高職院校機要文件保密工作的特點和提升路徑

張秋君

【摘要】做好新形勢下高職院校保密工作，對于學院做好黨建、行政和教育教學工作具有至關重要的意義。近年來，高職院校保密工作面臨著一系列的新情況和新問題，本文在研究機要文件管理工作四個特點的基礎上，從建立和落實責任制和責任追究制、提高廣大教職工和學生們的保密意識、加強機要人員培訓、完善機要文件管理機制、規范辦文流程、加強涉密載體的管理六個方面探究加強和改進做好高職院校保密工作的路徑。

【關鍵詞】高職院校;機要文件;保密

一、研究背景

黨的十九大將“堅持國家總體安全觀”作為新時代堅持和發展中國特色社會主義的基本方略之一，對維護國家安全作出一系列重要部署。保密工作與維護國家安全息息相關。高職院校是國家行政事業單位的重要組成部分，肩負著人才的培養、高新技術的研發和創新、文化的傳承和保護等工作。高職院校每天都會接收到來自中央、自治區黨委和政府、自治區教育廳和其他機構的不同級別的機要密件，因此高校是接收和存儲機要文件的重要機構。隨著改革開放的不斷深入，特別是信息化建設的加快，國內各高校的跨區域交流、校企合作更加廣泛，同時也增加了更多的失密、泄密的可能性。以此同時，當前國際形勢紛繁復雜，一些西方敵對勢力千方百計打探高校教育和管理中所謂的“負面信息”，借機炒作、攻擊、抹黑中國，使高校的保密工作面臨非常嚴峻的挑戰。因此，在新的歷史條件下，如何切實做好高校的機要工作，提高學校安全意識和維護校園的安全與和諧穩定，這是值得深入研究的問題。

二、機要文件管理工作的特點

（一）重要性。機要文件有限定的保密時間和限定的知悉范圍，具有很強的嚴肅性和政治性，在未獲得批準時，任何人不能私自將知悉范圍隨意擴大。機要文件是高職院校貫徹和落實國家方針政策和精神的重要支撐依據，是部署學院各項工作，制定各項規章制度的指南針，是傳遞上級文件精神的橋梁，文件內容能否及時和準確傳閱關系到各項規章制度的實施。

（二）保密性。保守秘密是機要秘書工作的重要原則，需要時刻銘記并保持高度的保密意識。對于不應該在保密場所以外的地方，對于機要文件知悉范圍之外的人，需要做的嚴守機要秘密，不隨意傳播其內容。

（三）規范性。機要文件管理工作有其規范的一套流程，包括機要文件的接收、簽領、登記、審批、傳閱等，對流程都有嚴格的要求，應嚴格按照規定執行，維護機要文件的權威性，保障機要文件管理工作的科學化和規范化。

（四）時效性。有很大一部分機要文件存在辦理期限要求，應盡快辦理。因為機要文件中的內容不僅涉及高職院校需要落實的工作，同時對高職院校做好黨建、行政和教育教學工作有指導性的作用，所以必須高效率傳遞上級單位的精神，及時向學院領導匯報工作情況。

三、提升高職院校機要文件保密工作的路徑

高職院校承載著文化發展傳播的重要作用，涉密的文件資料眾多，高職院校做好保密工作，可以從以下幾方面進行：

（一）加強領導，建立和落實責任制和責任追究制。要強化領導，落實責任主體，簽訂保密承諾書和責任書，層層分解任務和責任，進一步完善保密工作領導小組職責，研究部署保密工作，形成“主要領導總負責，分管領導親自抓，各部門共同參與”的局面，保密工作與學院年度重點工作任務同計劃、同部署、同檢查、同考核。

（二）廣泛宣傳，提高廣大教職工和學生們的保密意識。高職院校要結合實際工作情況，善于利用宣傳媒介，利用學院官網、微信公眾號、櫥窗、LED屏幕等多渠道加強《中華人民共和國保密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》《國家安全法》等保密法規的宣傳力度，進一步貫徹總體國家安全觀，全面落實黨的十九大對國家安全宣傳教育工作的重要部署和要求，普及保密知識，樹立國家安全意識，自覺關心、維護國家安全。

（三）加強機要人員培訓，提高業務能力。一是要求機要領導干部、機要員、以及各部門負責機要工作的聯絡員加強對政策法規的學習，不斷提高政治理論素養，保持政治敏銳性。二是具體負責機要工作的人員要不斷加強業務學習，熟練掌握機要文件管理工作中的各項環節，以精益求精的工作態度和扎實的工作作風做好機要文件管理工作。三是要增強機要人員的責任心和保密意識，在機要文件管理各個環節中發揮積極作用。

（四）建章立制，完善機要文件管理機制。針對學院工作實際，制定《機要文件收文登記制度》《機要文件傳閱制度》等系列制度，設置機要文件接收登記本、借閱登記本、傳閱處理箋等。通過建章立制，規范機要文件傳閱、存放、借閱等環節。

（五）注重細節，規范機要文件辦文流程。1.做好機要文件的簽收。機要人員到交換站時，要檢查文件是否密封，有無啟封、拆取文件的痕跡。核對無誤后才可簽字。2.做好機要文件的登記。要注意核對機要文件所登記的來文單位、日期、標題、文號、密級、緊急程度、文件分數是否一致。3.做好呈批。仔細填寫機要文件處理箋，按照要求先呈辦公室主任閱示，接著呈分管院領導審批。4.做好傳閱。按照學院規定，學院分管領導實行送閱，主辦和會辦部門閱件人員需要到機要室進行文件閱讀。5.做好借閱。嚴格按照文件借閱制度執行借閱流程，由申請借閱部門提供具有部門領導簽字的紙質材料，并填寫借閱登記本，做到誰簽字借閱，誰負責歸還。6.做好清理、存檔及銷毀。定期對機要文件進行清點、檢查和整理，確保機要文件的安全性。

（六）加強涉密載體的管理，提高機要場所安全性。1.加強紙質機要文件的管理。認真落實內部文件、密級文件、資料管理的有關規定，嚴格執行簽收、等級、呈批、傳閱、回收、清理、存檔、清退和銷毀的手續。2.加強對辦公自動化設備的管理。嚴格管理好機要室的計算機、復印機、打印機等辦公室自動化設備，對必要的機要文件進行復印時嚴格監視，防止廢件的隨意擺放和丟棄。3.加強計算機和互聯網管理。嚴禁涉密計算機、打印機與互聯網相連，堅持“上網不涉密，涉密不上網”的原則。 4.加強對機要室防盜裝置的配置，確保“三鐵一器”設備的齊全。

四、結論

在新形勢下，高職院校要結合實際工作，在堅持機要文件管理工作原則的基礎上，保持工作的靈活性，做好協調和溝通工作，多主動多匯報，不斷完善機要文件管理工作的流程，創新工作思路，提高辦文效率，為學院機要文件管理工作的穩定發展和質量的不斷提升奠定基礎。

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