基層檔案室檔案數字化建設研究

張博

摘 要：隨著社會的不斷發展，當前我國檔案資料數量巨大，傳統的檔案管理方法已經不能夠滿足當前的檔案管理工作。于是數字化檔案管理理念被提出，且受到多方認可，受到計算機技術的加持，當前我國檔案管理工作得到了更好的發展。本文主要就基層檔案室檔案數字化建設研究進行探討。

關鍵詞：基層;檔案室;檔案;數字化建設

隨著社會科學技術的不斷發展，當前我國信息技術發展極快，且已經與多種行業進行了融合發展，且極大地促進了我國多種行業的發展，帶動了我國社會經濟的總體發展。在我國各行各業的發展過程中，檔案資料都是極為重要的數據資源，在傳統檔案資料管理模式中，往往需要消耗大量的人力、物力資源，且管理難度極大，甚至在一部分大企業或需要分析大量資料的政府部門中，檔案資料管理成了大部分工作的重點。這是因為傳統檔案資料管理需要通過人工對檔案資料進行收集、整理，在需要的時候通過人工查找、借閱，耗時極長，且存在資料流失的風險，使大量的相關工作進展緩慢。當前社會經濟快速發展，傳統檔案資料管理模式的速度已經無法滿足各企業及政府部門的工作需求，只有創新發展才能獲得新的機會?；ヂ摼W技術給予了檔案資料管理新的機遇，也擁有了更好的發展前景，對促進各企業發展有重要意義，同時能夠大幅提升我國社會經濟的發展。

一、信息技術融合發展下的檔案資料管理優點

（一）減少資源使用

傳統的檔案資料管理部門中，檔案資料管理往往需要較多的人員，對檔案資料進行收集及整理，對后續的借閱及相關歸還整理工作也需要額外的人力。且傳統檔案資料需要大量的紙張進行記載，一個企業的檔案資料往往需要一個足夠大的空間進行存放，而這一個空間內的紙張消耗就是一個驚人的數字，且隨著企業或相關政府部門的不斷發展，還會不斷有新的檔案資料需要收集整理，紙張的使用也是持續不斷的，對無用檔案資料的清理也會存在資源浪費及環境污染問題。但依托于信息技術的檔案資料管理能夠很好地解決這個問題，由于信息技術下的檔案資料管理通常是數字化的檔案資料，不論是在人力還是物力資源的消耗上都要遠遠小于傳統檔案資料管理，符合當前我國社會持續發展的理論。

（二）加快檔案使用效率

傳統檔案資料的查閱過程是極長的，往往需要提前預約，并在預約時間內到達檔案室準備領取檔案，而檔案資料管理部門工作人員則需要在街道預約后，在大量的檔案資料中查找相關內容，并進行收集整理，整理完成后等待預約者領取，而當資料歸還后，還需要重新整理檔案資料，并進行歸位，方便下次使用，若出現逾期未還的情況，還需要與借閱者聯系，總之過程煩瑣，不利于檔案的使用。而數字化檔案資料管理則只需要一臺計算機，借閱者只需要輸入工號等個人資料確認身份后，就能過在線上查找自己所需的資料，在完成查閱后只需點擊退出便能完成查閱的整個過程，大大減少了查閱資料的時間，能夠進一步促進企業或相關政府部門的發展。

二、檔案室檔案數字化建設的應用策略

（一）加強檔案室管理人員的計算機技能培訓

數字化檔案的主要操作地點就是互聯網，所以在建設數字化檔案資料管理模式時，對相關管理人員的培訓也不能放松的，首先需要對檔案部門管理人員的計算機基本操作能力進行完善教學，隨后針對檔案資料數據庫的升級、維護等操作進行教學培訓，幫助促進其后期的持續發展能力，同時，對于檔案資料的數字化上傳操作教學也需要進一步完善。

（二）完善數字化資料庫系統

在數字化檔案資料數據庫建設完成后，企業及相關政府部門應定時對數字資料庫進行檢查，在完善檔案資料數據庫內容的同時，能夠降低由于檔案資料管理不完善造成的檔案資料流失情況。在數據庫建設時，相關企業可以與互聯網公司合作，建立專屬數據資料庫網站，通過網站對資料數據進行統一的管理及運用，同時，建立專屬數據資料庫網站能夠加強數據庫的安全，在發現網絡病毒后能夠聯系互聯網公司修補漏洞，并進一步完善，簡單來講，與互聯網公司的合作是為數字化檔案資料庫的后續使用提供長久有力的保障，對相關企業的進一步發展有重要意義，同時能夠大力推動我國社會經濟的進一步發展。

三、結語

結合全文可知，當前我國檔案管理工作存在一系列問題，導致在需要檔案資料的工作中效率下降，這阻礙了各企業及相關政府部門的進一步發展，然而信息技術的快速發展幫助檔案資料管理獲得了新的機遇及發展方向。當前我國已經進一步加強了信息技術與檔案資料管理的結合，并就與信息技術結合的檔案管理工作進行了進一步的完善，對于當前我國社會經濟的進一步發展有重要意義，同時大幅減少了由于資料的查閱可能導致的遺失情況，更大限度地保護了檔案信息安全。

參考文獻

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