發(fā)掘檔案利用工作與實際效益

倪闊

摘 要：檔案的收集和管理是現(xiàn)代檔案工作的根本目的，主要要求除了安全保存和不使其散失外，還是為了利用與開發(fā)。而在現(xiàn)在檔案信息開發(fā)利用中，存在著傳統(tǒng)式的服務形式和不重視這兩大問題外，在這里和大家一起探討嚴重影響著檔案信息的資源開發(fā)與利用和檔案事業(yè)共同問題。

關鍵詞：檔案;傳統(tǒng)開發(fā);現(xiàn)代利用

檔案利用工作包括了解和熟悉館室藏檔案信息的內(nèi)容和成分，各種檔案檢索工具的使用方法;分析和預測社會對檔案信息的需求特點，把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律;向檔案用戶介紹和報道館室藏中相關的檔案信息線索，積極開展檔案咨詢服務;向檔案用戶提供他們所需的相關內(nèi)容。

1 在目前的實際工作中，在檔案信息的資源開發(fā)和相關信息反饋工作中仍存在以下問題

檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計的局限性。不求實際效益，檔案管理部門，在年終要求基層檔案工作人員編制年報，了解當年的檔案利用情況時，最總統(tǒng)計的自是幾個具體數(shù)據(jù)，如利用人，利用檔案及復印數(shù)據(jù)資料等，而不通過檔案信息資源的開發(fā)與利用工作，獲得的社會效益和經(jīng)濟效益就自然十分有限。收集檔案主要是利用數(shù)據(jù)，雖然能反映檔案的利用情況，但這種反應是表面現(xiàn)象，說明不了檔案真正為經(jīng)濟社會和經(jīng)濟建設帶來的價值和效益。反過來說，統(tǒng)計數(shù)據(jù)只能揭示事物具體現(xiàn)象，而不能揭示檔案如何利用的實質，即實際效益。這是檔案部門普遍面臨的一個問題。

2 在檔案館使用的同時，要求其填寫利用目的，而不是深層次了解，失去檔案利用和信息及時反饋的機會

我認為問題主要體現(xiàn)在以下兩個方面：

第一，將檔案的具體開發(fā)與利用工作，可分兩個階段。首先來看，又可稱初級階段，即檔案的使用者在查（借）閱檔案或檔案館主動為利用者提供檔案使用過程中，這時的具體情況只反映檔案利用情況;其次，又可稱為高級階段，即檔案使用者通過利用在學習、工作、生產(chǎn)等社會實踐中的使用，會不同程度的產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟效益，也就是體現(xiàn)了檔案的作用和價值，并通過信息反饋而最終獲得。而這種信息的取得，事先要求使用者必須有所了解和掌握，即在利用時有目的地做些深層次了解，并將其記錄詳細并備案，以備日后后續(xù)調查。

第二，信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發(fā)展，人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

3 在工作中，檔案的使用應在了解和掌握檔案利用實際效益上下功夫

3.1 在利用方面

編研工作滯后性，使得檔案分類工作遠遠跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要。因為，利用單位不了解館藏情況，即你館藏中究竟有些什么資料可供社會利用。因此，檔案管理人員必須了解信息社會動向和需求，結合館藏實際，有目的、有計劃地編研一些參考性、指導性的資料，提供社會利用。然而，各地各級檔案館編研工作滯后，跟不上社會發(fā)展和經(jīng)濟建設的需求，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。

3.2 在使用方面

檔案館都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反映出來，即某某年查閱有多少人次、多少卷（冊）檔案，但該年數(shù)百人次、數(shù)百卷（冊）檔案，有什么社會效益和經(jīng)濟效益呢？卻一無所知或知之不多。要想取得成果，除了要求利用者主動反饋信息外，檔案館亦可進行跟蹤調查。調查收集檔案利用實際效益，主要有以下作用：

3.3 在挖掘方面

有利于了解和掌握檔案利用信息，進一步擴寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用。通過實際效益的調查和收集，可以進一步了解社會和市場對檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進我們的服務形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟檔案，利用檔案，為社會主義現(xiàn)代文化建設服務。

4 除上述所說的之外，我認為在使用過程中應在開發(fā)利用檔案信息資源多做文章，獲得檔案實際效益的基本做法

1）認真做好查（借）閱登記工作。查（借）閱登記是各館在檔案查（借）閱時必須做的一項工作。在登記時，一要認真負責，按項目一一填寫清楚，必須填寫的項目不要漏填。

2）把查（借）閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫的太簡單，如“工作參考”等，而應填明作那一項工作參考，填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實際效益的線索和確定有否必要進行跟蹤調查等。

3）分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶查（借）閱檔案后發(fā)一張檔案利用信息反饋表，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經(jīng)濟效益。特別是效益要怎么寫得具體一點，應有時間、地點、人物和具體事例。

4）及時編發(fā)檔案利用社會效益、經(jīng)濟效益實例。反饋的信息仍要通過編輯再重返社會，這樣既可進一步宣傳檔案的作用和價值，又可使社會各界進一步了解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。

5 提供咨詢服務和網(wǎng)上查詢

提供咨詢服務。這種服務形式是檔案館室工作人員以檔案為依據(jù)，以自己所掌握的業(yè)務知識和專業(yè)技術知識為基礎，對查詢者提出的問題進行解答，或指導利用者獲得有關某一方面檔案的線索，利用工作做活后，檔案館室會接到各種情況的咨詢業(yè)務，有一般咨詢，也有專門性咨詢;有事實性咨詢，也有知識性咨詢;有專題研究性咨詢，也有信息性咨詢。

檔案信息上網(wǎng)。是檔案館室將有關工作信息等和可公開利用的檔案內(nèi)容上局域網(wǎng)、城域網(wǎng)或廣域網(wǎng)（因特網(wǎng)），用戶只要按照有關要求或程序，點擊鼠標就可以查閱所需檔案、檔案工作等方面的信息。

綜上所述，檔案利用是必要的，但更重要的是要了解、收集檔案的實際效益，以便進一步加強檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為社會各界和經(jīng)濟建設服務。