基于內部控制視角的小微企業合同管理的研究

梅雅娟

[摘 要] 企業合同是企業進行交易或發生事項的重要依據，是會計計量的基礎。企業合同管理是企業管理的重要內容，也是企業內部控制的重要環節。文章以小微企業為對象，側重以內部控制視角，對新形勢下（會計制度完善）合同管理進行深入分析，概括了薄弱環節，并提出了相應的應對策略。

[關鍵詞] 小微企業；合同管理；薄弱環節；應對策略

中圖分類號： D641 文獻標識碼：A

一、研究背景

小微企業按行業的劃分，其界定各有不同。以工業企業來說，按國家規定的標準為：從業人員20人及以上，且營業收入300萬元及以上的為小型企業；從業人員20人以下或營業收入300萬元以下的為微型企業。小微企業具有以下幾個特征：組織形式的多元化；出資來源和形式的多元化；企業管理的組織層次比較單一，經營靈活；專業型人才缺乏，人員流動快；生產流水線比較單一，從而導致產品無法多樣化。

目前，小微企業主要面臨的問題：一是從企業管理角度來說，企業制度的不全面，造成企業管理不到位，創新能力不足，企業競爭力弱。二是從財稅角度來說，專業的財稅人才缺乏導致財務制度無法健全，稅收管理相對薄弱。在具體運行中，企業內部控制觀念薄弱，很多關鍵控制點執行不到位，因此研究小微企業的內控管理是必要的。本文則側重對小微企業的合同管理進行研究。

二、基于財稅視角合同管理的重要性

根據《民法典·合同篇》中合同的定義為民事主體之間設立、變更、終止民事法律關系的協議。而合同管理就是將這一民事法律關系的協議進行審查、監督的行為。而管理的流程應貫穿于合同擬定、簽訂、履行的整個過程當中。

從財務視角來看，合同簽訂—合同運行—合同的后續管理，財務部門往往處于被動角色，無法起到監督管理的作用。最終形成合同管理效率不高，無法及時給領導者提供相關的數據分析，使整個企業無法良性循環。財務部門的審查、監督管理可以讓企業節約成本，提高工作效率，減少甚至避免事后經濟糾紛的產生，也可使財務報表反映的數據更加真實準確有效，為企業管理層作出決策提供了有力保障。因此加強企業人員的財稅相關法律法規意識，防范合同管理中存在風險，對于小微企業來說是至關重要的，也是小微企業發展的重要保證[1]。

近幾年，我國不斷加強內部控制體系建設。不僅對大中型企業、我國的上市公司、中央企業和國有大中型企業須強制執行內部控制體系中的基本規范和18項企業內部控制應用指引；同時，為了指導小企業建立健全和有效實施內部控制，國家還制定了《小企業內部控制規范（試行）》。我國還將在2021年所有企業中執行《企業會計準則第14號—收入》，自然包括小微企業[2]。上述種種規定或制度都少不了與合同相關的內容。特別是18項企業內部控制應用指引中的《企業內部控制應用指引第16號—合同管理》，對于合同的訂立與履行過程中做出了相應的規定。有此可以看出，合同管理不僅屬于內控體系中的重要內容之一，也是會計制度中的重要體現。

三、小微企業合同管理的薄弱環節

（一）缺乏完整制度管理

小微企業往往在管理上出現問題，主要是因為制度。小微企業制度的不全或不合理，會使企業在人力資源、財稅、經營等方面冶理無效。而合同管理是一系列的活動，同時是一項知識面廣、業務性較強的事務行為，沒有制度，往往會讓職員沒有方向感。

（二）起草、訂立合同的溝通審核環節

如果未訂立合同（包括口頭隨意約定）、未經授權對外訂立合同、合同內容存在疏漏和欺詐，可能導致小微企業合法權益受到侵害。

大部份小微企業人員在擬定合同時，各自為政，較為隨意。導致合同簽訂之后，自身利益無法得到合理保證。財務部在起草簽定過程中參與力度較??；加之財務人員對于業務的了解度不夠，業務人員對于財稅知識的缺乏，無法進行有效溝通，因此審核環節草草帶過。財務部無法起到審核作用。

（三）履行合同時財務部門的監督環節

在合同的執行過程中，財務部門對于監督管理力度較為薄弱。主要體現在兩方面，第一是因為小微企業財務部人員有限，無法做到專人負責合同監督管理；第二是因為業務人員對于財務知識的缺乏，認為只要收付貨物及貨款結束，業務就已完成，從未考慮事后的發票與稅務問題。有些小微企業由此而產生發票滯后現象嚴重，甚至幾年都已完成業務，而未收到發票的事項[3]。

（四）合同后續管理環節

首先，當合同內容發生變更時，未及時做出變更。在合同執行的過程中，往往會因為某項條件發生改變，而發生相應的變更。變更時，無法反映在合同內容當中，從而使企業利益受損。其次，當合同完成時，發現質量或其他問題，未及時追究責任，從而導致損失無法得到相應的賠償。最后，合同完成后的檔案管理相對較為混亂。小微企業往往對于合同歸檔管理的重視程度不夠。對于合同原件也未及時給財務部門存檔，甚至交給財務部門僅僅為復印件，而自身也未很好地進行存檔管理。事后查找翻閱難度較大。

四、應對策略

（一）加強制度建設，完善合同管理制度

小微企業首先要做的就是完善合同管理制度。合同管理制度是合同管理的基礎，也是企業內控管理的基本要求。而對于小微企業而言，應立足于自身企業的特點，結合《民法典-合同篇》，制定出實用性的合同管理制度。制度中不僅應涉及合同歸口管理、供銷商的資信、訂立、審批、履行、備案、檔案管理等各個環節，還應包括合同的考核與獎懲。在制度的制定過程中，應采取先“自下而上”后“自上而下”多方結合參與的混合方式。實用性強的合同管理制度有利于企業防范風險，在內控管理中發揮有效的作用。

（二）業務人員與財務人員要做到互相溝通，盡量做到無縫對接；訂立合同時，財務部門要做好審核工作擬定合同時，首先，應與財務部相關人員進行充分溝通，讓財務部相關人員了解業務流程。對于擬定過程中，財務部應利用自身的財稅專業知識，提出合理意見；其次，明確應簽訂合同的經濟活動范圍和條件；第三，財務部門要加強對合同的審核管理。以某小微企業來說：據統計，在已簽訂的合同中有80%以上的合同忽略了發票問題，從而導致發票滯后現象特別嚴重。有些業務甚至發生了2—3年，至今還未收取到發票。因此財務部在審核合同時應特別關注與財務部相關的條款[4]。

（三）財務部門應加強合同履行過程中的監督管理

合同履行過程中要財務部門做好有效的監督作用。業務量不大時，可由會計兼合同管理職責；當業務量增加時，應由專門人員負責合同的監督管理。財務部門在進行合同管理中應對供銷貨物的出、入庫、結算等及時跟進；若履行的過程中發生變更，提醒歸口部門應及時對合同內容進行補充；對于供銷單位，每月應與對口部門做好往來對賬，及時跟進發票及貨款等事項。及時發現合同履行中存在的不足，彌補存在的漏洞。

（四）加強合同后續管理

合同行為是一種法律行為，無論是哪一方違反合同約定需承擔一定的法律后果。因此作為小微企業建議成立糾紛協調小組，可由總經理任組長。在合同履行過程中，發生質量、收付款項等經濟糾紛時，能及時應對，做出相應的解決處理方案。維護企業的合法權益，將企業的損失縮小到可控范圍之內。小微企業在合同的后續管理中還應加強合同信息化建設，實現合同的歸口管理。隨著企業發展，合同業務會越來越多，為了方便管理，就必須通過信息化來進行合同管理。在建立信息化的同時，對合同的歸屬性進行確認，也就是說要實行合同的歸口部門。由各業務部門在信息化系統中應從合同訂立開始登記。信息化系統中應包括：合同類別、合同編號、合同歸口業務部門、合同簽訂人員等相關信息。在合同履行、監督、檢查時及時更新信息系統內容。建立合同信息化管理體系才能達到對合同的有效動態管理的目的。

五、結語

綜上所述，小微企業合同管理是企業的內控管理的重要內容，在企業發展中至關重要。合同管理的有效性是小微企業良性發展的重要基礎。有效的合同管理不僅可以降低企業法律、財稅等方面風險，提升企業形象，還可以給領導者及時提供真實的財稅數據，為以后的企業戰略管理提供決策依據。

參考文獻：

[1]孔麗麗.企業合同管理中財務監管的重要性探析[J].財經界（學術版）， 2020（9）：140-141

[2]梁潔妮.淺淡內部控制之合同管理的制定[J].時代金融，2020（14）：65-66.

[3]杜清蘭.探討企業合同管理的財務風險防范措施[J].財會學習，2020，3（6）：74-75.

[4]羅婷.合同管理視角下小微企業內部控制研究[J].現代商業，2019（07）：123-124.