關于檔案管理現代化的思考

劉志鴻

【摘 要】隨著我國現代科學技術和信息技術的不斷進步，實現我國檔案管理現代化是必然趨勢，這既是我國檔案管理的一次重大革命，也是信息時代我國檔案管理發展的客觀要求。本文圍繞推進檔案管理現代化的重要性，深入分析了檔案管理相關工作的現狀，探討了推進檔案管理現代化的具體措施。

【關鍵詞】檔案;管理;現代化;措施

隨著我國市場經濟的快速發展，現代經濟社會逐步進入了知識經濟和信息技術的新時代。各種新的信息技術和新的管理方法的廣泛應用，使我國的社會環境發生了迅速的變化，這些新變化一直影響著我國檔案的科學管理和企業的發展。隨著計算機信息技術和現代網絡通信技術的飛速發展，以及大量的大型電子文件，檔案管理越來越開放，檔案逐漸成為國家和社會信息共享的重要信息管理資源，這直接要求我國從事檔案管理的企業盡快實現企業現代化，我國社會經濟發展要同步協調，以適應市場形勢轉變和經濟社會發展的需要。

一、檔案管理現代化的內涵

檔案管理現代化是我國社會主義現代化建設的重要組成部分。如果從發展過程的科學角度來理解，檔案管理發展的現代化進程，是檔案管理部門積極應對新一代科學與舊技術接軌的重大挑戰，并不斷開展以加快檔案社會管理現代化。傳統認為，檔案管理現代化是檔案管理的一個重要過程。現階段，我國檔案管理現代化的主要內涵和作用主要包括：人們對檔案管理專業認識的現代化，檔案管理專業發展技術水平要求的現代化，檔案管理專業設備與技術的現代化，檔案管理從業人員培養的現代化。[1]

二、檔案管理現代化的重要性

檔案管理的快速現代化，既是我國檔案管理行業實現自身重大突破和快速發展的必然需要，也是適應時代快速發展的必然需要。科學技術的快速進步，帶動了檔案相關技術產業的快速發展和社會進步。檔案管理要真正實現高效、科學、健康的發展，就必須始終跟上時代科技發展的步伐，同時在發展過程中，逐步謀求發展。另一方面，檔案管理現代化的快速實現，充分迎合了整個時代快速發展的實際需要。在整個行業都實現了高新技術產業快速發展的時候，如果檔案管理行業還沾沾自喜，滿足于自身微小的科技進步，不僅會使整個行業時代的發展脫軌，而且還會被淘汰，嚴重落后于整個時代的發展。

三、檔案管理工作現狀分析

依靠先進的管理技術和設備，知識經濟將不斷推動我國檔案管理快速發展的新進程。知識經濟的發展是我國現代社會科學化、智能化、信息化和先進工業化的必然結果。高新技術裝備是發展知識經濟的重要物質基礎和技術手段，沒有先進的管理技術和設備，任何管理思想和企業技術管理方法都可能無法付諸實施。計算機已廣泛應用于企業檔案管理、統計和數據檢索，微文件技術在企業檔案存儲管理中的應用也具有十分重要的應用意義。[2]

在知識經濟發展的時代，對今后我國檔案管理工作者的綜合素質，提出了更高的基本要求，選拔德才兼備的優秀人才是我國知識經濟發展時代的核心內容。事實上，經濟社會時代的檔案工作者，還需要具備較高的檔案專業知識、自然科學理論知識和國家機關檔案應用技術知識。

四、加強檔案管理現代化的措施

1、更新管理觀念，增強管理意識

加快我國企業檔案管理現代化，首先要進一步解放思想，轉變觀念，認真學習貫徹各級政府文件精神，不斷提高和強化企業檔案管理的現代服務意識，代表我國經濟、政治、文化事業，大膽創新，探索符合企業檔案管理實際特點的發展規律，運用理論和實踐方法，建立和發展中國特色的現代企業檔案管理理論體系，堅持當代中國一切基本國情，從我國企業實際出發，制定企業檔案管理的新目標、新任務、新方針、新政策，創造性地積極推進現代計算機檔案技術的應用，不斷拓寬檔案服務的應用領域，提高質量，加強現代檔案管理，使我國企業充滿生機和青春。[3]

2、更新設備，充分利用現代化技術

隨著經濟社會的不斷發展和工作的深入，各行各業檔案管理人員的數量也在逐步增加。依靠手工技術手段進行企業檔案管理，已經遠遠不能完全滿足企業發展的實際需要。因此，盡快運用現代化手段進行企業檔案管理勢在必行。計算機、多媒體尤其是超媒體的不斷涌現，為企業解決這一矛盾展示了光明的前景。企業各級領導和其他檔案管理人員，有必要從新的理念出發，更加重視新的管理技術和設備，以新的價值觀對待社會事務，引進和運用現代管理技術和設備，從而有效地促進檔案事業的健康有序發展。利用數字化計算機軟件系統管理，對企業內部檔案進行數字化拷貝、掃描和實時采樣，實現大型企業內部檔案管理的數字化。通過這種人機交互的操作模式，只要搜索者在計算機屏幕上，自動指出計算機檢索管理應用程序，就可以顯示和輸出所需的檢索文件、子目錄、摘要等信息，大大提高了檢索效率。

3、順應企業管理信息化發展要求，提高企業檔案管理工作者的綜合素質

隨著國家和社會檔案信息系統建設的深入，電子檔案的產生和使用給檔案管理工作者自身帶來了巨大的社會挑戰。在當前的信息網絡環境下，如何充分發揮電子檔案管理的管理特點和技術優勢，為廣大企業員工提供高質量、全方位的電子檔案業務信息管理服務，是我國企業開展檔案工作的重要政治任務之一。適應全球檔案信息化的快速發展，檔案管理工作者綜合素質的不斷提高和服務意識的不斷培養仍然是兩個關鍵因素。現代企業內部檔案管理的現代化，只是相對于傳統的企業檔案管理而言的。

企業檔案管理的重大意義和企業現代化的主要發展特點：業務系統化、信息化、智能化和業務電子化、自動化。也就是說，要用更少的時間、人力、物力，及時處理、整理與企業生產檔案有關的信息，為企業生產經營者和管理人員提供更加準確、及時、快捷、有效的檔案服務，并進行管理運用多種現代化管理手段建立企業財務檔案。在當前市場經濟發展環境下，隨著信息安全觀念的日益增強，新的檔案知識、新的信息技術、新的硬件事物和新的服務體驗層出不窮。然而，各級檔案管理部門的工作人員普遍還存在著檔案知識管理結構老化、服務經驗和技能單一的不良現象，僅僅依靠其現有的檔案知識管理技術很難完全適應社會的實際要求和新信息技術的應用。各級檔案管理人員只有學習和掌握新的專業知識和技能，才能積極參與到電子商務環境下檔案管理工作的變革中，起到積極的推動作用。[4]

雖然信息技術的進步對企業信息管理環境的不斷建設和發展起著至關重要的推動作用，但知識型人才仍然只是一個決定性的因素，檔案管理人員綜合素質的不斷提高和現代信息技術的發展，以及信息環境下檔案管理意識的不斷培養，仍然是企業檔案管理信息化的重點。全面提高檔案管理專業人員計算機應用專業技能專業培訓水平，推進檔案管理專業人員教育培訓，加快檔案改革開放步伐，并調整檔案人才培養的發展方向，以更好地適應檔案管理現代化的發展需要。

結束語：

總之，隨著我國現代科學管理技術的不斷進步，實現我國檔案管理現代化是必然趨勢，這既是我國檔案管理的一次重大革命，也是信息時代我國檔案管理發展的客觀要求。因此，我國每一個檔案管理工作者都要有緊迫感，要進一步解放思想，更新認識觀念，努力學習和掌握有關現代科技知識，跟上時代發展步伐，適應時代發展要求，積極參與推動我國檔案管理技術現代化的偉大進程，推動我國檔案管理技術現代化，使現代檔案管理技術提升到一個新的水平。

參考文獻：

[1]潘蓉.對檔案管理現代化的思考[J].電力檔案，2003，000（003）：32-35.

[2]楊銳.關于檔案管理現代化的思考[J].山西檔案，2013，（S1）：

[3]阿娟.關于檔案管理現代化的思考[J].呼倫貝爾學院學報，1999，（）：119-120.

[4]錢云祥 陳曉春 陳明.關于檔案管理現代化的思考[J].浙江檔案，2002，（2）：31-31.

（作者單位：圍場滿族蒙古族自治縣委組織部）