新時代電子檔案管理機制體制創新

褚纓

摘 要：檔案管理工作在多年的信息化建設進程中，多個領域、流程均實現了信息化建設目標，有效推動了檔案管理事業的發展。然而，相較于快速推進的檔案管理信息化建設事業來說，電子檔案管理機制體制方面卻存在一定的滯后性，制約了檔案管理信息化發展。針對上述問題，本研究主要圍繞檔案管理信息化建設實際，系統闡述了新時代電子檔案管理機制體制創新的重要性，在此基礎上提出幾點電子檔案管理機制體制創新的措施與建議，僅供參考與借鑒。

關鍵詞：電子檔案;管理機制;管理體制;創新

“互聯網+”時代的全面到來，快速發展的信息化技術全面解決了電子檔案收集、整理、管理等諸多環節面臨的問題， 檔案管理整個流程均實現了高效的信息化管理，使得檔案管理工作的效率、質量得以大幅提升。與此同時，在信息化技術持續推進的背景下，電子檔案本身的生成范圍也在持續拓展，從產生到儲存時間效率均得以大幅提升，電子檔案管理涉及的信息化技術也在不斷發展，已經不再局限于簡單應用信息化軟硬件。上述背景下，要求電子檔案管理機制體制均需要密切跟隨檔案管理工作發展形式，圍繞電子檔案管理實際需求制定針對性的管理機制、管理體制，進一步規范電子檔案管理整個流程，推動檔案管理工作的有序開展[1]。如此，新形勢下，電子檔案管理機制體制創新就成為檔案管理工作發展的重點。

1 新時代電子檔案管理機制體制創新的重要性

相較于傳統檔案管理工作來說，電子檔案管理在各個工作流程、管理方式、工作方式等諸多方面均存在巨大的差異性，倘若仍舊沿用傳統檔案管理機制體制，顯然無法滿足電子檔案管理需求。這就需要圍繞電子檔案管理工作實際，從細節部分著手，針對電子檔案管理機制體制進行全面的改革創新。對電子檔案管理工作來說，管理機制體制的創新不僅僅是檔案管理思路的一種轉變，同時能夠更好的提升電子檔案管理工作的效率與質量，進一步發揮檔案的作用。具體來說，新時代電子檔案管理機制體制創新的重要性主要表現在以下幾點：首先，理解作用。通過電子檔案管理機制體制的創新，可以更為系統的揭示電子檔案管理對應的結構、要素，讓檔案管理隊伍明確自身工作的職責，在明確的責任劃分下進行工作。其次，構建作用。從體系層面分析電子檔案管理工作，可以站在全局的層面思考電子檔案工作要素對應的發展狀態、構成情況，以此來針對電子檔案管理工作進行統籌管理，綜合參考實際需求針對電子檔案管理工作進行針對性的優化調整，進一步發揮檔案服務職能。最后，評價作用。電子檔案管理機制體制的創新，可以針對電子檔案管理工作進行系統的分析、合理的評價，以此來掌握電子檔案管理工作過程中暴露出來的問題，并分析引發問題的原因進行分析，再不斷優化電子檔案管理機制體制，切實保障制度的針對性、規范性[2]。

2 電子檔案管理機制體制創新的措施與建議

2.1 建立健全電子檔案管理規章制度

正如上文所述，電子檔案管理工作的開展，必然離不開一套科學合理的規章制度作為支撐。這就需要綜合參考電子檔案管理的整個流程，針對傳統檔案管理規章制度進行改革創新，分別從電子檔案采集、整理、規范、使用等諸多流程進行思考，設計針對性的管理規范，保障上述電子檔案管理工作均能夠嚴格按照規范來開展。與此同時，為保障各個流程的協調統一，還需要全面圍繞《中華人民共和國檔案法》、《全國檔案信息化建設實施綱要》等規章制度，分別針對各個部門在電子檔案需求方面制定管理制度，使得各個部門與檔案管理部門之間能夠在制度方面進行有效的銜接，均能夠嚴格遵循電子檔案管理規章制度[3]。

2.2 圍繞服務提升完善電子檔案服務機制

一直以來，輔助性都是檔案管理工作中至關重要的一部分，服務在檔案管理工作當中的作用不可或缺，其不僅為領導決策提供對應的服務，同時也為其他職能部門提供對應的幫助。電子檔案管理同樣離不開服務職能，這就需要檔案部門致力于創新服務理念，且需要高度重視電子檔案共建共享理念，致力于提升電子檔案服務職能。具體來說，檔案管理部門需要充分結合電子檔案管理工作實際，針對電子檔案本身的服務功能進行全面的拓展，在共建共享的過程中提供高質量的檔案服務。電子檔案服務不僅僅局限于檔案的常規利用，檔案管理部門還需要不斷更新檔案服務理念，根據檔案內容，組織開展多元化的電子檔案展覽活動，根據法律法規針對檔案進行開放性鑒定，并進行便民窗口的設置，并借此作為突破口，大力推進電子檔案服務機制的改革創新，建立符合電子檔案管理功能實際的服務機制。檔案管理部門應當針對現有電子檔案功能進行分類，嚴格按照要求進行分門別類的上傳，并將具有服務職能的檔案上傳到對應的服務器當中，進行針對性的處理之后，提供線上的在線檢索、查詢等服務職能。

2.3 標準建設推動電子檔案共建共享

電子檔案共享功能不理想已經成為制約檔案功能發揮的重要因素，之所以會產生上述問題，主要因素在于標準建設的滯后性，即諸多檔案管理機構電子檔案均是各自為政，相應的標準不夠統一，使得各個系統之間缺乏有效的對接，資源共享效果自然也就不夠理想。這就需要綜合參考當前電子檔案的實際情況、發展趨勢，同時與有關部門進行交流溝通，嘗試在軟件、系統方面進行協調，制定檔案數字化建設的具體規范、標準，同時要能夠有效滿足電子檔案信息資料的采集、整理、挖掘、檢索、應用等諸多方面的要求。對于電子檔案標準規范的建設，應當綜合參考各個檔案實際需求，同時結合國際規范、通用標注，建立具有針對性的標準，使其能夠與相關的信息化系統進行有效的對接，進一步促進電子檔案的共享建設[4]。

2.4 基于檔案安全建立電子檔案保護機制

安全問題歷來是檔案管理工作需要引起高度重視的問題，而因為互聯網本身存在的諸多不確定性，使得電子檔案面臨的安全隱患也在不斷增大。對于電子檔案管理機制體制的創新，必然也需要高度重視電子檔案安全問題。檔案管理部門每日會產生諸多電子檔案，而當中許多不乏具有法律用途的電子檔案，電子檔案保護機制建設更為重要。對于電子檔案保護機制建設來說，應當充分結合相關法律法規，針對電子檔案生成、收集、整理、歸檔、使用等各個環節進行明確的規定，且需要根據電子檔案管理中存在的薄弱環節，明確制定有關電子檔案管理相關的技術措施、安全措施、維護機制、保密機制等，并針對相關檔案管理人員各項操作進行明確的規定，根據檔案管理人員對應的職責，給予對應的系統權限，并嚴格按照法律規章制度，將對應的法律職責落實到個人，盡可能針對電子檔案管理過程中存在的漏洞進行有效的規避，切實保障電子檔案管理的規范性、安全性。

3 結語

綜上所述，電子檔案作為“互聯網+”時代檔案管理工作的主要載體，能否建立科學合理的電子檔案管理機制體制，直接關系到電子檔案管理工作的最終質量。從現實情況來看，在檔案管理信息化建設全面推進的過程中，檔案管理信息化的成果顯著，但電子檔案管理機制體制方面則存在一定的滯后性，顯然與當前高度發展的電子檔案管理不符。這就需要我們引起高度重視，充分結合電子檔案管理工作發展趨勢、信息化技術發展動態，構建符合電子檔案管理實際的管理機制體制，從而有效推動電子檔案管理工作科學化、規范化的發展。

參考文獻

[1]張浩.機關事業單位文書檔案電子信息化的管理[N].科學導報，2019-10-29（B02）.

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[3]肖欽欽.檔案管理中的電子信息化管理模式建設及應用[J].才智，2019（27）：231.

[4]畢建新，李東，劉衛，劉開強.電子文件單軌制管理探索——以國家自然科學基金項目電子文件為例[J].檔案學通訊，2019（05）：58-64.