加強人事代理檔案管理工作的思考探索

王海云

摘? 要：隨著社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，各個企事業(yè)單位對于人才的需求越來越大，人才的流動也是越來越頻繁。因此，人事代理檔案管理工作受到了社會各界的廣泛關(guān)注。現(xiàn)階段，我國人事代理機構(gòu)檔案管理工作仍存在一些不足，亟待完善與解決。本文結(jié)合自身工作經(jīng)驗，就加強人事代理檔案管理工作水平和質(zhì)量展開探討和分析，以期推動人事代理行業(yè)的長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展，對未來人事代理檔案管理工作的發(fā)展改進(jìn)提出可借鑒的經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：人事代理? 檔案管理工作? 思考? 策略

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2020）08（a）-0180-03

Abstract： With the continuous development and progress of society， the demand for talents in various enterprises and institutions is growing， and the flow of talents is also becoming more and more frequent. Therefore， the file management of personnel agency has been widely concerned by all walks of life. At present， there are still some deficiencies in the file management of personnel agency in China， which need to be improved and solved. Based on my own work experience， this paper discusses and analyzes how to strengthen the level and quality of personnel agency file management， in order to promote the long-term and stable development of personnel agency industry， and puts forward some useful experience for the future development and improvement of personnel agency file management.

Key Words： Personnel agency; Archives management; Thinking; Strategy

人事檔案管理是一項十分重要的工作內(nèi)容，而人事代理機構(gòu)又作為被委托代理的服務(wù)型機構(gòu)，因此提高其檔案管理質(zhì)量具有十分重要的意義。人事代理制度已實行數(shù)年，為我國人力資源優(yōu)化配置起到了十分積極的促進(jìn)作用，但我們也認(rèn)識到其中檔案管理工作還存在一些弊端和不足，需要進(jìn)一步優(yōu)化和提升。

1? 人事代理檔案管理工作的重要性

人事代理機構(gòu)是一個服務(wù)型機構(gòu)，以企業(yè)單位和個人為服務(wù)對象，是我國市場經(jīng)濟(jì)體制下相配套的新型人事管理模式。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷完善，人力資源市場需求也在不斷增加，由此也帶來了日益頻繁的人才流動。人事代理制度的出現(xiàn)，不僅減輕了企業(yè)人事事務(wù)工作的投入，同時也加強了個人的“流動性”，有效推動了社會的持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。

眾所周知，人事檔案是記錄著一個人的學(xué)習(xí)、工作和資歷等重要信息，同時也關(guān)乎個人未來發(fā)展，因此必須對其進(jìn)行科學(xué)、有效管理。在人事檔案管理工作中，檔案信息收集、整理、鑒定、保管等每一個環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)格有效落實，任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都將造成難以補救的影響，因此人事檔案管理對工作人員專業(yè)能力有著較高要求。由此可見，加強人事代理檔案管理工作，不僅是提高檔案管理安全性與有效性的重要舉措，同時也有利于提高人事代理機構(gòu)服務(wù)水平的全面提升。

2? 當(dāng)前人事代理檔案管理工作存在的不足

雖然人事檔案管理工作對于個人的重要性不言而喻，但是當(dāng)下的人事代理檔案管理機構(gòu)尚存在著一些管理方面的不足，如管理的制度和人員等方面，亟需人事代理檔案管理機構(gòu)進(jìn)行改進(jìn)。只有先分析清楚問題的來源，才能更好地進(jìn)行問題解決工作。

2.1 檔案管理制度有待完善

從管理角度來說，只有具備一套科學(xué)完善的管理制度，才能提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。檔案的管理工作中制度的科學(xué)性，直接影響到之后的檔案管理工作能否更加高效安全地進(jìn)行。但就當(dāng)前人事代理機構(gòu)而言，其人事檔案管理制度并未建立健全，對于相關(guān)人員的權(quán)責(zé)劃分不是很明確，且存在著許多重復(fù)多余的檔案審查工作，這些制度上的不足直接導(dǎo)致了檔案管理工作的滯后性，由此也導(dǎo)致了相關(guān)制度和條例難以對管理人員進(jìn)行有效約束。在此環(huán)境下，許多工作人員工作態(tài)度不端正，同時在采集、錄入及存儲等工作中極易造成個人檔案資料的疏漏和丟失，給人事檔案管理工作帶來十分負(fù)面的影響。

2.2 檔案管理職責(zé)落實不夠

對于人事代理機構(gòu)而言，檔案管理是其重要服務(wù)內(nèi)容之一，同樣地，要加強其自身的服務(wù)水平，檔案管理的專業(yè)能力也一定要過硬。只有更加負(fù)責(zé)高效的檔案管理工作，才能得到用戶的信任，為此必須不斷提高自身人事檔案管理水平。然而在實際人事代理服務(wù)中，許多機構(gòu)對自身職責(zé)和要求認(rèn)知不明確，甚至有的機構(gòu)認(rèn)為，檔案管理只是單純的檔案存儲服務(wù)，無法正確、規(guī)范地開展檔案管理工作。這就導(dǎo)致了檔案管理工作有的地方落實不到位，而權(quán)責(zé)重復(fù)的地方又被工作人員多次審查，加大了檔案管理的難度。檔案管理職責(zé)落實不夠，不僅無法發(fā)揮人事代理機構(gòu)的作用和價值，同時也極易在檔案交接時衍生出檔案管理的權(quán)責(zé)問題，給人事代理機構(gòu)帶來不必要的困擾。

2.3 檔案管理人員能力不足

隨著人才流動的愈加頻繁，人事代理檔案管理所面臨的工作也日益繁重，由此也為檔案管理人員的專業(yè)能力提出更高要求。然而在實際工作中，許多人事代理機構(gòu)為降低運行成本，進(jìn)而招聘了許多非專業(yè)工作人員，不僅其專業(yè)知識存在嚴(yán)重短板，無法應(yīng)對檔案登記、清點和整理等工作要求，同時工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作態(tài)度也有待提升，嚴(yán)重降低了人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。不但如此，對于已經(jīng)入職的員工，很多人事代理檔案管理機構(gòu)沒有對員工進(jìn)行崗后培訓(xùn)的意識，因此不能對員工給予定時定期的培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員的專業(yè)素養(yǎng)跟不上時代的變化，從而影響人事代理檔案管理工作的效果。

3? 加強人事代理檔案管理工作質(zhì)量的有效策略

通過對以上人事代理檔案管理工作中出現(xiàn)的問題的分析，可以明確的是，人事代理檔案管理工作要進(jìn)行整改是十分迫切的一件事。在人事代理檔案管理工作中，首先要解決的就是制度和人才等方面的問題。所以在提出改革建議的提出中，也要緊緊圍繞上述方面進(jìn)行改進(jìn)。

3.1 推動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化法制化建設(shè)

為促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，需要加快整個行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化和法制化建設(shè)，如此才能發(fā)揮人事代理檔案管理工作的價值。針對當(dāng)前我國人事代理機構(gòu)檔案管理工作中存在的問題與不足，首先，需要從行業(yè)角度來說，有一個統(tǒng)一的規(guī)范對所有人事代理檔案管理機構(gòu)來說都具有明確的導(dǎo)向作用，因此，就要做到對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范，明確檔案管理工作的具體職責(zé)和要求，從而為相關(guān)工作的開展樹立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。其次，還要加強人事代理檔案管理工作的法制化建設(shè)，相關(guān)管理部門要注重相關(guān)管理制度及法律法規(guī)的完善，由此為整個行業(yè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。最后，還要對各個人事代理檔案管理機構(gòu)對法規(guī)的執(zhí)行過程進(jìn)行定期的檢查和回訪，保證各個機構(gòu)合理合法地執(zhí)行規(guī)定，從而引導(dǎo)全社會人事代理檔案管理機構(gòu)提供更好更優(yōu)質(zhì)的管理服務(wù)。

3.2 構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理制度

健全完善的檔案管理制度是人事代理機構(gòu)科學(xué)開展檔案管理工作的基礎(chǔ)與保障，為此必須強化機構(gòu)自身相關(guān)制度的建設(shè)。首先，人事代理機構(gòu)要對自身檔案管理制度進(jìn)行補充和完善，特別是檔案管理細(xì)則的明確，確保各項管理工作能夠有章可循、有法可依。其次，人事代理機構(gòu)還要注重相關(guān)制度的落實，保證責(zé)任到人，加強檔案管理工作日常監(jiān)督和管理，由此督促管理人員積極主動的完成相關(guān)工作，在出現(xiàn)問題時，能第一時間找到責(zé)任人，從而盡快解決問題，以免造成更大的損失。相信隨著檔案管理制度的健全與完善，必將推動人事代理機構(gòu)檔案管理工作的科學(xué)有序開展。

3.3 注重檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)提升

在客觀因素得以改善的同時，我們也要充分認(rèn)知工作人員在人事代理檔案管理工作中的價值和作用，并以此為契機實現(xiàn)檔案管理水平的全面提升。首先，要注重檔案管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)和提升，積極聘用專業(yè)對口的工作人員開展檔案管理工作，并強化專業(yè)知識學(xué)習(xí)和培訓(xùn)工作，不斷提高工作人員業(yè)務(wù)水平。其次，還要重視工作人員職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任意識的加強，在制定工作標(biāo)準(zhǔn)的同時還要強化監(jiān)督管理工作，并注重職業(yè)素養(yǎng)的教育宣傳工作，由此營造一個端正、負(fù)責(zé)的檔案管理環(huán)境。最后，還要定期對工作人員進(jìn)行崗后培訓(xùn)工作，保證工作人員的辦事準(zhǔn)則和服務(wù)能力跟得上社會發(fā)展所需要的水平。

4? 結(jié)語

綜上所述，人事代理制度是適應(yīng)我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，提高其運行的科學(xué)性與合理性十分重要。針對當(dāng)前檔案管理中存在的問題，需要采取積極有效的強化措施來推動人事代理檔案管理水平的提升，進(jìn)而為社會經(jīng)濟(jì)的繁榮穩(wěn)定發(fā)展提供堅實的保障。

參考文獻(xiàn)

[1] 李靜.人事代理中的人事檔案管理問題與優(yōu)化建議研究[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2020（9）：135-136.

[2] 戴婧.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及對策探討[J].中外企業(yè)家，2020（8）：140.

[3] 朱瑞萍.當(dāng)前人事代理人員人事檔案管理工作問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：167-168.

[4] 何榮財.云時代中職校數(shù)字檔案室建設(shè)的思考[J].文化創(chuàng)新比較研究，2019，3（27）：191-192.

[5] 董博. 中國人才發(fā)展治理及其體系構(gòu)建研究[D].長春：吉林大學(xué)，2019.

[6] 趙子銘.做好事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].科技資訊，2016，14（26）：64，66.