基層事業單位電子檔案管理的典型做法研究

師玉英

摘 要：信息技術的快速發展為基層事業單位電子檔案管理工作指明了發展方向，應當基于大數據、云計算、智能化檔案管理的理念，不斷豐富事業單位檔案管理的模式，進一步落實電子檔案管理工作的要求。當前有些事業單位沒能從根本上重視檔案管理工作，不能發揮電子檔案的實際應用價值，還要建立綜合性的電子檔案管理工作機制，提高電子檔案管理的科學性和有效性。

關鍵詞：事業單位;電子檔案;管理辦法

只有深入的分析事業單位電子檔案管理工作的問題，圍繞著事業單位的發展趨勢明確檔案管理工作的思路，才能構建科學化的檔案管理工作體系，豐富檔案管理方法，達到全面提高檔案管理有效性的目標。具體應當建立綜合性的檔案管理機制，切實解決好檔案管理工作的現實問題。

1 事業單位檔案管理的主要問題

1）檔案管理制度不夠完善。現有的檔案管理工作制度不完善，傳統的檔案管理工作方式不利于達到綜合性和高效率的檔案管理工作目標。有些事業單位不能根據信息化的技術背景修訂檔案管理工作制度與實踐方法，現有的檔案管理方式過于傳統，操作方法失當，影響了檔案管理的效率，提高了檔案管理的成本。部分事業單位開展檔案管理時不具有成本意識與精細化理念，不能創新檔案管理工作的思維，常常以紙質檔案管理的方法開展信息化檔案管理，因此導致檔案管理工作效率變慢的問題。當前事業單位還未能有效的建立下游單位的信息傳遞機制，因此影響檔案管理工作的效率。

2）管理人員專業素質待提升。目前基層事業單位普遍的缺少一支懂得豐富信息技術知識的檔案管理團隊，現有的檔案管理團隊信息技術操作能力不足，掌握的檔案管理創新思維不夠，有限的人員編制難以應付日漸復雜的檔案管理工作需要。首先，事業單位不注重對檔案管理人員進行優化提升，沒能給予檔案管理人員以更多的學習機會。雖然事業單位檔案管理人員了解信息化檔案管理理念，但是并未能在信息化檔案管理中進行實踐，因此影響檔案管理工作的水平，不利于達到提高檔案管理效率的目標。其次，還有的事業單位未能配置專兼職的檔案管理人員，檔案管理工作被當作臨時性的工作，基層沒能成立專門的檔案管理部門，檔案管理部門或者下設在基層事業單位的某個科室，這在很大程度上影響檔案管理工作的效率。第三，由于缺乏綜合性的檔案管理工作體系，因此影響檔案管理工作的效率，不利于實現科學化、全面化與系統化的檔案管理目標。

3）電子檔案管理程度較低。信息技術的快速普及對事業單位工作造成了一定的影響。但是電子檔案技術的普及程度相對滯后。首先，基層事業單位不注重大力引進先進的檔案管理，現有的電子信息技術設備的老化程度大，設備水平不符合新時代檔案管理工作的需要，傳統的技術設備難以達到高速進行檔案管理的目標。其次，許多的事業單位一直沿用傳統的檔案管理方式，檔案管理工作的整體質量不足，檔案管理工作的隨意性較大，檔案數據信息的質量相對粗糙，不少檔案管理人員未能按照專業化的標準流程進行操作。第三，當前電子檔案管理工作的成本高，檔案管理方法難以適應時代的需要，有限的技術手段不足以實現現有紙質檔案的電子化，檔案信息的共享效率較低，沒能基于用戶的個性化檔案使用需要實現信息的有效供給，因此影響檔案管理工作的效率。

2 事業單位電子檔案管理優化對策

1）提高電子檔案管理水平。事業單位應當清晰的認識到電子檔案是檔案事業的未來發展趨勢，基于大數據與云存儲的現實情況不斷推動檔案管理工作的深化改革。首先，應當加大電子檔案管理工作設施設備的升級工作，全面調研檔案管理工作的現狀，了解國家、省市對檔案管理工作提出的新要求和政策。根據行業檔案管理的前沿趨勢，著力配置信息技術設備。其次，形成電子檔案管理應用的有效工作機制，加大電子檔案的宣傳力度，促進基層事業單位普遍的全員重視開展電子檔案管理工作，在全面樹立服務理念下更好的發揮電子檔案的價值，從而滿足新時期電子檔案的使用需要。第三，事業單位還要加大電子檔案管理專業資金的配置水平，積極的爭取財政資金的支持，根據新時期電子檔案管理工作的需要進行設備優化配置，保持檔案管理設備的持續更新性。第四，優化電子檔案管理工作的模式，逐步的提高檔案的質量，能夠運用精細化的理念開展電子檔案管理工作，進一步推動紙質檔案管理向信息化檔案管理工作方向快速的轉化。第五，在上級政府部門的主持下開發專業的檔案管理系統，基于優質的電子檔案管理系統實現各類檔案的專業化管理，進一步提高檔案的信息化運轉水平，滿足檔案的使用傳遞需要。

2）提升檔案管理人員素質。事業單位電子檔案管理的信息化建設要求提高檔案管理人員的專業素養，要求依靠具有信息技術智能的專業檔案管理人員做好信息化環境下的檔案收集、檢驗、存儲與共享使用等具體工作。首先，電子檔案時代要求檔案管理人員有專業的信息技術，能夠不斷創新檔案管理工作方式方法，提高檔案管理工作的效率，更好的運用信息技術進行高效的檔案制作，加大數據信息的收集力度。其次，強化檔案管理人員的信息意識，不斷提高檔案管理人員的信息技術水平，要求檔案管理人員掌握先進的檔案管理操作方法。做到安排專職人員繼續深入的學習電子檔案管理工作方式。促進有信息技術背景的人員學習和普及新型的電子檔案管理工作技術。第三，組建專業的電子檔案管理團隊，明確電子檔案管理工作的職責，注重對信息技術人才進行高度的整合，尤其注重事業單位檔案管理人員與檔案管理系統設計建設企業技術人員的相互配合，形成專業技術人才的上下聯動機制，補充事業單位檔案管理人員的不足，達到高效開展檔案管理目標。基層事業單位更注重整合有限的培訓資源，強調運用網絡慕課的方式對檔案管理人員進行培訓，注重在行業指導部門、專業檔案管理部門組織的培訓中提高檔案管理人員素質。

3）完善電子檔案管理體系。為了提高事業單位電子檔案管理工作的效率，還要優化電子檔案管理體系，創新電子檔案管理工作方式，形成強有力的電子檔案的配合管理機制。重點明確事業單位各級專兼職檔案管理人員的基本任務。首先，優化事業單位檔案管理工作運轉機制，加強對基層事業單位電子檔案管理的領導，由主管領導明確各部門的責任分工，定期過問事業單位電子檔案管理工作進展情況與存在的問題。其次，形成明確的責任分工機制，在具體責任分工的基礎上形成強有力的電子檔案管理的考核體系，基于科學的電子檔案管理標準考核各部門在電子檔案管理中履職情況。第三，能夠加強事業單位電子檔案管理工作情況的梳理分析，基于大數據與云存儲的管理模式分析事業單位電子檔案管理存在的問題，基于現實電子檔案管理工作的需要不斷優化工作流程。只有形成綜合的電子檔案管理工作體系才能推動電子檔案管理工作的順利有效實施。基層事業單位為了提高檔案運轉的效率，采用專兼職檔案管理整合的機制，明確各部門檔案管理的基礎責任，設置部門檔案兼職管理員，形成定期報送檔案制度，在層層負責的機制下實現檔案的高速運轉。電子檔案管理還建立了限時辦結制度，要求檔案在規定的時間內進行上報。

3 結論

基層事業單位做好電子檔案管理工作應當形成科學化的檔案管理工作體系，基于電子信息技術革新優化檔案管理工作的標準，找準基層事業單位檔案管理改革的重點環節，豐富電子檔案管理方式，加大新型技術設備的引進力度，裝配更先進的電子檔案管理系統，形成明確的電子檔案管理責任分工，依靠專業的信息技術人員和專業電子檔案管理團隊高效全面進行電子檔案管理。

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