檔案數字化前整理編目工作存在的問題與對策研究

陳靜

摘 要：如今科學技術在不斷快速發展，人們也在對科學技術進行不斷創新，對于現代的社會起到重要作用，檔案數字化在檔案管理工作上有著重要作用，檔案數字化對于檔案管理來說是一種新型方案管理觀念，這就需要將檔案數字化技術編入到檔案管理中加以融合進行探索研究。

關鍵詞：檔案數字化 檔案整理編目 現狀分析 研究策略

中圖分類號：G271.6文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）02-00-01

目前教育機構在不斷進行改善調整，現在社會對于人才需求已經比較廣泛了，對人才需求到了嚴謹時刻，所以要想自己成為一名現代化應用型人才，就要對檔案數字化下點功夫，激發自己在社會上能生存下去的價值力。對檔案數字化有新認知、了解檔案數字化的重要價值，現在檔案數字化已經對檔案編目工作及改革和實踐，需要對其進行深刻研究，對檔案數字化進行徹底分析，同時看它有何問題，對其進行深入解決。

一、檔案室整理編目工作的問題分析

1.檔案管理室資料復雜龐大難以梳理

檔案資料管理室本身就雜亂繁瑣，而且資料相對十分廣泛，若是將檔案數字化應用于檔案資料管理室中可對整個資料室進行梳理，對不同類型資料進行分類整理，檔案人員掌握這種方法后可進行全面操控[1]。目前人們的邏輯和創新能力正在不斷改善，所以檔案數字化有效培養了人們對邏輯思維和創新能力進行改善方法的好用途，人們對于檔案室中資料進行整理掌握全面信息有些壓力，所以檔案數字化的出現將這一問題完善解決，融入到了檔案資料室中對這些資料進行整合。

2.檔案管理機制的不完善

無論什么工作都需要管理機制才能有效規范工作，檔案管理工作人員需要建立起合理的檔案管理機制來規范每位工作人員的日常工作行為，杜絕在檔案管理工作中出現違法亂紀或是對規章制度不遵守之人，積極開展管理機制工作，管理機制規章制度需要進行全方面實施加強管理機制，讓每位工作人員遵守規章制度。工作人員會把管理機制運用到日常生活當中，將管理機制合理有效開展下去。

二、提升檔案數字化前整理編目水平的手段

1.完善檔案工作管理機制

如今檔案室正在日益發展也將檔案數字化融入到了工作中，利用了科技力量將檔案室信息整理進行數字化信息編程，已經形成了獨立的體系，在完善檔案工作管理上給予了很大幫助[2]。未來希望能將檔案管理機制進行去全方面數字化信息開展，傳播此檔案工作管理機制手段為更多受眾人群進行受用。

2.保證檔案管理工作的運行平穩性

在開展檔案管理室數字化管理系統操作中工作人員要進行定時查詢，檔案數字管理系統的運行平穩性和聯系性，這兩者是相互影響著決不能出現任何錯誤，若是其中一個部門運作失控就會將另一個系統牽連其中，想要顧全大局就需要將各個系統進行預先調控，預防出現問題工作人員要進行循環調整，這才是最有效計策。檔案管理室系統若是出現了安全問題，工作人員就要進行有目的的排查確保檔案工作管理系統沒有異樣問題，出現問題要進行及時維護保證檔案管理系統在工作上能平穩運行。對檔案管理室系統中心進行排查避免在維護中出現漏洞，要引入新的科技手段來進行防護病毒入侵，這才能保障檔案管理系統中心安全運行。

3.加強檔案管理人員的素質教育

現在隨著科技正不斷發展壯大，新型科技手段也層次不窮出現在人們的視野中，這些新型手段融入了人們生活和工作中同時也普及運用到了檔案管理上。新型科技手段也正被人們所接納，這也需要檔案管理人員能有更好地素質來進行有效開展工作，二次學習專業技能的機會是提高自身素質最好的過程，自己會在整體團隊中不斷進步學習，技術能力手段將會更加完善得到全面發展動力，對數字化管理系統進行加強創新，降低問題的出現率，能更完善、高效開展工作。

4.增加檔案數字化的設備

檔案數字化要在檔案管理中開展有效工作，就必須具有數字化設備來進行開展實施，這就要求管理工作人員擁有眾多學術知識進行參與，工作人員在參與中會受到數字化設備的影響，在進行檔案數字化工作活動上一些基礎數字化設備還是需要的，否則這項檔案數字化工作活動將無法開展下去[3]。但設備需要大量資金投入，這就需要重視進行經費增加這才能采用足夠的設備，所以要注重經費問題，對專業檔案數字化人員進行素質教育，讓專業人員合理對經費能夠合理使用，以最小的付出來獲取更有效的利益結果。

5.要增強數字化檔案信息的組織建設

目前面對龐大的檔案信息數字化建設，單靠一個檔案部門實施運行是不夠的，要想更加完善這項體系，就需要建設數字化檔案部門和組織來進行相互協調工作，分工合作有序開展對信息數字化檔案進行分化、篩選、整合等，避免在建設部門中出現資源重復現象，實現資源共享目標計劃。

6.要有技術方面的支持及培養一批專業的技術人員

要想進行檔案數字化系統就需要對系統內部軟件、硬件有認知、了解，計算機、掃描儀等軟件配置、軟件功能和操作、質量和效率等這一系列問題，技術人員都應該具有解決能力，對檔案技術人員進行知識結構、掌握數字化系統知識和業務能力等都要全方面培養，這樣技術人員在進行數字化操作中能更好展開工作，技術人員技術水平也會進一步

提升。

7.加快檔案數字化建設的發展策略

建設數字化檔案來進行完善檔案信息體系，方便群眾能有效獲取信息，對檔案信息在網上實施有效、快捷方便的檔案管理模式，現在我國檔案管理模式正處于發展階段，檔案數字化建設還存在這不少問題，這就需要對檔案數字化系統建設進行標準化實施，積極推進檔案數字化建設，對檔案數字化建設要加強關注，利用網絡優勢來完善檔案系統數字化體系設備。

綜合上述，檔案管理室數字化管理的技術有效開展，對檔案管理室系統研究數字化系統中要對數字化系統管理進行穩定和強化，完善資料檔案中的穩定性和密切聯系，強化系統中所出現的任何問題，預防管理系統發生問題，在發生問題前工作人員要進行系統排查已解決問題為主。

參考文獻

[1]周映艷.檔案數字化建設中存在的問題及應對策略[J].城建檔案，2018（05）：23-24.

[2]丁勇，李平.淺論館藏檔案數字化前期工作中存在的問題和對策[J].天然氣勘探與開發，2013，36（1）：69-71.

[3]喻春生.對民國檔案數字化前整理工作的幾點思考[J].北京檔案，2016（01）：20-21.