關(guān)于公安電子檔案風(fēng)險管理的探究

吳雙 陸泓澄

摘 要：為提高公安電子檔案的安全性，本文主要對其風(fēng)險管理問題進行了研究。文章首先介紹了公安電子檔案風(fēng)險的類型，強調(diào)了積極預(yù)防風(fēng)險的重要性。其次，對風(fēng)險產(chǎn)生的原因進行了分析。最后，重點從風(fēng)險識別、評估、防控三方面出發(fā)，歸納了風(fēng)險管理的具體方法。

關(guān)鍵詞：公安系統(tǒng);電子檔案;風(fēng)險管理

信息化時代的到來，降低了公安檔案管理的難度。電子檔案的建立，有效節(jié)約了檔案存儲空間，且提升了檔案的利用率。但檔案使用期間，仍存在一定的風(fēng)險。明確各類風(fēng)險的表現(xiàn)及原因，并對其進行預(yù)防，是提高檔案管理安全性、改善公安系統(tǒng)工作質(zhì)量的主要途徑。

1 公安電子檔案風(fēng)險類型

1）環(huán)境風(fēng)險。環(huán)境風(fēng)險，為公安電子檔案管理過程中的常見風(fēng)險，具體表現(xiàn)在人文環(huán)境風(fēng)險、自然環(huán)境風(fēng)險兩方面。就前者而言，電子檔案存儲區(qū)域溫度高、灰塵多，或紫外線的刺激，均會導(dǎo)致電子檔案被破壞。就后者而言，如管理人員未對室內(nèi)的蟲害、鼠害、霉菌等進行控制，同樣容易對電子檔案的管理效果造成影響，嚴重甚至可導(dǎo)致檔案磁化變質(zhì)，致使數(shù)據(jù)丟失，對公安系統(tǒng)的工作造成不良影響。

2）技術(shù)風(fēng)險。公安電子檔案管理中的技術(shù)風(fēng)險，主要體現(xiàn)在技術(shù)水平低方面。計算機病毒感染、系統(tǒng)漏洞，為技術(shù)風(fēng)險的主要體現(xiàn)。近年來，我國公安系統(tǒng)電子檔案數(shù)據(jù)量顯著加大。部分別有用心者，可能利用系統(tǒng)漏洞，使用病毒竊取檔案信息。上述問題需立即處理，確保公安系統(tǒng)工作安全。導(dǎo)致系統(tǒng)產(chǎn)生漏洞的原因，與未及時對其進行修復(fù)、優(yōu)化或升級有關(guān)，積極彌補系統(tǒng)漏洞，是解決問題的關(guān)鍵。

3）人為風(fēng)險。所謂人為風(fēng)險，指由人工管理疏忽所導(dǎo)致的風(fēng)險，易對公安系統(tǒng)造成巨大的損失。電子檔案為信息化技術(shù)的衍生物，是對公安系統(tǒng)相應(yīng)信息及數(shù)據(jù)進行管理的主要平臺。因公安系統(tǒng)具有特殊性，檔案管理人員必須具備專業(yè)的知識，方可良好的維護檔案安全。檔案錄入、整理、檢索及修改等環(huán)節(jié)，均需人工完成。如管理人員技能低，極容易導(dǎo)致檔案錯誤及丟失等風(fēng)險發(fā)生。

2 公安電子檔案風(fēng)險產(chǎn)生的原因

1）風(fēng)險識別能力不足。風(fēng)險識別能力不足，是導(dǎo)致公安電子檔案風(fēng)險產(chǎn)生的主要原因。在過去，檔案管理人員往往依賴自身的經(jīng)驗，對風(fēng)險進行識別。如管理經(jīng)驗不足，極容易導(dǎo)致各類可能發(fā)生的風(fēng)險被忽略，從而導(dǎo)致檔案管理安全性下降。另外，隨著信息化技術(shù)發(fā)展速度的加快，病毒的類型同樣不斷更新，新型風(fēng)險層出不窮。僅僅依賴經(jīng)驗進行檔案管理，往往無法識別新型的風(fēng)險，最終對檔案安全造成不良影響。

2）風(fēng)險評估方法落后。對風(fēng)險進行評估，是明確風(fēng)險類型以及嚴重程度的主要途徑，可為檔案管理人員提供指導(dǎo)，明確不同風(fēng)險的排除步驟，明確風(fēng)險等級，提高風(fēng)險管理水平。就目前的情況看，公安機關(guān)所采取的風(fēng)險評估方法，仍較為落后，管理人員需結(jié)合自身的理論知識以及經(jīng)驗，對其進行評估。上述評估方法，缺乏科學(xué)性，容易導(dǎo)致嚴重的風(fēng)險難以被優(yōu)先解決，這對檔案管理水平的提升將產(chǎn)生較大的阻礙。

3）風(fēng)險防控能力較低。對風(fēng)險進行預(yù)防與控制，是保證公安檔案安全的關(guān)鍵。預(yù)防能力不足、控制水平低，屬于管理過程中存在的主要問題，且為導(dǎo)致風(fēng)險發(fā)生的關(guān)鍵原因。防控能力不足，與防控方案及制度不明確有關(guān)。當風(fēng)險發(fā)生時，管理人員難以按照規(guī)范的流程對風(fēng)險進行一一排除。長此以往，檔案的錯誤率、丟失率，均會明顯上升。可見，提高公安電子檔案風(fēng)險防控能力較為重要。

3 公安電子檔案風(fēng)險管理的策略

1）檔案風(fēng)險識別。公安電子檔案管理人員可利用“歷史數(shù)據(jù)分析法”、“頭腦風(fēng)暴法”、“訪談法”與“流程圖法”，對檔案進行管理，保證檔案及數(shù)據(jù)安全[1]。以“歷史數(shù)據(jù)分析法”為例：檔案管理期間，管理人員應(yīng)將每次風(fēng)險均詳細記錄于系統(tǒng)之中。需記錄的內(nèi)容，包括風(fēng)險類型、表現(xiàn)、產(chǎn)生原因、解決過程、解決結(jié)果等。每年年末，管理人員均應(yīng)對本年度的風(fēng)險發(fā)生數(shù)據(jù)進行整理，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，生成相應(yīng)圖像，通過對圖像的觀察，判斷每一類型風(fēng)險的不同表現(xiàn)，提高風(fēng)險識別能力。

2）檔案風(fēng)險評估。（1）定量風(fēng)險評估。檔案管理人員可根據(jù)風(fēng)險的嚴重程度，對其進行賦值，實現(xiàn)對風(fēng)險的定量評估。例如：檔案管理人員可提取信息化系統(tǒng)中所存儲的大數(shù)據(jù)，將電子檔案管理風(fēng)險分為“自然風(fēng)險”、“技術(shù)風(fēng)險”、“人為風(fēng)險”三種類型[2]。三者之中，技術(shù)風(fēng)險等級為第一級。該類型的風(fēng)險一旦發(fā)生，易對檔案管理造成毀滅性的影響，故應(yīng)重點給予預(yù)防。自然風(fēng)險為第二級風(fēng)險，應(yīng)通過及時清灰、調(diào)整室內(nèi)溫度與濕度等方式給予預(yù)防。人為風(fēng)險為第三級風(fēng)險，組織管理人員參與培訓(xùn)，便可規(guī)避該風(fēng)險，確保公安電子檔案管理安全。（2）定性風(fēng)險評估。將定性風(fēng)險評估方法應(yīng)用到公安檔案管理中，同樣可取得一定的效果。所謂定性分析，指評估者借助自身的理論知識、工作經(jīng)驗等，對檔案風(fēng)險進行評估的一種評估模式。當前，公安機關(guān)所采取的評估模式，均以定性分析為主。為提高定性分析的有效性，減少評估偏差，公安機關(guān)應(yīng)借助自動化系統(tǒng)，幫助管理人員總結(jié)風(fēng)險管理經(jīng)驗。此外，還可在定性分析后，結(jié)合定量分析結(jié)果，最終確定風(fēng)險評估結(jié)果，使評估的準確性得以提升。

3）檔案風(fēng)險防控。（1）規(guī)避風(fēng)險。積極規(guī)避風(fēng)險，有助于降低電子檔案風(fēng)險的發(fā)生率。以技術(shù)風(fēng)險為例：公安機關(guān)可引進相應(yīng)技術(shù)，對病毒入侵的風(fēng)險進行預(yù)防。引進技術(shù)后，管理人員需定期對技術(shù)進行更新，保證其應(yīng)用有效。此外，管理人員同樣需于計算機內(nèi)建立病毒入侵防御機制。當存在病毒入侵的風(fēng)險時，系統(tǒng)可自動預(yù)警，提醒管理人員謹慎操作。再如：為減少自然風(fēng)險，管理人員需定期對計算機等硬件進行清灰，檔案室內(nèi)應(yīng)保證溫度與濕度適宜，避免磁盤受損。（2）轉(zhuǎn)移風(fēng)險。對風(fēng)險進行轉(zhuǎn)移，同樣有助于減小損失，提高公安電子檔案管理質(zhì)量。例如：有關(guān)人員可購買保險，保證電子檔案安全。此外，還可通過數(shù)字化加工外包服務(wù)，要求專業(yè)人員專門負責(zé)檔案安全，降低電子檔案風(fēng)險的發(fā)生率。因公安機關(guān)電子檔案具有特殊性，故如需與他人建立數(shù)字化加工外包服務(wù)，則必須與其簽訂合同。一旦數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)追究其責(zé)任。采用上述方法管理，可將風(fēng)險轉(zhuǎn)移至外部，不僅能夠保證電子檔案安全，且能夠在風(fēng)險發(fā)生時，最大程度減少公安機關(guān)的損失。（3）排除風(fēng)險。針對已發(fā)生的風(fēng)險，積極對其進行排除，是減少損失的主要途徑。以自然風(fēng)險為例：當電子檔案因自然環(huán)境質(zhì)量差而出現(xiàn)風(fēng)險時，管理人員需要在明確風(fēng)險發(fā)生原因的基礎(chǔ)上，及時對環(huán)境進行調(diào)整，使風(fēng)險終止。以技術(shù)風(fēng)險為例：當系統(tǒng)被病毒入侵后，管理人員應(yīng)立即對其進行攔截，并利用備份技術(shù)，對電子檔案進行備份，避免數(shù)據(jù)完全丟失。采用上述方法對電子檔案進行管理，可將損失降低到最小。這對公安機關(guān)檔案保密性、安全性的提升，均具有重要價值。

4 結(jié)論

綜上所述，本文對公安電子檔案風(fēng)險管理問題的研究，為檔案管理人員提供了指導(dǎo)，有助于降低檔案丟失、錯誤率，確保檔案安全，提升其使用效率。未來，建議各地區(qū)公安系統(tǒng)加強對檔案風(fēng)險的識別，并通過定量與定性兩種方式，對其風(fēng)險進行評估。一旦發(fā)現(xiàn)風(fēng)險，應(yīng)立即轉(zhuǎn)移或排除，提高檔案管理質(zhì)量。

參考文獻

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[2]孫青.探究電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險控制的措施[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊，2018，4（31）：195-196.