高校輔導員也要做學生檔案管理工作

魏玫

摘要：高校學生檔案管理工作對于學生來說是非常重要的工作環(huán)節(jié)，因為檔案記錄著學生在高校學習生活期間每一個過程的重要信息，在檔案中體現(xiàn)學生在每個學習階段學習能力以及學生學習狀態(tài)變化，對于學生后期在社會中尋找工作，為企業(yè)做出相應(yīng)的借鑒起著不可估量的作用。因此，高校教師和學生必須加強對學生檔案管理工作重要性的認識。本文筆者將對高校輔導員從事學生檔案管理工作給出幾條建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校輔導員;學生檔案管理工作;策略

前言：高校學生的檔案相當于是學生一份人生履歷，從小學到初中到高中以及到大學各個學習階段中，學生在各個階段學校學習生活中的所有的學習能力和學習狀況的表現(xiàn)都記錄在檔案里，比如學生從小到大獲得三好學生證書和相關(guān)嘉獎和獎狀，以及在學校期間違規(guī)狀況都有所記錄。但是，近年來隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，社會各行各業(yè)對于專業(yè)綜合型人才需求不斷增加，各高校也都在進行擴招，高校入學學生人數(shù)激增，使得學生檔案管理工作變得更加復(fù)雜繁重。

1制定詳細規(guī)章制度，明確責任分工

隨著各個高校不斷進行擴招，高校入學學生人數(shù)不斷增加，每年高校接收大量的學生檔案，如何將這些學生檔案進行保管和儲存，是每一屆高校輔導員都非常煩惱的問題，不僅要處理學生入學相關(guān)事宜，還要處理學生的檔案，導致高校輔導員的工作任務(wù)非常繁重，工作效率變得非常低。有時為了提高工作效率高校輔導員會找?guī)酌趯W校表現(xiàn)好的班級學生，或班委來幫助高校輔導員一起進行學生檔案管理工作，但是在實際工作中，由于學生對具體工作流程不太了解，導致出現(xiàn)學生在工作時缺少明確的責任分工，而高校輔導員由于工作過于繁忙，無法第一時間監(jiān)管到學生的檔案管理工作詳細進度和工作狀況，造成了學生檔案收集整理不全面，不規(guī)范的現(xiàn)象，需要二次返工，重新進行學生檔案管理工作，耗費了大量的時間和精力和人力。為了解決高校輔導員現(xiàn)在面臨的問題，在進行學生檔案管理工作時，高校輔導員可以結(jié)合本學院本專業(yè)本系學生入學情況，為學生制定詳細的學生檔案管理規(guī)章制度，幫助學生劃分責任分工，讓學生明確在檔案管理工作中自己具體應(yīng)該做哪些工作，都應(yīng)達到什么樣的程度，有相應(yīng)參照的學生檔案模板讓學生參照著來完成學生檔案管理工作，以此來提高學生檔案管理工作的工作效率，幫助高校輔導員教師減輕工作任務(wù)。

2引導學生重視自己的檔案

經(jīng)過大量的實踐經(jīng)驗總結(jié)，在高校檔案管理工作中一旦出現(xiàn)任何問題，歸根結(jié)底的原因，除了是學生兼職檔案管理學生疏忽大意之外，更多的是源自于入學高校的學生對自身檔案的重要性認識不足。由于學生在高校剛?cè)雽W時沒有整理好自己的學習檔案，學籍檔案中存在缺失，導致學生在畢業(yè)時，學生檔案需要進入公司企業(yè)，或者返回學生戶籍原籍時，總會出現(xiàn)各種各樣的問題。為了減輕后續(xù)工作中出現(xiàn)的各種問題，高校輔導員在為學生進行重建檔案時應(yīng)帶領(lǐng)學生一起進行檔案管理工作，將學生檔案中自己的信息和各項檢索的信息全部按照一定的順序進行整合，歸結(jié)出一份完整的學生檔案。在整理檔案的過程中，學生能夠?qū)ψ约簷n案的詳細情況有所了解，以及對于檔案中都需要具備哪些能力，以及以后在入職時企業(yè)會考察哪些項目，都有明確的了解，通過這樣的方式便于學生加強對學生檔案重要性的認識。鼓勵學生在高校學習生活期間，積極踴躍的參與到學校的各項教學活動中，提高自身專業(yè)素養(yǎng)，完美地填裝自己的學籍檔案，促進學生在畢業(yè)時能夠有一份非常完美的學籍檔案上交到企業(yè)。同時當學生畢業(yè)時，能夠順利的攜帶自己的檔案到新的工作單位，或回到原戶籍地原籍進行報道，最大程度減輕畢業(yè)生檔案管理困難問題。

3采用信息化檔案管理方式

目前為止，我國還有很多高校在進行生產(chǎn)檔案管理工作時，依然采取紙質(zhì)版的學生檔案管理方式進行儲存和保管，這種檔案信息管理方式，相對來說已經(jīng)過于老舊。紙質(zhì)版檔案管理方式最大的弊端就是需要有很大的空間將所有學生的檔案進行統(tǒng)一的存放和保管，對儲存的空間要求極高，要求學生每天寫檔案時必須使用碳素筆填寫，不易發(fā)生字體顏色蛻變，儲存應(yīng)放在陰涼干燥處，防止受潮或被雨水侵蝕，注意防火。一旦發(fā)生任何意外學生檔案，都有可能被牽連;另外當需要查找學生相關(guān)檔案信息時，還需要花費大量的時間和精力，從龐大的學生檔案信息中查找和翻閱，工作效率非常低下。隨著科學技術(shù)水平和信息技術(shù)不斷發(fā)展，數(shù)字化信息化教學管理方式已經(jīng)成為現(xiàn)階段我國教育行業(yè)中的熱門教育方式。為了提高高校學生檔案管理工作的工作效率，提高學生檔案管理工作質(zhì)量。高校輔導員教師也應(yīng)與時俱進，積極將學生檔案管理工作與信息化技術(shù)手段相融合，取締傳統(tǒng)紙制版學生檔案管理方式，采用信息化檔案管理方式，將學生的學生檔案中的學生信息錄入到電腦中或者直接采購學籍檔案管理相關(guān)的軟件系統(tǒng)，在進行學生檔案管理錄入工作時，直接讓學生到學校微機室，將已經(jīng)掃描好的所有的檔案信息錄入到信息系統(tǒng)中，高校輔導員以及相關(guān)檔案信息管理工作人員，對學生上報的信息工作進行二次審核，從而提高工作效率。

總結(jié)

綜上所述，學生檔案管理工作對于學生來說，有著非常重要的影響和意義，關(guān)系著學生的過去、現(xiàn)在、與未來的發(fā)展，高校輔導員應(yīng)對學生檔案管理予以足夠的重視，學生的學籍檔案工作并不是一朝一夕就能夠完成的事情，是縱橫在學生大學四年在高校學習生活中的每一天，為此高校輔導員應(yīng)加強思想建設(shè)，不斷提高自身專業(yè)能力素養(yǎng)，提高檔案管理工作意識、學習借鑒相關(guān)工作經(jīng)驗，提高檔案管理方式和檔案管理效率。

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