探究信息時代下高中學生檔案管理的信息化對策

張雪

（貴州省銅仁市第一中學，貴州 銅仁 554300）

隨著我校教育工作不斷取得新的突破,招生數量不斷增長,對校內的檔案管理工作也提出了更高的要求。盡管一線的檔案管理工作者在工作中不斷地總結、摸索,但仍然不乏有一些影響工作效果的問題存在,因此如何進一步提升檔案管理工作效率已經成為了當前急需思考和解決的問題。而檔案管理是一項十分繁瑣和復雜的工作，且涉及的檔案量較大，以紙質資料為主，以手動記載、查閱為主的檔案管理方式顯然已經無法滿足當前的工作需求，必須借助現代化的信息技術手段，使檔案資料的錄入、查找、歸檔更加便捷、快速、準確。本文立足于高中學校,分析了高中學生檔案管理信息化的重要意義，并提出了信息時代下高中學生檔案管理的信息化對策,希望能夠為檔案管理工作效率的提高起到實際的促進作用。

一、高中學生檔案管理信息化的重要意義

我校目前各類檔案眾多。從這樣的檔案信息量來看，如采用傳統的檔案管理方法無疑會加大資料管理和查找的難度，導致一些檔案的利用率降低，工作量也是極大的。信息化的檔案管理通過將信息資料錄入到電腦系統中，能夠實現快速、精準的查詢。同時，對于檔案資料的保存、復制和轉移也更加便捷，不會由于檔案數量的不斷增多而占據過大的空間?？梢姡畔⒒膶W生檔案管理實現了便捷的查找、建立，也促進了資源的共享，能夠在確保檔案完整性的同時，提高對檔案資源的利用率。

二、信息時代下高中學生檔案管理的信息化對策

（一）加強檔案管理的信息化建設

開展信息化的檔案管理工作，必須以完善的信息技術和設備為前提。學校應該進一步加強信息化建設，為工作的開展提供基礎保障。對于計算機設備不足、故障等問題，應加大投入，及時更換設備，以免由于故障問題導致檔案信息丟失、損毀。購入檔案信息管理系統，提高傳統單純依靠計算機進行檔案錄入、管理的工作效率和效果。對于檔案管理工作人員應加強培訓，提升其現代化的檔案管理工作水平，滿足不斷提高的工作需求。最后，需要建立起完善的獎懲制度，妥善處理一些由于自身問題導致的檔案信息丟失、漏交等問題，對于一些能夠在工作中不斷進行自我提升，信息化工作水平較高，且表現優異的檔案管理工作者進行表彰，同時作為學校中的典型開展信息化檔案管理的演講，總結經驗，交流方法。

（二）建立起統一的檔案管理信息系統

想要全面實現學校檔案管理的信息化，首先就必須建立起一個標準、統一的信息化檔案管理系統，進一步推進信息化檔案管理工作的實施。高中學校應充分利用現有的計算機設備、軟件、技術等優勢，對檔案管理系統進行進一步的開發和完善，使數據采集和信息維護等工作能夠擁有統一的標準，為信息化的檔案管理工作提供基礎保障。其次，還應將檔案管理系統與信息化的教學系統、網絡進行對接，將分散的學生信息整合起來，提高檔案信息的完整性以及信息收集的快速性，解決傳統檔案管理工作中容易出現的缺失、出錯等問題。當然，為了對學生的檔案信息進行保護，還必須加強安全防護，以免信息被盜取和外泄。

（三）完善檔案信息管理制度

各項工作的有序開展都需要以完善的制度作為基本前提，信息化的檔案管理工作也不例外。制度建設應從學校的實際出發，將檔案信息的錄入、整理、交接和送達等多個環節囊括其中，并在實際工作中結合問題對現行的制度進行不斷完善。檔案管理工作者應本著對學生負責的工作態度，確保收集整理的學生資料準確、完整，避免混淆，以免對學生以后的升學和發展造成影響。檔案的交接環節也是容易出錯的一個重要環節之一，常常會出現錯交和漏交等現象。針對這一問題，必須以完善的制度使交接的全過程都能夠在一定的前提和依據下有序地開展，決不允許一些未經登記就隨意交接的行為存在。此外，管理制度中還應包括學生信息檔案的錄入標準，其中包括錄入的內容、時間等，如對于學生的考試成績、在校期間的獎懲情況等，都屬于重要的檔案資料，必須及時錄入，否則將影響學生的升學，對于相應的責任人必須進行懲處。利用信息技術的便捷優勢，可以將一些重要的資料進行備份，但往往也會因此導致學生信息泄露，因此在這一環節必須要加強注意。

三、結語

總而言之，如今，我們正處于網絡信息時代，各項工作的開展都有了更加便捷的渠道。對于高中學校的檔案管理工作來說，也開始逐步實現了信息化、高效化和便捷化，大大提升了工作的效率和準確性。檔案管理信息化是時代發展的必然趨勢，也是提高工作成果的一條必經之路。檔案管理工作者必須在工作中不斷地摸索，總結出有效的信息化檔案管理手段，不斷完善工作，為學校各項工作的開展提供基礎保障。