企業檔案收集工作中存在的問題與對策

曹永吉

【摘要】檔案收集工作是檔案管理工作中非常重要的一部分，同時也是其中的基礎部分。但是當前企業檔案收集工作在開展過程中，會受到很多因素的影響，導致很多問題存在于其中。本文對此進行分析，并且結合實際情況，提出有針對性的解決對策，為企業檔案收集工作效率提升提供有效保障。

【關鍵詞】檔案收集;收集工作;現存問題;解決對策

企業在日常運作和發展過程中，檔案管理工作在其中具有非常重要的影響和作用。檔案管理在開展過程中，檔案收集工作是其中必不可少的重要環節，同時也是其中必不可少的重要部分。檔案收集工作在某種程度上可被看作是檔案管理的基礎，只有先保證收集工作的有序開展，才能夠保證后續的整理、歸檔等工作順利實施。但是與企業檔案收集工作開展現狀進行結合分析，發現企業檔案收集工作在開展過程中，仍然存在很多問題。所以要結合實際情況，對這些問題進行分析和處理，這樣才能夠保證檔案收集工作的有序開展。

一、企業檔案收集工作現存問題分析

（一）企業領導缺乏對檔案收集工作的重視。檔案收集工作是檔案管理工作在開展過程中非常重要的一部分，同時也是檔案管理的基礎。只有保證檔案收集工作的有序開展，才能夠保證后續工作可以落到實處，這也是檔案收集工作在實施過程中的主要意義。但是通過對當前企業檔案收集工作實施現狀進行分析，發現有很多收集工作的開展效果并不是很理想，導致這一現象出現的根本原因之一就是由于企業內部領導對檔案收集工作并沒有足夠的重視，認為檔案收集工作是一項“可有可無”的工作。企業在日常經營和管理過程中，其根本目的是為了實現經濟效益的有效增長，所以對企業領導者而言，對企業的經濟效益、未來發展會給予非常多的關注和重視，但是對于企業檔案管理就會忽視，這就導致檔案收集工作也很難有序開展。甚至還有部分企業在日常運作和發展過程中，放棄對檔案管理崗位進行設置，這樣做的根本目的是為了節約在這一方面的成本投入。除此之外，還有部分企業在日常運作過程中，雖然有相對應的檔案管理制度，但是這些制度在實踐中無法真正有效落實，導致這一現象出現的根本原因是由于執行力不足。所以在這種背景下，有很多企業在日常運作過程中，會出現企業檔案管理比較混亂的情況，甚至還會存在檔案空白等情況。企業如果不重視檔案管理工作，那么對企業的未來發展將會造成嚴重的阻礙影響。

（二）缺乏完善的檔案收集管理制度。有部分企業在發展過程中，對企業檔案管理工作的認識，僅僅停留在表面上，認為這項工作就是單純的對檔案進行收集、整理和保存。有很多企業領導者普遍認為檔案管理工作是一項需要浪費大量人力、物力以及資金的工作。所以，這些企業在日常運作過程中，并沒有結合實際情況，構建出一套相對完整的管理體系和制度，工作人員也缺乏對檔案收集工作的重視度。有很多企業的檔案收集工作一直走形式化路線，在實踐中根本沒有發揮出任何的價值，對企業的發展將會造成嚴重影響。

（三）人員流動過于頻繁。企業在日常管理過程中，由于企業針對檔案進行管理時，管理人員的流動頻率比較高，這樣就會導致企業檔案管理在開展過程中的難度越來越大，很多工作內容無法落到實處。導致這一現象出現的根本原因之一是由于很多工作人員在針對檔案進行管理時，經常會出現崗位變更或者是辭職等情況。一旦出現這些情況，交接人員并沒有做好交接工作，對于后續接手管理的人員而言，不僅管理難度比較大，而且毫無頭緒，這樣就會導致企業檔案管理工作處于嚴重混亂的狀態。除此之外，企業內部的人員流動頻率普遍比較高，很多剛剛進入工作崗位的工作人員，在短時間內對檔案收集流程、工作的具體內容等都不是很了解，這樣就會導致企業檔案收集工作很難順利開展。

二、針對企業檔案收集問題提出對策

（一）提高檔案管理人員收集意識。檔案管理工作一直以來都是企業在日常運作和發展過程中非常重要的一部分，不僅會直接影響到企業的發展，而且還會影響到企業的正常運作。所以企業檔案收集工作在開展過程中，要針對當前存在的問題，提出有針對性的解決措施，這樣才能夠提高企業檔案收集工作效率。企業檔案管理部門在日常運作過程中，要按照規定的要求和標準，對檔案管理相關工作進行布置和落實。同時還要加大宣傳力度，在宣傳過程中，可以通過電視、廣播或者會議等各種不同類型的形式進行宣傳。這樣做的根本目的是為了促使企業內部領導重視檔案收集工作，而且還能夠促使管理人員在日常工作過程中，對檔案收集的意識有所提升，為企業的未來可持續發展打下良好基礎。

（二）完善現有檔案管理制度。企業檔案收集工作要想在實踐中順利開展，就必須要結合實際情況，積極采取有針對性的措施，對現有的檔案管理制度進行完善和優化，這樣才能夠為檔案收集工作的有序開展打下良好基礎。與此同時，對檔案管理制度進行制定和完善，也是保證企業檔案收集工作在開展時的及時性和完整性特征得到有效發揮。在這種背景下，對于企業管理人員而言，必須要意識到檔案管理工作在實施過程中的重要性，同時還要對相關制度進行制定和落實。在針對制度進行制定時，要從實際角度出發，與企業在發展過程中的特點、發展戰略思想等進行有效結合。這樣做的根本目的是為了保證檔案管理制度符合企業發展現狀，同時還可以保證檔案收集工作的有序開展。在實踐中，要定期對檔案收集工作的開展情況進行考核，構建和落實符合實際要求的績效考核制度，同時還要將崗位責任制度落到實處，這樣才能夠將每一個員工的責任落到實處。在檔案收集工作實施過程中，一旦發現檔案資料出現不完整的情況，那么要立即采取有針對性的措施，對相關責任人進行責任追究。這樣不僅可以從根本上促使工作人員在日常工作過程中的積極性和主動性得到有效提升，而且還能夠促使檔案收集工作順利開展，促使檔案管理水平可以得到有效提升。

（三）提高檔案收集人員的綜合素質。在當前經濟不斷快速發展的背景下，企業在日常運作和發展過程中，要想在市場中占據有利位置，提高其綜合競爭力，就必須要意識到檔案管理工作在其中的重要性。檔案收集工作是基礎，同時也是保證檔案管理工作可以順利開展的必要前提條件。所以，檔案管理工作在開展過程中，要將重點放在收集工作方面，這樣才能夠保證收集工作全方位開展。在這種背景下，對檔案管理人員的綜合素質和專業要求也提出了更高的標準。所以，企業在日常運作和發展過程中，要結合實際情況，采取有針對性的措施，對管理人員的綜合素質進行培養，這樣有利于檔案收集人員的工作意識得到強化，在實踐中逐漸認識到檔案管理工作的重要性。與此同時，還要促使管理人員對企業文化、企業未來的發展趨勢等有所認識和了解，這樣不僅能夠為檔案收集人員對檔案管理的相關內容有更加深入的了解和認識，而且還能夠促使工作人員的整個業務水平得到有效提升。除此之外，要定期組織檔案收集工作人員積極參與一些專項培訓活動，這樣不僅有利于促使工作人員在針對檔案信息內容進行收集時的效率得到提升，而且還能夠保證檔案收集的全面性和有效性。

三、結束語

企業檔案管理工作在開展過程中，收集工作是其中非常重要的一部分，是檔案管理的基礎。所以在企業內部開展檔案收集工作時，要對員工檔案收集意識進行強化，同時還要積極采取有針對性的措施，對檔案收集管理制度進行完善和優化，同時還要加強檔案收集人員的綜合素質。這樣不僅能夠促使企業檔案收集工作可以有序開展，而且還能夠保證收集工作效率得到提升。

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