提升辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析

摘要：經濟新常態的到來下，對企事業單位的運行模式提出更高需求，為進一步強化職能部門的內控效用，必須從多個角度分析出內部業務的處理形式，結合制度、政策等，提高業務處理的規范性。基于此，文章以辦公室文秘人員為切入點，闡述辦公室文秘工作質量和水平的重要性，并對文秘工作能力的提升路徑進行探討。

關鍵詞：辦公室；文秘崗位；工作水平

引言：企事業單位的辦公室機構作為業務處理的場所，其在上級下達任務與下級對接任務中起到一個過渡作用，保證企業內部各項業務處理可以滿足上級所核定的指標，這樣便可有效確保各類業務處理工作的規范性與科學性。伴隨著社會經濟的逐步發展，企事業單位在運行過程中所產生的信息以及業務呈現出多元化復雜化特點，這對于承接辦公室業務處理的文秘工作人員來講，則加大人員的工作負擔。對于此，必須針對現階段辦公室業務開展形式，構筑出與辦公人員職業素養與專業技能相對等的質量提升措施，進一步強化辦公室文秘人員的工作質量。

一、提高辦公室文秘工作質量和水平的重要性

辦公室文秘工作范疇較廣，其涵蓋各類與行政業務處理相關聯的工作，同時需要對業務進行實時化報備，保證企事業單位的底層與頂層之間，可以通過信息溝通以及質量下達完成各項業務的處理。此過程中文秘人員必須具備一定的職業素養，通過自身專業能力的轉變，保證各類業務處理可以遵循統籌兼顧、有效協調的原則，以此來提高業務處理水平。從文秘人員自身素養來看，整個工作體系的復雜性特點，需保證人員具備一定的職業規范以及專業操守等，將自身專業能力正確落實到相關業務的處理中，以此來提高辦公室整體的工作質量，為相關職能部門提供高質量的信息服務，以滿足企事業單位的可持續化發展。

二、有效提升辦公室文秘人員工作能力的主要策略

（一）加大專業知識培訓力度

從專業技能角度來看，承接辦公室業務處理的文秘人員，必須對自身專業技藝能以及職業素養等進行調整，在合理的范疇內，強化文秘人員對本職工作的認知能力，然后通過教育資源、培訓資源等方面的傾斜，保證各類專業知識素養，可以通過文秘人員在實際工作體現出來，這樣便可營造出一種良好的辦公氛圍，為企事業機構的穩健發展提供基礎保障。

（二）提高業務處理效率

從辦公室業務處理形式來看，整體工作量具有復雜性，與綜合性而承接辦公室業務處理的文秘人員，則必須同時肩負起指令接受與指令下達的相關任務，保證在對任務進行處理時，可以通過科學性的評估，界定出業務本身在開展過程中所呈現出的規范特點這一次必須加快辦公室工作結構的調整，提高業務處理效率，保證辦公室文秘人員在進行工作中可以按照相關程序高效率的完成業務，處理一次，提高企業整體的運營效率。

（三）完善獎懲機制

構筑以獎懲機制為基礎的人力調節策略，然后以透明性、公平性、公開性的原則，將各類業務處理工作與文秘人員本體進行有效關聯，這樣通過懲罰機制與獎勵機制，可進一步為文秘人員樹立正確的工作意識。例如，將企事業單位運營過程中所產生的各項業務進行范圍性劃定，然后結合文秘人員不同職能范疇，對業務進行有效規劃，并通過責任落實機制，將業務處理工作與文秘人員本身進行對接。當文秘人員處理此類業務出現問題時，則可及時通過職能界定，找到文秘人員并加以處罰，起到警示作用。反之，當文秘人員在該崗位中表現突出時，可對文秘人員進行適當的物質獎勵與精神獎勵等，進而激發出文秘人員的工作熱情，將崗位工作屬性與自身發展方向形成有效捆綁，進一步提高企業各類業務的處理質量。

（四）加強創新意識的培養

在新時代的到來下，企事業單位整體發展方向具有多元化特點，這就造成企業在運營過程中各類業務產生與處理也必須遵從社會市場的發展態勢，如果工作人員仍按照原有的體制處理業務時，這就將造成業務工作開展與預期效果呈現出錯位現象，令現有的工作機制呈現出一定的滯后性問題。對于此，必須對文秘工作人員進行思想層面的引導，為文秘人員樹立正確的創新意識與思想意識。比如辦公室領導可以適當開展與業務處理相關聯的活動，且領導本身應起到帶頭作用，在工作方面、生活方面進行創新，同時應正確解讀出此類創新行為對于企業及相關部門所起到的推動效應，這樣便可為文秘人員樹立一個正確的工作思想，當此類思想與主觀思維工作職能產生耦合關系時，則可進一步將創新意識帶入到工作業務處理中，以提高業務處理水平。

結語：

綜上所述，辦公室文秘工作的開展主要起到上層與底層的過渡作用，確保各項業務處理的規范性。為此，必須結合職能部門的實際管理效用，綜合考慮出文秘人員培養方向，確保文秘人員職業素養、專業技能可正確落實到崗位工作中，以提高企事業單位的業務處理質量。

參考文獻：

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作者簡介：

任志宏，男，漢族，1985-06，山西朔州人，中鐵十一局集團城市軌道工程有限公司，政工師職稱，辦公室副主任，研究生學歷，碩士學位。研究方向：辦公室綜合文秘、行政管理方向。