試論檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與發(fā)展

曹蕊

摘 要：經(jīng)濟的全球化發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的持續(xù)革新發(fā)展促使信息產(chǎn)業(yè)來到了一個高速發(fā)展的全新時代，檔案管理工作的信息化建設(shè)也成為迎合信息時代的重要工作之一。檔案的信息化管理正面臨各種嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，如何確保檔案信息管理的安全、科學(xué)、高效已經(jīng)成為完善檔案管理工作的關(guān)鍵所在。本文分析了我國檔案信息化管理的現(xiàn)狀與問題，探究了完善檔案的信息化建設(shè)的有效策略，為我國檔案管理的發(fā)展提供了參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè) 現(xiàn)狀與問題 發(fā)展策略

中圖分類號：G270.7文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）12-00-01

近些年來，我國的檔案管理工作以及檔案的信息化建設(shè)工作已經(jīng)受到了社會各界廣泛的關(guān)注與相關(guān)單位的高度重視。從我國當(dāng)前的社會發(fā)展與經(jīng)濟狀況來看，檔案的信息化建設(shè)還存在一些突出問題，針對這些問題所需要進行的工作將會在很大程度上決定我國檔案信息化管理的水平與建設(shè)效果。

一、我國檔案信息化管理的現(xiàn)狀與問題

1.檔案的管理方式比較落后

我國各行業(yè)、各單位的檔案管理普遍存在著管理方式相對滯后的突出問題。管理方式的更新不及時、針對性不強會對檔案管理工作產(chǎn)生許多不利影響，不僅會阻礙檔案管理的穩(wěn)定、有序，也會降低管理的效率，拖慢整個管理工作的整體進度。此外，落后的管理方式也會導(dǎo)致檔案管理人員的工作量明顯加大，影響了檔案管理的經(jīng)濟效益，也會在一定程度上引起各種管理問題與矛盾，長此以往會嚴(yán)重影響檔案管理的信息化建設(shè)與發(fā)展。

2.檔案管理人員的信息化素養(yǎng)不高

我國很多的事業(yè)單位和企業(yè)因為自身發(fā)展與建設(shè)的諸多限制因素而沒有重視檔案管理人員的信息化技術(shù)培養(yǎng)，這就導(dǎo)致我國檔案管理的信息化建設(shè)落實情況不理想，檔案管理的效率與效益不高等問題。很多檔案管理人員無法熟練運用信息化管理系統(tǒng)和相應(yīng)的管理技能，不僅無法確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性，也會影響整體的檔案管理質(zhì)量。此外，很多檔案管理人員無法細化檔案管理分類工作，工作效率不高、質(zhì)量一般，在遇到管理問題及困難時也無法通過有效的溝通渠道及時進行信息反饋，這就進一步加劇了檔案管理混亂無序的問題。

3.檔案信息化管理與建設(shè)的相關(guān)制度不夠健全

如今，我國社會各界對檔案管理的信息化建設(shè)要求不斷提高，但檔案管理的各項工作始終沒有形成統(tǒng)一、規(guī)范的檔案信息化建設(shè)保障制度，這也是制約檔案信息化發(fā)展與建設(shè)的重要因素之一。各地區(qū)不統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)體制與制度會導(dǎo)致各地區(qū)檔案信息無法有效銜接與傳遞，這就大大增加了檔案管理的工作量，也不利于檔案資源的共享與充分利用。

二、推動檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的有效策略

1.完善檔案的信息化建設(shè)制度和體系

檔案信息化的建設(shè)體系和相應(yīng)的保障制度是確保檔案的信息化建設(shè)可以穩(wěn)步推進的關(guān)鍵所在。檔案的信息化建設(shè)需要在管理人員和相關(guān)部門充分理解檔案信息化的基礎(chǔ)上不斷完善與發(fā)展，制定適合我國檔案信息化管理的制定與體系，統(tǒng)一信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范各種管理工作，切實保證信息化的檔案管理工作可以最大程度上提升檔案的管理效益，提升檔案資源與管理系統(tǒng)的有效利用率，進而促進我國整體檔案管理水平的日益提升[1]。

2.強化區(qū)域之間的交流合作

我國各個地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展速率和水平各不相同，檔案管理的實際情況也會在一定差異。這就需要加強檔案信息化建設(shè)的區(qū)域合作與交流，充分發(fā)揮各地區(qū)的資源優(yōu)勢和技術(shù)優(yōu)勢，取長補短，查漏補缺，通過不斷的交流和學(xué)習(xí)產(chǎn)生積極的調(diào)控作用，不斷提高檔案信息化的建設(shè)水平與管理質(zhì)量[2]。

3.完善管理設(shè)備，優(yōu)化管理方式

要促進檔案信息化管理的建設(shè)與發(fā)展就需要在完善管理設(shè)備的基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化管理方式，不斷提升檔案管理的實效性、針對性與創(chuàng)新性。具體來說，要將檔案的信息化監(jiān)督與管理工作當(dāng)作是一項重要的系統(tǒng)建設(shè)工程，在檔案管理的日常組織規(guī)劃中，要根據(jù)實際需求和情況不斷調(diào)整管理方式，選擇合適的管理策略，提升檔案管理相關(guān)軟件及應(yīng)用的實用價值，完善電子檔案、電子文件的保存與管理工作，對檔案管理中的各種電子文件及檔案進行有效的疊加管理，創(chuàng)建內(nèi)部檔案的信息管理網(wǎng)絡(luò)。此外，要充分利用大數(shù)據(jù)以及云計算的技術(shù)，加強各區(qū)域的信息傳遞效率，提升檔案信息管理的時效性與互動性。檔案的管理工作離不開檔案資料的整理與收集，這就需要逐步實現(xiàn)并完善信息化管理的功能模塊，提高管理設(shè)備和系統(tǒng)的適配性，不斷引進先進科學(xué)的管理設(shè)備與管理技術(shù)，及時查找和解決檔案管理工作中存在的問題，規(guī)范檔案的歸類管理、檢索以及跨區(qū)域的資源共享等，從而全面提升檔案管理的信息化水平與質(zhì)量[3]。

4.提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)

檔案的信息化管理工作與管理人員的信息化素養(yǎng)直接相關(guān)，因此，加強檔案管理人員的信息化素養(yǎng)就成為加快檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。要加強管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度與深度，確保管理人員的具備足夠的信息化操作技術(shù)與應(yīng)變能力。此外，要為管理人員提供豐富多樣的外出學(xué)習(xí)與交流機會，開拓管理人員的眼界，不斷革新管理理念，提升管理能力。還要在加強管理人員綜合素質(zhì)、信息化運用能力的同時，重視管理人員的政治思想培養(yǎng)與教育，提高管理服務(wù)意識，鼓勵奉獻精神，通過有針對性的教育學(xué)習(xí)和講座等全方位提高檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，從而為檔案管理的信息化建設(shè)提供源源不斷的人才儲備力量[4]。

結(jié)束語

在信息化水平日益提升的當(dāng)下，檔案的管理與建設(shè)需要始終堅持信息化、數(shù)字化、模塊化的發(fā)展方向，將提升檔案管理的效率以及信息傳輸質(zhì)量作為重點突破口。要充分發(fā)揮檔案的信息化管理效益，加大對管理人員的培訓(xùn)力度，健全管理制度、完善管理模式，通過區(qū)域合作以及資源共享逐步推動檔案管理工作的有序發(fā)展。

參考文獻

[1]王芳，郭麗.新形勢下企業(yè)檔案信息化工作的管理與利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（8）：63-63.

[2]齊峰.淺談檔案信息化存在的問題及對策[J].卷宗，2019，9（9）：60-60.

[3]王其臣.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題與對策[J].科學(xué)與財富，2019，（11）：8-8.

[4]張佳燕.談檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].卷宗，2019，9（4）：15-16.