢，但要提前編制各種各樣的序號。

3.3 建設信息庫

一個信息化檔案系統目前仍然處于其發展的初級階段，因此如果想讓其能夠真正的完全處于信息化過程當中，那么就需要讓檔案的信息庫補充的更加全面完整，需要做到兩個方面，一是提高硬件設施的科技含量，讓信息化的水利檔案相關設備及系統獲得更多的補充和提升，比如說復印機等相關設備。二是提高管理系統的版本級別，提升管理團隊的技術素質，使用網絡來打造更加開放的局域網，這樣可以讓水工程檔案管理在上傳以及下載的過程當中提升效率。

4 結束語

綜上所述，在進行信息化檔案管理的過程當中，目前仍然存在著很多的問題。比如說工作人員的適應能力不高，領導重視不夠，使得檔案管理無法與時俱進，使用先進的信息管理系統來進行采集和查閱，同時在進行水利工程的管理過程當中，很多設備和系統仍然沒有及時更新，這就會使得在使用的過程當中容易出現很多的阻礙，因此在進行水利工程檔案收集以及保管的過程當中，要不斷地提高工作人員的管理理念，讓工作人員能夠與時俱進，進行不斷的培訓，掌握先進的信息化管理方法，同時也要及時更新設備和系統，建立共享平臺，讓水利工程的檔案管理能夠獲得更多的發展。

參考文獻

[1]聶丹萍.試論水利工程檔案管理中存在的問題及完善措施[J].水利技術監督，2013，21（6）：27-28.

[2]崔愛君.水利工程檔案管理的問題和對策探討[J].黃河水利職業技術學院學報，2011，23（1）：21-23.

作者簡介

慕秀娟（1978-），本科，管理學學士學位，電子科技大學，人力資源管理專業，2017年1月20日發證，檔案館員，莒縣仕陽水庫管理處。