提升事業單位檔案管理信息化建設的對策

邸攀峰

【摘要】要想推動事業單位檔案管理信息化建設，應提高檔案信息化建設重視度，建立健全檔案信息化管理機制，加強檔案管理隊伍素質建設，同時堅持安全利用的原則，維護檔案權威。鑒于此，本文在分析事業單位檔案管理信息化建設存在問題的基礎上，提出具體的建設策略，以期提高事業單位檔案管理的效率及質量。

【關鍵詞】新形勢;事業單位;檔案管理;信息化建設;策略

近年來，隨著社會的發展，我國經濟水平逐步提升，市場競爭日益激烈，事業單位要想提升市場競爭力，就必須全面加強各項管理工作的完善，合理引進先進的管理理念、技術及設備。在信息化時代背景下，計算機技術、網絡技術、數據庫技術等逐步滲入到事業單位管理工作中，在這種情況下，事業單位應該緊跟時代潮流，引進現代化信息技術，完善技術設施配置。在事業單位檔案管理方面，構建信息化管理平臺，充分認識現代化信息技術在檔案管理中的價值，加大資金投入，引進現代化信息技術，完善相關軟件、硬件設施配置，大力培養信息化檔案管理人才，實現事業單位在檔案管理工作中的優化轉型升級。鑒于此，本文圍繞“提升事業單位檔案管理信息化建設的對策”進行分析研究，具備一定的價值意義。

一、事業單位檔案管理信息化建設問題分析

從現狀來看，事業單位檔案管理信息化建設工作的開展迫在眉睫，結合信息化建設工作前期情況，發現主要存在以下方面的問題，具體包括：

（一）檔案信息化建設重視度不足。在以往，檔案信息的載體多為紙質文件以及一些音像資料，管理手段落后。隨著時間的推移，大量的文書、檔案原件堆積，傳統的檔案管理手段已經無法奏效，需要大量硬件、軟件設備的支持，比如說性能穩定、安全系數高、信息存儲量大的存儲設備，以構建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統。但是由于經費有限，管理理念陳舊，部分事業單位并沒有正確認識到檔案信息化建設的重要性，未意識到檔案管理對于先進信息技術手段的需求，管理技術手段落后，檔案信息化建設受到制約。

（二）缺乏保密性與安全性。在網絡環境下，檔案信息化建設面臨著保密性與安全性不足的缺點，具體如下：1.檔案保密法律制度不健全。《中華人民共和國保守國家秘密法》無法滿足社會信息安全保障的需求，導致檔案信息化管理保密工作的開展沒有健全的法律依據。2.檔案管理人員保密意識不強。管理人員對于信息化檔案管理模式不熟悉，因此經常會做一些具有泄密風險的事情，比如說利用公共計算機進行電子檔案信息的錄入、傳輸或查詢等。3.保密技術落后。我國網絡安全防護技術較為落后，保密防范措施無法跟上網絡開發的腳步，網絡信息安全性無法得到有力的保障。

（三）管理人員信息化素質有待提高。信息時代發展前期，事業單位在檔案管理工作上，通常采用人工管理的模式，由于信息化程度較低，大部分管理人員是在崗數十年的老員工，接受新知識的能力較差，不具備現代化的信息素質，有些甚至無法熟練使用計算機進行辦公。除了信息素質低之外，負責檔案管理工作的多為辦公室文員等，在檔案工作前沒有接受過系統的培訓，對于檔案工作的業務知識、工作流程不熟悉;部分人員對于《檔案法》及相關方面檔案管理規定不熟悉，保密意識不強，綜合業務素質有待提高。

二、新形勢下事業單位檔案管理信息化建設策略

如前所述，事業單位檔案管理信息化建設存在一些較為明顯的問題，為了提升單位檔案管理信息化建設的效率及質量，有必要注重有效策略在其中的應用。總結起來，具體策略如下：

（一）提高檔案信息化建設重視度。利用現代化信息技術，實現檔案管理內容的數字化，并建立數據庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率，根據信息利用者的需求，輸入關鍵詞，即可快速查詢所需資源，工作效率大大提高。因此，事業單位必須意識到檔案管理信息化建設的意義，充分重視檔案信息化建設工作，加大資金投入，借鑒其他單位的經驗，選擇合適的信息化模式，引進相關技術及設備。而且，在構建檔案信息化管理平臺后，管理部門應該秉承著政務信息公開的原則，適度公開檔案信息，簡化檔案借用、查閱的手續，擴大檔案的利用范疇，讓檔案管理能夠得到監督，以提高檔案信息的真實性和準確性，提升檔案利用率。

（二）建立健全檔案信息化管理機制。傳統的檔案管理是以紙張為載體的，在長期儲存的過程中，難免出現紙張受潮或遭蟲蛀，或者文字因光照氧化出現字跡模糊的情況。因此，檔案管理部門應該改變檔案管理方式，引進現代化科學技術，加大資金投入力度，構建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統，并將計算機硬盤、磁盤及光盤等電子檔案存儲媒介儲存在合理的地方，按照時間、種類及機密程度，分類存放，將儲存室溫度控制在17℃至20℃，濕度控制在35%至45%，并做好防火防水工作，確保檔案信息的完整性。同時，使用數字處理技術，將紙質檔案轉化為電子資源，儲存起來，建立數據庫，實現檔案信息的異地共享，提高檔案利用率。

（三）堅持安全利用，維護檔案權威。電子檔案雖然有諸多益處，但是由于網絡環境的不穩定性，信息泄漏風險較大，為了保持人事檔案信息保密及適度公開的平衡，應該從以下兩個方面保障檔案安全：1.制定嚴格的檔案安全管理制度。事業單位應根據檔案利用的需求，制定科學合理的開放利用程序，構建差異化的等級權限制度以及責任追究制，對于涉及個人隱私及組織機密的部分，只提供給需知情的合法利用者。2.以科技手段及技術設備來保障檔案安全。確保原始檔案的唯一性，而且必須要有當事人的親筆手稿、簽名或者是公章等具有法律效用的憑證，在檔案管理過程中，做好電子檔案備份工作，并且合理利用計算機防火墻，以免計算機故障，或者是遭到電腦黑客、病毒入侵導致電子檔案丟失，或者泄密。

（四）加強檔案管理隊伍素質建設。事業單位檔案管理工作人員應切實掌握各類現代化檔案管理技術，比如計算機技術、數字化技術，并且應用相關軟件、硬件設施，對檔案信息進行統計分析，以提高資源利用率。部門在配置信息化系統及數字化設施后，應該組織檔案管理人員進行集訓，讓其掌握檔案管理的信息技術，在工作時，嚴格按照工作要求，將檔案信息錄入電子信息平臺上。而且，在信息化檔案管理體系中，檔案管理工作人員必須樹立現代化、網絡化的安全防范意識，提升自己的責任心，保持高度警惕，盡量消除工作中可能引起電子檔案信息泄露的失誤，嚴格按照檔案安全管理方案開展日常工作，貫徹落實檔案管理的高度保密性原則，維護檔案的隱私。

三、結語

綜上所述，隨著社會的發展，檔案管理的工作方式甚至理念都發生了一定的變化。2014年，國務院發布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確提出了檔案管理工作的改革方針，為事業單位檔案管理工作的變革提供了指導。在大數據時代背景下，傳統的檔案管理工作模式及技術手段已經無法滿足現階段社會對于檔案利用的需求，應用現代化的科學技術手段，比如說計算機技術、數據庫技術，構建一個完善的網絡化、數字化檔案管理體系，實現檔案信息化建設的目標，提高檔案管理工作效率及質量，提高檔案利用的時效性、效率及價值，是檔案管理工作發展的必然途徑。因此，事業單位需注重檔案管理信息化建設工作，進一步帶動事業單位整體管理水平的提升。

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