提升學院辦公室行政管理效能的新思考

成梅

【摘要】為了提升學院辦公室行政管理效能，應當規范辦公室管理的有關工作，提高辦公室管理的質量，以此才能確保辦公室管理工作順利開展。為此，必須要明確各個崗位的職責與工作范圍，樹立良好的管理理念，結合健全的管理制度，以此提升管理效能。此次論文主要探討的是提升學院辦公室行政管理效能的新思考。

【關鍵詞】學院辦公室 行政管理 效能

學院辦公室是學院基礎工作機構，主要負責學院教科研、招生就業、人財物的管理，以及對外交流、合作辦學等有關工作。所以，有關管理人員應當具備一定的組織能力、傳達溝通能力、辦公信息技術應用能力等，以此保證管理工作的品質。

一、遵循規范性原則，強化學院辦公室行政管理

行政辦公室主要是由辦公室主任、秘書、行政干事等組成。每一個崗位的工作內容都是不一樣的，所以，員工正式工作之前都會接受專業的培訓，引導員工能夠順利完成崗位的有關工作。比如，秘書人員需要了解學院的有關規章制度，應當運用這些管理條例，開展教學和行政管理工作。而辦公室主任除了具有基本的業務工作能力以外，還應當具備一定的組織能力、協調能力和管理能力。總之，要想有效提升辦公室行政管理效能，就應當明確各個崗位的工作流程和規則，要求相關工作人員自覺遵守有關的規章制度。首先，整合辦公室的工作人員，強調分工不分家的工作理念，進行辦公資源的共享。如辦公室照相機的運用，只要與工作有關，任何一個辦公室成員都可以暫時借用。其次，注意工作是否落實到位，控制不要出現越權行為。由于辦公室工作之間都是具有一定關聯性的，所以，每一項工作的落實直接影響到下一項工作的開展。如學院需要購買一臺辦公室電腦，行政干事需要在辦公室主任的安排下，根據學院物品采購流程辦理相關手續。而不是擅自做主，購買辦公室的需求。最后，在工作中養成“補臺”的習慣，多協調多溝通，形成合力，使他們意識到辦公室所有成員是一個整體。

二、提升學院行政辦公室的管理工作效率方法

1.提升責任意識

行政辦公室主要負責學院教育教學、招生就業、對外交流與合作、學生和行政管理、后勤保衛、資金運工作等工作。每一項工作的質量直接影響到整個學院行政工作的質量。因此，相關管理人員應當增強自身的責任意識，保證每一項工作的質量。首先，有關人員應當加強自身的時間觀念，保證各項工作落實到位，使得學院的管理部門能夠第一時間掌握學院的動態信息。如學院評獎、學院評優等消息。其次，做好上傳下達，需要上報的材料，應當及時完成，以免影響正常的工作程序;及時傳達各類會議精神及組織學習相關規章制度，確保政令暢通。最后，辦公室管理人員應當認真對待每一項工作，如果存在一些難以辦理的工作，應當及時向領導上報，及時解決問題，不拖延不推諉。

2.提高服務意識

辦公室管理工作的目的主要是為學院學科的教學科研和學生服務，為社會培養合格人才。所以，服務的對象是全體師生員工，主要是為教師和學生提供良好的教學、生活環境和熱情周到的服務。要樹立所有的部門都是服務部門、所有的崗位都是服務崗位、所有的人員都是服務人員、所有的工作都是為師生員工服務的“四個所有”服務理念，做到“人到心到”，切實為教學、為系部、為師生員工做好服務。比如，學院教職工申報課題時，需要辦公室人員仔細檢查，反復審核各種材料。

3.樹立團隊協作意識

學院辦公室是一個整體，各個成員之間必須要相互合作，共同配合，完成每一項工作。首先，每一個辦公室成員應當相互信任，在信任的基礎上共事。對于需要辦理的事務，應當相信自己的工作伙伴，如果存在問題，則要予以幫助，而不是落井下石。其次，應當相互勉勵。辦公室的每一個成員在工作中都可能遇到難以處理的事情，其他成員應當傾聽這個員工的心聲，及時關心和引導。最后，員工之間應當相互坦誠。這是做人的基礎，也是與他人和諧相處的關鍵。如果辦公室成員之間毫無誠信，在工作中是很難達到共識的。所以，必須要學生尊重他人，在遇到事件時，應當及時溝通和交流，在達成共識的前提下，進一步開展相關工作。

4.樹立節約與效率意識

第一，應當樹立綠色管理理念，盡可能節約管理成本，以此響應綠色環保的發展理念。為此，在辦公室行政管理中，應當構建節約管理的理念，結合教育資源，打造低碳、環保的辦公環境。比如辦公室開會議時，可以采用網絡投影的方式進行演示，在會議結束以后，將有關資料發放到每一個參與會議人的手中，如郵箱等，以此分享相關信息。以免應用紙張，造成“白色污染”。另外，對一些必須利用紙張打印的會議內容，可以使用雙面打印的方式，再應用完之后，可以再次回收利用。第二，簡化管理過程，提高整體管理的工作效率。在規范管理工作期間，應當注意優化管理程序，簡化整個管理的辦公流程，以此盡可能完成每一項工作。第三，構建檔案管理部門。將處理過的事件信息一一分類，并整合，建立檔案管理部門，將其進行儲存和保管。比如，某學術活動的材料，科研成果的總結信息等等，都可以及時存儲、歸類和檢索，以便今后合理運用。

5.樹立危機意識

隨著社會的迅速發展，制度不斷更新，辦公室每一個成員都應當與時俱進，跟隨時代的變革，不斷學習和創新管理的手段和方法，以此提升整體的管理效率。比如，在崗位設置中，教師職工薪資方面的調整，有些教師認為崗位調整，會影響自身的發展，要求學院管理部門給予一個說法。這時，行政管理的有關人員，必須要及時了解有關的政策，以及具體的發展方針，深入了解每一條有關的文件信息，為有疑問的教師提供具有說服力的解釋。所以，辦公室管理人員應當不斷革新自身的管理理念，學習有關的政策和理論，不斷提升自身的思想覺悟。并且，勤于關注時事熱點，了解國家政策的變化。這樣，才能及時跟上時代的發展，促使辦公室的管理工作更好適應新時代的發展局面。

綜上所述，為了提升學院辦公室行政管理效能，就應當結合具體的管理情況，從管理原則，管理品質等方面，制定合理的管理策略，以此全面提升辦公室管理的工作效率，從而促使學院能夠持續健康的發展。

參考文獻：

[1]劉秋澄.辦公室行政管理效能的“三嚴三實”初探[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2017.