新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

陳慧召

摘 要：傳統檔案管理是以紙質檔案為依托，以檔案室為主要場地的實體化管理模式，雖然真實性更強，但是隨著時間的不斷發展與自然條件的不斷變化，風化、丟失等問題頻繁發生。隨著第三次科技革命的發展，互聯網時代到來，方便溝通的同時也為檔案管理工作帶來了新的發展。當前在我國國內，專業化電子檔案儲存、制作平臺如雨后春筍般投入市場運營中，但是電子檔案管理工作有優又有劣。本文從電子檔案這一研究主題出發，對電子檔案及其在管理中存在的問題進行解剖，找出解決問題的方法。

關鍵詞：電子檔案;管理;問題

1 電子檔案的特點分析

1.1 便捷性

傳統檔案以紙質版書籍、報紙為主要載體，受時間、空間、儲存量的影響較大，與之相比，電子檔案以云端數據、光盤、硬盤等方式儲存，對空間的需求較小;在儲存內容的轉移上，紙質檔案更容易在轉移、借閱、瀏覽時出現污損現象，不利于檔案的保存，而電子檔案完全不受這些限制，不必擔心其轉移及污損問題。

1.2 科學性

與傳統紙質檔案相比，電子檔案是完全數字化的，其載體也有以前的書本變成了系統光盤，文字也被數字化處理了，而且連檔案的生成過程都是一個數字化的過程，屬于完完全全的數字化管理;其次，電子檔案的信息實際上是完善獨立存在的一個個體，其能夠自由的進行變化傳輸，形態也比較多樣，并且可以轉移到所有的存儲盤里面去，而且其內部信息完全不會有變化產生。[1]

1.3 易操作性

電子檔案的操作與傳統檔案相比，更易操作。一般在紙質檔案的查閱時，需要對各類型目錄、相關指導手冊進行研究，如在傳統紙質檔案借閱時，首先需要翻越大科目目錄，然后再在小目錄中翻閱具體管理位置，最后在目錄指引下查找檔案，而電子檔案管理中的搜索功能，只需要簡單輸入相關信息或重點信息，就會根據信息提示篩選出需要查找的所有信息，操作簡單且速度快，節省了大量工作時間。

2 電子檔案管理中存在的問題

電子檔案與原始紙質檔案之間的關聯度與準確性。雖然我國當前很多地區的辦公實現了電子自動化辦公，但是受工作類型及制度要求，需要在信息傳播中使用甚至留存紙質版資料，電子檔案就需要在紙質檔案的基礎上進行電子化操作，掃描、刻錄是最直接的，對原有信息的復制性較高，而有些信息的保存如錄音轉化為文字類信息時，語調與語音在文本化過程中容易出現信息失真現象，導致電子檔案可能存在信息真實性精準性有待進一步核查的現象。

2.1 電子檔案管理平臺的多樣化對檔案安全性的威脅

從大的網絡平臺來說，在電腦終端系統使用上，當前大部分機關企事業單位還是以windows 系統為主，國產系統使用率占比較小，這在大數據的安全上就需要斟酌，在小的檔案管理平臺來看，市場經濟條件下，很多信息公司、企業也開始參與到檔案管理信息系統建設中來，各單位的電子檔案管理信息系統可以根據本單位業務工作重點進行科學選擇，而平臺背后的安全問題、信息保密問題就需要謹慎考慮。

2.2 檔案管理范圍不夠明確，長久性難以把握

與紙質檔案相比，電子檔案的管理主要是對文件及相關信息的收集整理，在時間的界定上難以把握。現在，我國的很多企事業單位在進行電子檔案管理的時候出現了一個比較大的問題就是沒有清晰的管理邊界，管理范圍也不夠明確，這種情況也就給電子檔案管理工作留下了巨大的漏洞以及安全隱患。和紙質檔案管理相比，電子檔案有一個和其完全不同的特點就是電子檔案的所有資源都是虛擬化的，不像紙一樣，可以觸摸，屬于有質有形的物體。另外，雖然現在很多的信息輸入軟件都有定期自動備份的功能，但是其備份功能依舊是有比較大的缺陷存在的，備份信息的范圍也比較模糊。因此，在進行電子檔案管理的時候經常出現因為備份工作之后造成的檔案內容不連續、斷檔的情況出現。而且，電子檔案的信息管理系統也是比較容易遭到木馬病毒的攻擊的，在遭到病毒攻擊之后，不單單會導致數據丟失，甚至相關的檔案信息還會被他人所竊取，這種情況也就造成電子檔案出現了持久性以及保密性不足的現象。

3 解決當前電子檔案管理存在的問題

3.1 用制度約束檔案的規范性

檔案管理是一項日常工作，需要科學的制度約束來保證檔案的真實性與科學性。通過制度管權、管事、管人，在電子檔案管理上，堅持以制度約束電子檔案工作的管理。首先是在人事制度方面，堅決以科學化、標準化為主要依據開展電子檔案管理工作，同時嚴格執行檔案的借閱、翻閱保密制度，切實保證秘密檔案不外泄、無失誤。

3.2 堅持上下連接，與上級檔案管理軟件保持一致

有些單位在其上級單位或者總公司檔案管理部門會選擇相對比較合適的電子檔案管理平臺，下級公司也可以與上級公司保持統一性，或者下級公司的系統相對更加安全、更加科學合理，上級單位也可以采用，堅持上下之間的系統連通，在保證操作一致的情況下還有利于對檔案管理工作的研究與探討，避免上下之間“兩層皮”的現象，不利于工作的開展與溝通。

3.3 定期備份，做好電子檔案保存工作

雖然電子檔案的污損情況很少發生，但是不排除因系統問題、設備問題導致的電子檔案丟失現象。定期對電子大檔案相關設備進行維修與保養，切實增強檔案保存的硬件設備條件，定期對電子檔案進行備份管理，避免因操作失誤導致的信息丟失等情況。

3.4 及時更新，保證電子檔案的完整性

電子檔案的管理與紙質檔案不同，紙質檔案只需要在檔案保存中留存紙質原件即可，而電子檔案需要通過信息電子化，比如掃描、轉化等一系列程序，因此，及時將信息電子化，歸入電子檔案中，就成為電子檔案管理及更新的主要內容。堅持每天歸檔，每周總結，切實保證及時將相關信息歸檔保存，避免因時間過長而遺忘的情況。

3.5 保證檔案管理工作人員的專業化與全面化發展

電子檔案的管理，不僅要求有專業化檔案管理知識，還需要掌握平臺操作技能、信息掃描轉化技能等。不定期對電子檔案管理工作者進行培訓，解決檔案管理工作者的技能發展問題，堅持上下聯動，通過各部門各單位之間電子檔案管理工作者的交流溝通，不斷發現電子檔案管理中的問題，解決問題并交流積累經驗，不斷提升行業內電子檔案管理的整體水平。

4 結語

電子檔案以其方便、快捷、易于保存等優點被廣泛使用，但是在使用的同時還要注意信息的保密工作、人員的發展狀況、信息的更新工作等一系列相關工作。只有做好電子檔案管理的其他配套工作，電子檔案管理水平才能有不斷的提升。

參考文獻

[1]于民.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].傳媒論壇.2018（13）：150-151.