辦公室精細化行政管理的有效措施

張樹兵

【摘要】精細化管理是根據(jù)社會經(jīng)濟實際發(fā)展而出現(xiàn)的一種特殊管理模式，主要旨在使制度精細化、目的具體化，從而確保每個工作環(huán)節(jié)的正常運行。辦公室管理人員在具體實施時，除了需要自身具有良好的職業(yè)素養(yǎng)和較高的職業(yè)技能，還需要其對企業(yè)運行具有一個全面的認識，然后根據(jù)實際情況制定相應的制度體系，從而提高辦公室工作質量，促進國有企業(yè)競爭力的提高。

【關鍵詞】辦公室 ?行政 ?精細化管理

“精細化”管理不僅是現(xiàn)代管理的最新風向標，同時它也是未來辦公室行政管理工作的終極發(fā)展目標，其特點主要是通過科學有效的管理作為執(zhí)行依據(jù)，通過準確、嚴格、精細的管理來最大程度上節(jié)約成本，還能夠全面提升企業(yè)管理的水平與效率。在市場經(jīng)濟全面快速發(fā)展的今天，企業(yè)在經(jīng)營與發(fā)展的過程中，面臨著激烈的競爭，企業(yè)必須注重企業(yè)管理質量，優(yōu)化企業(yè)管理成效。辦公室行政管理是企業(yè)管理的基礎，只有實行精細化管理，才能從源頭上優(yōu)化企業(yè)管理成效，確保企業(yè)各個部門銜接有序，推動企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

一、概述

精細化管理是常規(guī)管理的深入化發(fā)展。對于現(xiàn)代化的企業(yè)而言，大力推動辦公室行政管理工作的精細化發(fā)展進程是尤為重要的，是企業(yè)內部管理工作的必然發(fā)展方向。辦公室行政管理精細化就是將科學管理的理念和精細化管理的思想充分融入企業(yè)的各個環(huán)節(jié)之中的管理模式。辦公室行政管理精細化的本質就是將相關的管理工作做精、做細，以此來有效提升企業(yè)的整體管理水平。通過辦公室行政管理精細化的有效實施，不但能夠有效提升辦公室行政管理工作的效率，還能夠逐步降低企業(yè)的管理成本，因此，辦公室行政管理精細化是促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

二、我國辦公室行政管理的現(xiàn)狀

在我國現(xiàn)代辦公室管理體系中，一直沿用傳統(tǒng)經(jīng)驗式管理模式，管理內容、形式及方法一成不變，難以有效推進行政主體對適應新形勢下的行政管理工作的進程，不利于行政主體的健康發(fā)展，極大降低行政管理質量及效用，分化各部門間的權利及責任，為未來管理工作埋下諸多隱患。以管理內容及形式層面上進行分析，主要有以下問題： 首先是制度不完善。管理制度是行政管理關鍵組成部分，是通過行政化手段，以利用靜態(tài)措施規(guī)范人員行為及言談。管理制度不完善特別在職責劃分層面、績效評估層面，無法構建完善的管理制度，將導致部門職責劃分模糊，處理關鍵事務時，部門間或人員間會存在相互推諉拖沓的問題，不利于上級任務及指示的有效落實，為行政主體管理工作帶來沉重負擔。而面臨重大問題時，又無法有效追責部門或人員，對行政主體威信產(chǎn)生嚴重影響。甚至促使其他相關管理制度流為形式，增加辦公室行政管理負擔。最后是辦公室行政管理員工或人員專業(yè)化水平低下、管理意識匱乏、職業(yè)素養(yǎng)不高、行政管理質量及效率有限等。辦公室人員是辦公室行政管理的主體，相關工作人員不能擁有良好的職業(yè)意識及能力，將限制行政管理工作推進行政主體機構發(fā)展的步伐。

三、辦公室精細化行政管理措施

（1）構建完善的規(guī)章制度體系。企業(yè)要實現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細化，就要構建出完善的規(guī)章制度體系，以此來為精細化管理提供有效的依據(jù)，促進精細化管理方案的順利實施。首先，要結合辦公室行政管理工作的具體內容來制定出相應的規(guī)章管理制度。在此過程中，首先要構建出完善的責任體系，明確各個工作崗位的工作職責和工作標準，確保權力和責任能夠保持一致。然后要對辦公室行政管理工作的流程實施相應的優(yōu)化，將現(xiàn)代化管理的理念融入各項工作流程中，確保各項工作都能夠嚴格地按照流程運行。其次，要對企業(yè)各項工作制度的執(zhí)行情況進行有效的監(jiān)督管理，制定出行之有效的監(jiān)督管理制度，以此來有效加強企業(yè)各項規(guī)章管理制度的執(zhí)行力度，促進精細化管理的貫徹落實。最后，充分利用各種現(xiàn)代化信息技術手段來構建出完善的行政辦公信息系統(tǒng)，以此來有效推動辦公室行政管理工作的信息化發(fā)展進程，為精細化管理的順利實施提供強大助力。

（2）加強企業(yè)文化的建設。對于現(xiàn)代化的企業(yè)而言，企業(yè)文化是尤為重要的。通過企業(yè)文化的建設，不但能夠有效提升企業(yè)員工的綜合素質水平，還能夠有效提升企業(yè)員工對于企業(yè)的歸屬感和責任感，使其能夠全身心地融入企業(yè)的發(fā)展過程中，進而促進其工作質量和工作效率的提升。精細化管理其實就是一種企業(yè)文化的體現(xiàn)，因此，企業(yè)要實現(xiàn)辦公室精細化行政管理，就一定要將企業(yè)文化建設融入精細化管理的實施過程中。首先，企業(yè)在開展辦公室行政管理工作的過程中，要遵循放大抓小的管理原則，從細節(jié)方面來推動精細化管理的逐步深入，放手讓員工去做起其職責范圍內的事情，領導只需要負責監(jiān)督管理即可。其次，企業(yè)在開展企業(yè)文化建設的過程中，首先要不斷加強辦公室文化環(huán)境的建設，為企業(yè)員工營造出良好的工作氛圍，然后要不斷加強企業(yè)精神的建設。在這種情況之下，既可以加強企業(yè)文化建設，又可以促進精細化管理的順利實施。

（3）提升員工的綜合素質水平。企業(yè)要確保精細化管理的順利實施，就要不斷提升企業(yè)員工的綜合素質水平。首先，要定期組織員工開展相關的培訓教育工作，以此來有效提升企業(yè)員工的職業(yè)技能和職業(yè)素質;其次，結合員工的工作內容制定出相應的工作目標，促使其逐步養(yǎng)成良好的工作習慣;其次，培養(yǎng)員工的經(jīng)濟化意識，從而有效地為企業(yè)節(jié)約不必要的成本支出，促進精細化管理的順利實施。

在現(xiàn)代社會發(fā)展過程中，辦公室行政管理實現(xiàn)精細化管理，可以有效解決辦公室行政管理工作中存在的一些混亂情況，有效的匹配行政管理工作崗位、職責和人員，實現(xiàn)管理成本的節(jié)約及管理效率的提高，為辦公室各項工作的有序開展奠定良好的基礎。在實際工作中，還要強化制度建設，并對崗位職責進行細化和明確，全面提高辦公室人員的綜合素質，確保辦公室行政管理精細化水平全面提升。

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