新時期中職學校檔案管理存在的問題及對策

胡梨芳

摘 要：中職院校內部與檔案管理有關的工作可以說是衡量學校整體管理水平與教學質量的重要準則。目前，中職院校面臨教學體制的重大改革，其他管理工作也需要面臨更新、更高的要求，所以在互聯網背景下優化和完善檔案管理方面的工作，來適應中職院校內部教學體制的發展和改革顯得非常重要。本文分析了現階段中職院校在檔案管理工作中存在的問題，并對互聯網形勢下如何做好檔案管理工作提出了一些建議。

關鍵詞：新時期;中職院校;檔案管理

一、引言

檔案指學校內部的教研教學活動及各項管理工作中直接形成的且具備一定參考價值的圖紙、文字、材料、聲像、計算數據和表格等資料，主要包括財務檔案、文書檔案、人事檔案和教學檔案等類型，可以說是學校發展和管理過程中的關鍵性信息資源。開展檔案管理的相關工作能夠記錄中職院校的發展歷史，是維護中職院校合法權益和經濟利益的重要途徑。

二、互聯網形勢下中職院校開展檔案管理工作的主要內容和積極影響

（一）主要內容

中職院校內部實施檔案管理工作主要是采取科學化的方法和原則對檔案進行管理，以達到為學校經營和發展服務的目的，其工作的主要內容包括對檔案信息的保管、整理、檢索、編目、鑒定、征集與接收、利用和統計、研究和編輯等。

（二）積極影響

首先，互聯網的應用使中職院校在實施檔案管理工作時可以有更多技術層面的參考。互聯網技術的飛速發展和進步衍生出了多元化的技術，它們能大幅提升檔案管理工作的開展效率，真正實現檔案的數字化、信息化、電子化和現代化。其次，能夠為檔案管理工作的有效開展指明方向。中職院校的檔案管理人員受到互聯網思維的持續影響，可以脫離傳統的檔案管理思維和模式，采取互聯網技術進行檔案管理，能夠使中職院校內的檔案管理實現升級與轉型[1]。

三、中職檔案管理工作中存在的問題

（一）中職院校領導層對檔案管理工作的價值認識不足

就中職院校現階段開展檔案管理工作的現狀而言，領導層對于檔案管理工作重要性和價值的認識不充分、不到位，只單純認為學校是教書育人的場所，不是教育領域的管理部門，實施檔案管理對學校的日常工作與未來發展沒有促進作用，所以也沒有做過多要求。

（二）檔案管理部門工作人員數量配備不足且職業素養較低

目前，中職院校內從事檔案管理的專業人員嚴重缺乏，有些學校內從事檔案管理工作的僅有一名專職人員，還有些工作人員只是從其他部門臨時借用處理檔案工作的。部分從事檔案管理的人員所學的并不是檔案專業，也沒有與檔案管理相關的從業資格證，既沒有上崗資格又缺乏全面系統的職業培訓，從而導致檔案管理人員無法有效、科學地獲取管理中職檔案的技能，從而使中職的檔案工作很難真正實現高效化和科學化[2]。

（三）檔案室的硬件設備不達標

部分中職院校存放檔案的地方缺乏硬件設備，但其所應具有的防盜、防潮、防霉、防火和基本通風條件都無法達標，而且檔案材料存在無序存放的問題，這也為檔案的后續管理與使用帶來了安全方面的隱患。同時，保管檔案材料的設施十分陳舊，有些學校保存檔案的儲藏柜是在多年以前購置的，甚至是用木頭箱充當的。檔案管理的硬件設施不夠規范，這在很大程度上限制了檔案材料保管工作的高效開展[3]。

（四）檔案信息存在載體結構比較單一的問題

目前，很多中職院校對檔案室的管理方式存在落后單一的問題，不少中職院校還是依靠人工操作的方式進行管理。在檔案立卷和歸檔以后，需要依靠管理人員手動進行編目和分類，這種手工抄寫的方式比較落后，會增加學校進行檔案管理的時間和工作量，也會大大降低處理檔案的效率，這種落后陳舊的檔案管理形式會使工作人員無法高效地利用和開發學校內的檔案資料，而且也會使后續查閱檔案的工作變得效率低下，程序煩瑣[4]。

四、中職院校開展檔案管理的有效路徑

（一）增強檔案管理人員的網絡意識

目前，有不少中職院校內的檔案管理人員仍未意識到在工作中應用互聯網這種新興技術的價值，依舊采取傳統的工作方法和模式，但這種完全依靠人工完成的檔案管理方法存在檔案整理過程煩瑣、檔案整體利用率不高和收集檔案比較困難等諸多問題。基于此，中職院校需要增強檔案管理人員的網絡意識，具體從下面幾個環節著手。

第一，轉變檔案管理人員的工作思維。工作人員應當把過去采用的檔案整理、檔案歸檔和檔案收集等方式作為前提和基礎，逐漸在工作的整個過程中引入互聯網思維。同時，管理人員可以應用多元化的網絡資源，創建共享資源的互聯網系統，并以此為中心，將整個中職院校作為輻射和服務的范圍，使檔案資源的利用率能夠得以提升，還應當把網絡資源和共享方式進行緊密結合，以實現對檔案文件的網上查詢。其次，應當把不涉及本校機密文件作為前提和基礎，進一步擴展服務范圍，向社會提供共享檔案的服務。在檔案管理的整個過程中，工作人都需要將互聯網的實際發展需求作為主要工作方向[5]。第二，增強檔案管理人員網絡安全防護方面的意識。首先，應當正確設置網絡防火墻，對計算機的聯網過程和共享過程進行嚴格審查，應當以受控訪問的方式來確保檔案資料的可靠性、完整性以及保密性，避免發生信息泄露等不良現象。其次，檔案管理工作網絡化的關鍵在于有效應用計算機技術和互聯網技術，所以中職院校應當進一步加大開發檔案管理軟件方面的資金投入，以提升檔案管理工作的整體效率[6]。

（二）建設檔案的網絡化管理系統

目前，中職檔案管理系統主要是來源于上級部門，其自身并未形成一個合理化、統一化的檔案管理系統。運用這種檔案管理系統進行工作，一般只能實現對單一目錄的搜索，無法完成對檔案資料的深度挖掘分析以及網絡存檔，這種檔案管理系統由于存在一定的局限性，導致中職院校內檔案管理工作受到了嚴重影響。互聯網形勢下中職院校需要創新檔案管理的方式，舍棄過去所采用的傳統檔案管理系統，建設網絡化的管理系統，使檔案資料的真實性和完整性得以保障。

中職院校應當從以下幾個方面來建設網絡化的檔案管理系統。第一，應當建設系統模塊。一般來講，系統模塊包括光盤制作模塊、數據轉換模塊、檔案節約和銷毀模塊、統計報表模塊、錄入數據模塊、系統設置模塊、權限管理模塊和整編組件模塊等，能夠在互聯網中實現實時瀏覽和檢索文件、圖像和檔案圖形的功能，并在權限允許的范圍內下載檔案。第二，設計管理系統對應的功能。檔案管理系統主要的功能有文檔排序、集中存儲、顯示模式、目錄結構、版本管理、全文搜索、多文件上傳、文檔設計、自動編號、文檔編輯器、摘要及縮略圖、文檔鏈接、office集成、權限管理、存儲加密、關聯文檔、文檔借閱、規則應用和多媒體查看等，應將以上這些功能作為基礎提供借閱服務，并設置歸還和催還等一些附加功能。第三，網絡化檔案管理系統需要提供共享檔案的平臺，讓有查閱和使用檔案需求的人員可以得到滿足。

（三）加快檔案管理工作的信息化步伐

目前，不少中職院校都是根據上級部門的管理標準來實施檔案管理工作的，就高校自身的管理來說，他們還未根據互聯網時代的實際發展需求來制定出合理化的標準。由于缺乏統一標準的參考，導致中職院校難以實現高效管理檔案的目標。基于這種情況，中職院校必須加快檔案管理工作信息化的步伐。所謂檔案管理工作的信息化指的采取信息技術來提高管理工作的整體水平，在互聯網中制定檔案管理與檔案服務的基本框架和方法，拓展中職檔案的服務范圍。

加快中職檔案信息化管理的步伐，應當從下面幾個方面著手。第一，實現檔案的信息化，應當采取數據庫、數據壓縮以及高速掃描等手段，把紙質文檔和聲像檔案轉化成有一定順序的信息化數據庫，同時檔案目錄和檔案全文也應當實現數字化，便于后期的查詢和利用。第二，建設中職院校檔案管理網站。中職院校可以在公共服務類型的網站上建設一個站點，并以此為中心開展檔案服務和檔案宣傳工作。這個檔案管理網站的功能有服務、宣傳和交流等，其工作內容涉及檔案機構、檔案利用服務、檔案工作以及檔案資源等相關信息。第三，建設全數字化的檔案館。這個數字化的檔案館主要由電子文件和檔案組成。首先，應當收集多種類型的檔案信息，初步建成數據資料庫，對數據庫的輸出及輸入方式進行確認。其次，對檔案庫內的檔案資料以數據轉換方式進行管理，將集成機制作為核心，以突破各管理部門之間存在的限制，實現管理科學化、采集自動化、利用便捷化和存儲安全化等。

五、結語

目前，中職院校實施檔案管理方面的工作存在諸多問題，需要以互聯網技術作為手段來實現檔案管理的信息化與電子化，在保障檔案資料可靠性與安全性的同時，進一步提高檔案管理的工作效率，為整個中職院校乃至全社會提供檔案方面的服務。

參考文獻：

[1]任輝.加強中等職業學校檔案管理的幾點思考[J].考試周刊，2018（60）：45.

[2]林玉茹.利用信息技術提升中職學校檔案管理質量[J].現代職業教育，2018（10）：78.

[3]黃冬艷.中職學校檔案管理信息化的研究[J].好家長，2018（84）：62.

[4]李鳳.淺析中職學校檔案管理現狀及其應對措施[J].科學咨詢（教育科研），2019（5）：81.

[5]王維祥.基于互聯網時代下的中職學校檔案管理[J].中國校外教育，2019（6）：317.

[6]陳洪亮.中職學校檔案工作的規范化、標準化管理策略思考[J].辦公室業務，2017（13）：121.