高校辦公室會務工作精細化管理初探

摘? 要：精細化管理是現代企業一種先進的管理方式，近幾年來，被引進到高校的辦公室工作中，對傳統的高校辦公室工作產生了巨大的沖擊。精細化管理的落實和推行，引導著高校的辦公人員更新工作觀念，嚴格執行遵循有秩序精細化的規則，明確自身的工作職能和目標，肩負起自身的責任，認真處理每一項工作，確保細致化到位，改善傳統工作方式中存在的不足，開展高效率的辦公。

關鍵詞：高效辦公室;會務工作;精細化管理

近幾年來，高校一直處于不斷發展的階段，力求在新時期推進人才培養，科學研究等各方面的辦學實踐，增加和其他學校國際等方面的交流活動。這一情況對高校辦公室會務工作提出了十分嚴格的要求，需要高質量的服務學校，保障工作質量，才能確保高校各項實踐的順利進行。實施精細化管理，將辦公室會務工作進行細致劃分落實到人，認真對待工作中的每一個細節，做到精益求精。提高工作質量，更好的為學校服務。

一、精細化管理的內涵和特點

（一）內涵

精細化管理最早起源于日本，是一種通過制定精密嚴謹的規章制度，將工作細致的分配到每個人身上，做到對每件事都認真對待，保障工作質量。而高校辦公室的精細化管理，對辦公人員提出了十分嚴格的要求。首先是要求辦公人員明確自身的職責和工作的重點，根據工作任務和時期的不同，制定不同的工作方案，確保工作的方向正確。其次是要確保工作的細致，在工作中要注意每一個細節，將精細化管理落實到工作當中。最后還需要做到節約減少辦公過程中一些不必要的開支，減少一些繁瑣的會議，提高工作的效率，做到精益求精。

（二）特點

精細化管理的特點是將工作環境作為基礎條件，其核心理念為人盡其能物盡其用。推進精細化管理的有效方法是考評的獎懲，最關鍵的環節是組織管理，而其本質則是心理上的認同，將實現個人價值和事業的宏偉目標作為最終的工作理念。

二、進行高校辦公室會務工作精細化管理的重要性

近幾年來素質教育成為教育領域一個熱門話題，在各個階段的學校也進行了實踐。素質教育的結果影響高校的核心競爭力，尤其是在新的時期，社會更加需要全面型的高素質人才，這就使得各大高校之間的競爭力愈發激烈。在此形勢下，高校應當認識到辦公室會務工作質量對自身發展的影響，改善傳統的管理方式，將精細化管理落實到具體的工作當中。轉變辦公人員的工作理念，制定各項規章制度，確保辦公室會務工作的有序性、細致性和科學性。使得各個辦公人員能夠明確自身的工作職責和主要內容，解決辦公室管理的各個現狀，逐步提高辦公室的工作水平，創新工作方式，提高辦公室的工作效率。

三、高校辦公室會務工作進行精細化管理的具體措施

（一）更新工作理念，落實精細化管理工作理念

高校在辦公室會務工作中所采用的方式比較傳統，管理模式比較單一。在此情況下，精細化管理的推進難免會受到阻礙。因此需要更新辦公人員的工作理念，使他們認識到精細化管理的主要內涵和特點。在具體的工作事務中，需要改變以往聽從領導安排的工作方式，引導辦公人員積極主動地配合協調。在日常的工作中應當注重細節的處理，設置合理的淘汰機制，對待一些辦事不認真工作粗心的辦公人員進行處罰，通過逐步實踐引導工作人員認識了精細化管理的重要性，并自覺遵守管理規則，認真處理各項事務。

（二）提高辦公人員的工作素養

辦公人員的工作素養參差不齊，影響精細化管理的工作進度。因此高校應當制定培訓方案，定期對辦公人員開展培訓，提高他們的政治素養和工作水平，端正工作態度。在會務工作中，需要認真的完成學校交給自己的任務。在工作過程中應當認真處理工作中的細節，在遇到困難時也應當迎難而上，通過各種途徑解決問題。經過日常的培訓和鍛煉，逐步提高辦公人員的工作素養和職業道德，在高校辦公室的各項工作中，他們能夠明確自身的工作職能，肩負起責任開展各項工作，認真的對待工作中的每一個環節，提高工作效率。

（三）規范工作流程，明確工作細節

高校辦公室的會務工作中，一個主要的問題是工作流程比較長，涉及到的范圍比較廣泛，因此在工作過程中，工作程序十分混亂，影響了工作質量。面對這一情況開展精細化管理，規范工作的流程，明確工作中的各項細節。需要充分考慮到實際情況，進行任務的分配。建立精細化的規則和制度，建立健全工作中的一些崗位職責體系，將精細化落實到每一個工作流程當中，并確保每一位工作人員能夠嚴格的按照精細化處理工作事務，逐步實現辦公室整體的精細化管理，保障各項工作質量。

（四）明確工作目標

辦公室的工作人員缺乏明確的工作目標，導致在工作中喪失斗志，難以積極的參與到會務工作中，貢獻自身的一份力量。這一情況也并不利于精細化管理的高效開展。因此在工作過程中需要設置一個具體的目標，將這一目標進行細致化，分配到每個辦公人員的身上，共同努力實現這一目標。改變以往的責任全包制，減輕辦公人員的負擔，激發辦公人員的工作斗志和積極性，使他們具有明確的方向進行工作，擔負起自身的責任。

（五）建立完善的管理機制

隨著精細化管理的不斷推進，需要建立一套完善的管理機制，落實管理責任，并將管理責任具體化和明確化。才能確保每一個管理者將工作落實到位，發現問題及時改正。在管理機制中，需要明確工作流程，工作目標和工作責任，建立精細化管理的主導機制和運行機制，確保精細化管理的順利進行。此外，還需要各個辦公人員遵循管理機制，認真完成每項工作，實現工作目標并做好自我評價。

（六）建立考核機制

精細化管理要求將工作做到細致嚴謹，實現工作目標。保障精細化管理順利進行的便是考核機制的建立。要注重強調績效的重要性，根據高校辦公室的實際情況和崗位職責要求，建立一套特有的獎懲制度。首先是在各項工作的考核機制上，需要設立專人進行記錄，保存每個工作人員的績效，作為年終考核的重要依據。其次，需要將考核結果和獎優評先有機的結合起來，采取統一的管理方式，確保考核的可信度，充分發揮考核機制的功能，保證精細化管理的順利進行。

四、結語

總而言之，在新時期高校辦公室實施精細化管理，有利于工作質量的提升，建立高校特有的一套管理方案，端正辦公人員的工作態度，提高工作質量。才能從根本上提高校的核心競爭力，在今后發展中，才能根據自身的實際情況，制定科學合理的精細化管理策略，提高高校的辦學水平，促進高校的可持續發展。

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作者簡介：方照光，男，1980年5月，廣西平果人，壯族，高校講師，研究方向;思想政治教育，成人教育，經濟學。