民航企業檔案管理工作的幾點認識

蘇恒鑫

摘 要：新形勢下民航企業檔案管理工作呈現出新的特點，民航企業應該緊緊把握時代脈搏，加強檔案管理工作創新，提升檔案管理水平。本文首先分析了檔案工作創新的背景和檔案管理基礎工作與創新之間的辯證關系，然后重點探討了民航企業檔案管理工作的創新和實踐。

關鍵詞：新形勢;民航企業;檔案管理;創新

在檔案事業“十三五”國家規劃發展綱要中明確提出，在新時代背景下企業檔案工作的開展要積極貫徹落實習近平總書記講話精神，與時俱進，轉變工作方式，創新工作思維，把握時代發展脈搏，不斷提升企業檔案管理工作質量。隨著我國民航事業的飛速發展，民航檔案信息容量越來越大，民航檔案利用價值也不斷提升。如何管理好這一龐大的信息資源，充分發揮檔案資源在民航企業戰略決策和生產經營中的重要作用，已成為民航檔案管理工作面臨的一項緊迫任務?；诖耍疚幕诿窈狡髽I檔案管理實際工作中存在的問題開展針對性探討。

1 檔案工作創新背景

隨著科學技術的不斷發展，數字政府建設受到各個城市的普遍重視，目前北京、上海等一線城市數字政府建設已經逐漸趨于成熟。在數字政府概念下，傳統紙質公文辦公模式逐漸轉變為電子公文模式，檔案管理工作呈現出新的特點。為了更好促進我國檔案管理工作的發展，檔案事業“十三五”國家規劃明確提出，“十三五”是我國全面建成小康社會的關鍵階段，也是我國實現中華民族偉大復興的重要階段。因此我國企業檔案管理工作也應該積極踐行國家戰略發展理念，順應時代發展趨勢，與時俱進，改革創新，更好發揮檔案管理工作在我國社會經濟發展中的重要作用。

2 檔案管理基礎工作與創新之間的辯證關系

在積極倡導檔案管理工作創新的同時，首先應該注重檔案管理基礎工作的開展。檔案管理基礎工作是檔案管理創新的重要基礎，如果沒有基礎工作的有效支撐，那么檔案管理創新工作便是空中樓閣，便是水中月、鏡中花，難以有效落到實處[1]。檔案管理工作創新必須要建立在扎實有效的基礎工作上，包括檔案資料的收集、整理、統計、保管以及編輯等。因此檔案管理基礎工作與創新之間應該為相輔相成的關系，檔案管理工作創新是基礎工作的靈魂，更好推動檔案管理基礎工作的開展;檔案管理基礎工作為創新的重要基礎，為創新工作的開展提供有效支撐。

所以，本文所探討的民航企業檔案管理工作創新即是建立在扎實的檔案管理基礎工作之上。如果民航企業檔案管理基礎工作尚不扎實，筆者認為首先應該采取有效措施提升基礎工作質量，只有在該基礎上探討檔案管理工作的創新才有意義。

3 民航企業檔案管理工作的創新和實踐

3.1 檔案收集管理機制創新

在新時代背景下，民航企業檔案管理工作應該積極變革傳統的被動的檔案收集模式，應該綜合創新各種檔案收集模式，提升檔案收集工作效率和質量。

一是創新檔案填空式收集方式。民航企業生產經營項目通常規模較大，涉及到多個發展階段和控制節點，這就需要對各個發展階段和控制節點的檔案進行及時收集歸檔。填空式檔案收集方式主要是指對于應該歸檔但是沒有及時歸檔的檔案應該及時進行跟蹤，及時將各項空白檔案補充完整。對于那些由于缺少必要手續等多種原因導致未能及時辦理完畢的檔案應該向集團公司檔案室進行情況報備，并就具體情況進行詳細說明。采用檔案填空式收集方式有助于及時查缺補漏，針對性開展檔案收集工作，保障檔案管理工作的完整性。

二是創新“1+1”檔案收集工作方式。第一個“1”為集團公司檔案室指定一名檔案管理人員負責收集集團公司關于某些具體項目的所有檔案材料，并將檔案收集工作納入各子公司督查工作范圍中，第二個“1”為集團公司子公司以及分公司檔案管理人員，具體負責檔案收集中的各項具體問題。通過采用這種“1+1”檔案收集工作方式，有助于在集團公司與分公司和子公司之間形成檔案收集工作的無縫銜接。同時，為了更好促進檔案收集工作的開展，還應該形成檔案管理人員參與項目例會制度，有助于檔案管理人員及時跟蹤了解項目進展，更好把控項目檔案收集進度[2]。

三是構建檔案管理VI-SIO組織框架體系圖和檔案管理樹形圖。民航企業分公司和子公司眾多，并且分散廣泛，這在很大程度上增加了檔案收集難度。采用VI？SIO組織框架體系圖有助于檔案收集工作更加清晰明確。VI？SIO組織框架體系共分為四級，其中一級為各子公司或者分公司，二級為各子公司或者分公司檔案管理工作分管領導，三級為檔案管理工作負責人，四級為檔案管理人員。檔案管理樹形圖是指在VI？SIO組織框架體系圖上面增加了各級人員聯系方式，可以更好了解檔案管理工作相關人員情況，提升檔案管理工作質量。

3.2 檔案管理方式創新

在新時代背景下，檔案管理方式也應該積極轉變思維，創新思路，提升質量。本文主要從如下兩個方面對民航企業檔案管理方式創新進行探討。

一是固本培元，真抓實干，持續優化完善檔案管理機制。為了保障檔案管理體系的系統性科學性，民航企業可以成為專門的檔案管理工作領導小組，由企業各個分公司或者子公司領導掛帥，由中層領導擔任組長，由兼職的檔案管理人員作為組員，為企業檔案管理機制的優化完善提供保障。

二是樹標桿、立典型，形成有效的獎懲激勵機制。由集團公司每年對各個子公司或者分公司的檔案管理工作進行檢查評估，對于檔案管理工作高效有序到位的分公司或者子公司進行精神鼓勵和物質獎勵，對于檢查評估結果較差的分公司或者子公司進行通報批評，并令其定期整改。同時對于在檔案管理工作中做出突出貢獻的個人進行表彰，提高檔案管理人員工作的積極性和主動性。

3.3 檔案利用及信息共享創新

一是創新檔案資源共享機制。民航企業各個子公司、分公司或者各個部門之間應該溝通協作，將各自的信息進行系統整合，并實現不同單位或部門之間的部分信息資源共享。通過信息資源共享，可以讓不同單位或部門之間實現有無互通、經驗互鑒，優勢互補，有效提升信息資源的利用率，更好發揮檔案信息資源在國有企業發展中的重要作用。檔案信息資源共享主要包括兩種方式。第一種方式為在集團層面建立檔案信息共享文件夾，各個單位或者部門可以對其他單位和部門進行開放的信息可以基于一定的規范標準，放在該文件夾中，供其他單位或者部門使用。為了有效防止檔案信息泄露，關于共享文件夾，可以對不同的用戶設置相應的權限。通過檔案信息資源共享文件夾方式可以有效加強國有企業內部不同單位以及不同部門之間的聯系，促使企業各項工作的順利開展[3]。第二種方式為建立公司檔案內網，實現共享檔案信息的在線查詢。對于可以向企業內部其他單位或部門開放的檔案信息，均上傳到公司檔案內網中。這樣用戶便可以對各類檔案信息分門別類的搜索查詢。共享檔案信息目錄向企業內部所有員工公開，但是具體內容應該基于用戶的級別設置相應的權限。對于部分秘密檔案或者絕密檔案，則需要通過審批才能夠查閱。

二是創新檔案服務理念。首先應該創新服務意識，民航企業傳統檔案服務模式主要是基于檔案管理部門對于檔案操作的便利性，確定相應的服務內容、服務方式和服務規范，該過程中沒有充分考慮到用戶對檔案資源利用的實際需求。因此民航企業檔案管理工作要想提升客戶滿意度，首先應該創新服務理念，將客戶需求和客戶滿意度放在檔案管理工作的首位，比如為了便利用戶對檔案資源的查閱便利性，可以構建一站式檔案集中服務模式。其次加強對檔案資源的二次開發，民航企業檔案資源豐富，其中蘊含著較高的經濟及科技價值。但是這些價值往往隱患在大量的檔案資源信息之后，難以輕易梳理出來。因此檔案管理工作人員應該加強對檔案資源的二次開發，有效提煉檔案資源中所隱含的信息規律以及重要價值，更好滿足客戶對于檔案資源利用的需求。

3.4 檔案庫房管理的創新

為了有效提升檔案庫房管理的高效性，可以將無線條碼掃描等技術應用到日常檔案庫房管理中。每盒檔案均對應唯一的可識別的條碼，這樣在對檔案進行盤點或者查詢時，便可以采用無線條碼掃描器對檔案庫房中的檔案資源進行移動盤點。在對檔案庫房中的檔案資源盤點結束之后，無線條碼掃描器會自動生成掃描數據，將該數據與數據庫中的數據進行核對，便可以自動生成盤盈盤虧明細表，實現對檔案庫房中的檔案資源進行查缺補漏，有效提升檔案庫房管理的自動化和智能化。

4 結束語

綜上所述，新形勢下民航企業檔案管理工作呈現出新的特點。為了有效提升民航企業檔案管理工作效率和質量，民航企業檔案管理工作人員必須積極轉變思維，加強創新，不斷提升民航企業檔案管理水平，更好發揮檔案資源在民航企業發展中的重要作用。具體內容包括四個方面：一是檔案收集管理機制創新，二是檔案管理方式創新，三是檔案利用及信息共享創新，四是檔案庫房管理的創新。

參考文獻：

[1]邵丹丹. 對民航企業檔案管理工作的幾點認識[J]. 黑龍江檔案，2017（03）：112.

[2]楊佳顏. 信息化建設在中小型國有企業檔案管理中的作用分析[J]. 中外企業家，2019（26）：61.

[3]李琳. 大數據時代國有企業檔案數字化管理對策研究[J]. 武漢電力職業技術學院學報，2019，17（04）：50-52+56.

（中國民用航空華東地區空中交通管理局 ?上海市 ?200050）