職業院校財務共享服務中心的科學構建探究

陸煒淵

摘要：隨著我國經濟的快速發展，建立財務共享服務中心成為大部分集團企業首選的財務處理模式。近些年來，我國對職業教育的財政投入不斷加大，社會各界的資金注入也持續增加，職業院校資金來源呈現出多元性、上升性的趨勢，在推動職業教育發展的同時，也導致財務管理變得更加復雜。因此，基于共享理念，建設財務共享服務中心成為現代職業院校的一個重要的發展趨勢。“互聯網+”時代的到來和大數據技術，為構建財務共享服務中心提供了技術支撐，各大院校要積極構建自己的共享財務管理與服務系統，提升財務管理的水準和效率，為學校決策提供功能更為精準的數據和服務。

關鍵詞：職業院校;財務共享;服務中心;構建策略

一、財務共享服務中心目標

顧名思義，財務共享服務中心就是打造可以對財務核算、報銷申報、財務預決算、資金管理等財務信息進行集中管理，相關部門可以共同使用和管理這些信息的平臺。財務共享服務中心最先是在跨國企業中運用的，可以滿足總公司跨地域對世界各地的子公司進行監管，對各地子公司進行資源優化配置，利用大數據和云計算技術，對公司的各項財務數據進行管理，提升公司的財務管理水平和效率，省去了大量的人工核算成本，節約了公司的開支。財務共享服務中心的主要管理目標是對財務管理流程，運用集中處理的方式對各財務系統中重復性的信息進行處理，避免財務計算的重復性;設立專門的財務共享服務中心工作人員，一方面是做好財務系統的維護，另一方面是對財務管理工作進行優化;財務共享中心可以實現財務事務的職能化、精準化處理，提升財務管理的俠侶，節約企業成本，提升經濟效益。

隨著國家對職業教育的重視支持，職業院校的辦學規模、資金來源上在逐年擴大，很多職業院校都出現了跨地區辦學、異地辦學的情況，這和跨國企業和大型企業財務管理現狀非常相似，因此，職業院校可以借鑒企業財務共享服務中心的模式，構建職業院校財務共享服務中心，建立基于大數據技術的財務共享服務中心，可以實現跨部門資源共享、各個部門寫作、精準化數據管理等功能，提升職業院校財務管理水平。

二、構建財務共享模型的運作流程

職業院校的辦學資金很大一部分是來源于國家財政撥款，構建財務共享服務中心的第一步，首先就是要結合本校的辦學特色和財務職能部門設置等實際情況，構建財務共享模型，本文以構建財務報銷流程為例進行模型構建流程的闡述。

（一）明確報銷系統的受眾群體

筆者認為職業院校的報銷系統主要是分為四個層次，學校管理層主要負責風險把控，對財務共享服務中心的信息有管理權限;第二層是共享系統維護人員，負責財務信息集成任務、確保云計算的護理開展;第三層為學校的財務管理人員，運用大數據和云計算技術，對各個專業、部門的報銷申請憑證等數據進行審核;第四層為用戶層，通過人像采集、指紋錄入等信息采集系統，和有資金往來的下屬的二級學院，例如跨地區校區、銀行、教師個人等用戶建立聯系。（見圖1）

（二）構建財務共享服務中心云平臺

個人用戶提交自己的報銷申請和憑證，由二級學院云財務平臺財務工作人員按照相關報銷規定進行審核，報銷手續憑證齊全的可以直接入賬，交由院校財務部門財會人員進行復核，合格以后可以利用云平臺對報銷申請人予以報銷，把相關報銷票據進行歸檔，登記好報銷的日期、事由、金額，最終由管理層進行最終審核，管理層要不定期對財務共享服務中心的賬目進行抽查，履行外部監督職責，確保財務管理工作順利開展。

三、職業院校構建財務共享服務中心的優勢

（一）職業院校信息系統相對比較完善

目前大多數的職業院校基本上實現了校園信息化，很多學校的財務管理工作實現了信息化，這為構建財務共享服務中心提供了技術基礎。職業院校可以立足于自身的校園信息網絡，搭建財務管理共享服務平臺，利用學校信息網，實現數據采集、財務審批、資金往來查詢、風險管控等財務業務。

（二）職業院校教職工文化素養較高

職業院校的教職工都接受到高等教育，對于大數據、云計算等信息技術都有一定的了解，這位構建財務共享服務中心提供了專業人才。財務共享服務中心對于大多數院校來說還是比較陌生的，需要一定時期的調試階段，需要管理層、財務管理人員、教師進行密切配合，不斷優化財務共享系統，提升其服務質量，也可以完善職業院校財務管理工作。

（三）職業院校對簡化、提升財務管理制度有強烈訴求

大多數職業院校學生和教師隊伍人數眾多，財務管理工作的壓力很大，職業院校財務管理一般是把財務預算和決算分離開來，財務報銷程序繁瑣，需要層層上報領導進行審批簽字，嚴重影響了財務管理工作的效率。財務共享服務中心可以通過大數據和云計算，簡化財務報銷程序，減少人力方面的支出，可以為學校開源節流，實現財務共享的效益最大化。

四、職業院校財務共享服務中心的風險管控

（一）建立財務共享數據安全系統

職業院校的財務共享服務中心，是建立在開放型的互聯網平臺上，這勢必會帶來信息泄露的風險。財務數據是財務管理工作的命脈，為了確保財務工作的樹林開展，我們就要做好財務共享平臺的數據安全管理，建立風險管控機制。風險把控一方面指的是做好財務共享系統的數據安全管理，增強防火墻設置，定期做好財務共享中心系統的升級和維護。另一方面是要建立各個部門之間的互相監督制度，做到各個部門職能獨立，強化部門之間的互相監督。

（二）建立績效考核和評價機制

構建財務共享數據服務中心把財務管理工作和日常教學工作分離開來，學校和二級學院的財務聯系就要依賴服務平臺來完成，這在一定程度上會削弱學校對二級院校財務人員的管理。筆者認為應該建立完善的績效考核制度，對所有財務管理工作人員進行月度、年度考核，表現優異的給予獎勵，激發他們對財務工作的熱情。針對一些存在工作失誤的人員予以通報批評或者處罰，督促財務工作人員嚴守財務工作準則，做好財務共享服務中心的管理與服務。

五、職業院校財務共享應用RPA的展望

RPA是目前大多數大型企業采用的財務管理系統中常用的工具，簡單來說就是一種財務機器人，可以自動進行財務數據的輸出和管理，進行自主入賬管理。財務共享服務發展的三部曲就是：復雜的事情簡單化，簡單的事情標準化，標準的事情智能化，而RPA財務機器人幫助財務共享服務實現了最后一步。職業院校可以效仿這一模式，在財務共享服務中心采用RPA財務機器人，根據各級院校用戶提供的數據模板，機器人進行自動識別與分析，將有效數據自動導入到核算系統，生成記賬憑證，提升服務中心管理的智能化。RPA機器人可以運用于財務共享服務中心的應收賬款、管理財務報表、稅務管理、費用報銷、資金管理、固定資產等財務事務的處理，屬于比較專業的財務管理工具，對于財務人員的專業素養要求比較高，職業院校想要運用RPA技術還是需要進行充足的準備。人工智能是目前財務管理工作的主流趨勢，也是未來職業院校財務管理工作改革的重點，要積極推廣財務共享服務平臺的建設，融入人工智能技術，提升財務管理水平。

六、結語

總而言之，建立財務共享服務中心能夠有效地解決職業院校在財務服務與管理中的多種問題，改變以往財務處理方式在空間上和時間上的局限性。在大數據的背景下，職業院校必然要依托財務共享服務中心，以提高財務管理效率，促進財務業務的流程化、信息化、高效化，保障學校健康有序的發展。

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