分析新時期民政檔案管理工作中的常見問題及對策

楊艷琴

摘 要：隨著國家經濟的不斷增長，民政檔案管理活動的關鍵性越來越明顯。這點盡管獲得民政部門的一致認同，但民政檔案保管過程仍然產生了很多問題。文章就從這些問題著手，提出許多改善對策，希望促進國內民政檔案保管活動的順利開展。

關鍵詞：新時代;民政檔案;管理策略;問題分析

民政部門是各級政府的重要職能部門之一，對確保與改善民生、推動社會建設、促使社會融洽、保證社會安定、穩固黨的執行基礎有著非常重要的作用。伴隨深入改革及社會的發展，民政于和諧社會創建中地位作用日益凸顯。

1 新形勢下民政檔案保管中存在的問題

1.1 民政檔案中數字化管理未突出時代及地區特點

目前，在民政檔案保管體制中，主要出現了許多結構方面的不科學現象。具體表現為：1）在檔案資料的來源方面，主要涉及本行政區域的一級機構的資料，但是針對二、三級機構的資料信息存儲量就相對很少。該種檔案資料架構上，必定難以體現我國社會架構轉型和經濟體系市場化之后，許多經濟模式多樣化的現狀，所以許多經濟成分和員工的檔案均是二、三級機構保管。但是，當前國內民政部門對該方面的檔案保管卻比較薄弱，所以民政檔案保管難以突出這個時代特點。2）民政檔案所記載的內容，重點包含國家有關機關與團體層面的工作檔案，與群眾關系緊密的檔案信息非常少，體現宏觀民政管控的檔案內容很多，而包含到地區民政特色檔案的內容相對很少。3）在民政信息管理門類方面，一般文字信息很多，而依靠計算機系統的多媒體檔案內容卻很少，該種文字方面的資料管理不僅下降了檔案管理質量，還從本質上限制了檔案管理的應用功能發揮。

1.2 民政檔案數據資源共享不好

民政檔案數據資源共享不好具體表現在以下幾點：1）民政檔案保管采取垂直領導的單位會根據有關規定不再向本地綜合檔案館上交相關檔案。2）具備保密性的專業化民政檔案信息也不再給綜合民政資料管理中心移交，及其包含到公安和檢察院等單位的一些檔案，因為牽扯到當事人的隱私信息，不可以泄密，因此根據規定就不可以向專門的綜合民政資料管理中心移交。3）目前整體的民政資料管理機構針對專業信息接收與采集的服務力度也明顯不足。

1.3 民政檔案數字化建設比較困難

其一，從思想意識上沒有引起重視，針對檔案管理數字化的發展趨勢不夠清楚，如此領導在推動民政機關檔案管理數字化建設時就非常松懈，則相關的執行部門就會產生推脫行為，如此就難以貫徹落實民政檔案數字化管理工作。其二，投資不夠，因為檔案管理數字化不只是要包含軟件的研發成本，還要包含硬件成本與維護和實施成本，因此總體上的成本還非常大，并且這筆成本的投資短期內無法取得顯著匯報，如此就很難提高領導投入這筆經費的信心，因此許多投資均不夠徹底。其三，檔案數字化管理的專業化人才稀少。國內民政檔案管理中心的許多人均是傳統管理方式下的專業化人才，但針對數字化的管理并不清楚，而檔案管理數字化與人工管理模式有明顯區別，這些均會造成檔案管理數字化發展缺少專業化人才。

此外，基建比較落后，開發應用不徹底。針對檔案管理而言，隨著時代的發展及工作內容的改變，還要有先進的技術與設備支持。近幾年，國家在民政檔案保管方面硬件環境得到了明顯改善，但針對部分比較科學的檔案管理科技及設備還不能與時代發展相符，如檔案庫房創建、微機配置等還無法滿足當下民政檔案保管的需求。

2 新時代加強民政檔案保管的有效策略

2.1 完善民政檔案信息架構

檔案管理中心應充分根據新時期社會及經濟發展特征，按照國內民政檔案資料的變化，尤其是流動人口、教育資料和人口素養等方面的信息資料，通過對于該方面的信息采集與分析，才可以為領導經濟建設決策，知識教育轉型提供關鍵的信息基礎。進一步開發群眾在文化與教育等層面的檔案數據資源，進而促使國家在教育與文化建設中的決策質量提高[1]。而且，還要完全轉變計劃經濟背景下產生的檔案管理方式，應將檔案管理由被動變成主動，不只是重視本領域的檔案信息采集，還要擴展新的信息領導，而且要嚴格監管新開發的檔案領域。此外，國家民政檔案創建的中心更應當將檔案管理活動置于圍繞中心業務的宏觀調控方面，例如經濟調節與市場監督，及其公共事務的控制等。檔案民政管理中心更應當做好檔案館館藏信息的多樣化收集，針對檔案資料的信息結構進行完善。無論是一般民眾或者個體經營戶、中小公司的檔案信息，都要融入民政檔案數據平臺中，而非簡單的政府有關部門的檔案信息，唯有這樣方可進一步提高檔案管理質量。

2.2 科學整合民政檔案信息

對民政檔案信息的整合，不只是對多樣化民政檔案信息的采集與征集，其是要實現集中管理的前提下進行分級保管，進而得到對民政檔案信息的高效分配與整合，以迎合現代化經濟建設特點[2]。對民政檔案信息的整合，要求克服原來信息來源的局限，其需要綜合多種資源，進而實現部門范疇內多種資源檔案信息的高度系統化與整體化。結合這些檔案信息加強電子化管理，借助電子數字化的檔案管理功能促進檔案共享，如此檔案信息資源整合的成效方可體現出來。民政檔案信息的整合共享是目前民政檔案保管的關鍵發展方向，而促進信息共享既需要數字化建設為支撐，還需要對包含到的民政管理機構進行高效交流，處理當下民政每個分支部門檔案資料的數據孤島現象，通過建立統一的數字管理系統，實現各種權限下的信息共享，如此就可以有效提高民政檔案信息資料的使用率，而且還可以處理民政檔案數據低效保管現狀。

2.3 健全信息資料的數字化系統建立

首先，加大對民政檔案數字化的投入力度。如此就需要各大領導從思想方面充分意識到檔案信息資料的關鍵性，針對領導決策及發展均可以達到重要作用，唯有基于這種思想認識，經過領導的大力推動，加大民政檔案數字化系統的創建力度，方可有效推動民政檔案數字化建設，由于從當前民政檔案保管的現狀來說，唯有領導引起高度重視，方可有效開展檔案管理資料的數字化建立。其次，培育大量專業化管理人才[3]。其是保證民政檔案管理數字化系統建立的重點，由于以往的人工方式下的檔案管理活動與依靠數字化系統建立的檔案管理活動時不同形式，對檔案管理者提出了較高要求，例如檔案管理者應對計算機的操作與檔案管理數字化系統的應用十分嫻熟，且可以根據相關信息展開良好的信息分析與信息開發，進而為領導宏觀決策帶來必要的信息支撐。最后，不斷提高檔案信息的安全性，基于對不同應用部門設立一定的權限來確保信息不會被泄露，此外，采取軟件手段，強化對信息的備份與信息錄入的安全檢驗，進而提高檔案信息的安全程度。

3 結束語

總之，新時代民政檔案信息針對促進社會融洽、經濟建設具有非常重要的意義，為此，民政檔案保管就應當促使信息來源的多樣化和科學的整合，并且建立完整的檔案管理數字平臺來提高民政檔案信息的管理質量，為國家宏觀調控、經濟建設、社會融洽起到最大化作用。

參考文獻

[1]李巍.新時期民政檔案管理工作面對的問題和對策[J].城建檔案，2014（12）：81-82.

[2]王海燕.新時期強化事業單位檔案管理的具體舉措[J].絲路視野，2017（18）：166-166.

[3]劉偉.民政局檔案規范化管理工作探析[J].中小企業管理與科技，2010（34）：38-38.