人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略探析

王垚垚

【摘 要】在中國(guó)社會(huì)發(fā)展的歷程之中，能夠最直觀的對(duì)一個(gè)的發(fā)展歷程進(jìn)行詳細(xì)的、直觀的體現(xiàn)的就是一個(gè)人的人事檔案。作為相關(guān)部門對(duì)人才的發(fā)掘、利用和背景調(diào)查的重要憑證，人事檔案是在中國(guó)社會(huì)中最為重要的物品，從升學(xué)到工作，人事檔案都是需要跟隨人的成長(zhǎng)的歷程進(jìn)行相關(guān)的轉(zhuǎn)移的。在當(dāng)前這種網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的時(shí)代下，對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案進(jìn)行現(xiàn)代化、科技化、信息化的改進(jìn)是十分有必要的，將人事檔案信息化后不僅可以提高對(duì)人事檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)的效率，還為需要利用人事檔案的相關(guān)部門和問(wèn)題都提供高效的解決辦法。而 對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)首先就是需要相關(guān)人員利用先進(jìn)的技術(shù)將企業(yè)內(nèi)的人事檔案進(jìn)行信息化改變，再根據(jù)實(shí)際的情況和要求對(duì)企業(yè)內(nèi)的人事檔案進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，與人力資源管理部門相配合，從而達(dá)到完善企業(yè)人力資源管理的目的。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;信息化建設(shè);建設(shè)對(duì)策

1 建設(shè)人事檔案管理信息的必要性

人事檔案作為記錄人一生中的重要?dú)v程的檔案，在真實(shí)性上是不容作假的，因此在當(dāng)今的時(shí)代下，許多用人單位，尤其是國(guó)有企業(yè)或者相關(guān)政府部門在聘用員工時(shí)會(huì)對(duì)員工做詳細(xì)的背景調(diào)查，在這個(gè)時(shí)候，人事檔案就是對(duì)這個(gè)人最好的證明。因此，人事檔案在一個(gè)人的社會(huì)資源當(dāng)中其實(shí)是占了很大一部分的比重的。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷普及應(yīng)用，對(duì)于社會(huì)的影響不斷加劇，對(duì)認(rèn)識(shí)檔案管理工作也產(chǎn)生著不小的影響，使其發(fā)生巨大的轉(zhuǎn)變。在科技時(shí)代下的社會(huì)發(fā)展有著必然的趨勢(shì)就是進(jìn)行信息化的發(fā)展建設(shè)，這樣的發(fā)展趨勢(shì)是使科技不斷進(jìn)步的不竭動(dòng)力，也是滿足社會(huì)的多樣化的需求的必要手段。人事檔案進(jìn)行信息化和科技化的改革與創(chuàng)新也是對(duì)人事檔案道德相關(guān)管理工作與管理體系的建設(shè)有推進(jìn)與提高的作用，是十分必要的。

1.1 有助于工作效率的提升

就以往的人事檔案管理而言，需要管理人員對(duì)檔案進(jìn)行人工的分類整理，然后再為用人單位提供，工作量十分龐大。因此，需要對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化的變革。將每個(gè)人的檔案信息記錄在電腦中，形成電子版的人事檔案，一次編輯可以反復(fù)查看利用，由于是電子版檔案，其檢索方式也會(huì)更加便捷，只要輸入想要查詢的人事檔案的姓名，就可以對(duì)檔案中的資料進(jìn)行查閱。通過(guò)這樣的信息化查閱和檢索的快捷方式，降低了相關(guān)工作量，提升了工作效率，也沒(méi)有對(duì)人類的查閱和檢索習(xí)慣有任何的違背，是一個(gè)一舉多得的行為改變。

1.2 有助于降低管理成本

傳統(tǒng)的人事檔案多采用紙質(zhì)形式進(jìn)行保管，有專門的管理人員進(jìn)行整理分類，浪費(fèi)了大量的人力物力以及時(shí)間資源。利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)中的電子材料取代紙質(zhì)材料，能夠降低紙張所耗費(fèi)的物質(zhì)資源。

1.3 信息化將成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的人事檔案管理工作，進(jìn)行信息化的技術(shù)變革是整個(gè)行業(yè)發(fā)展的下的必然趨勢(shì)。網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的信息技術(shù)作為將人事檔案進(jìn)行信息化管理的核心技術(shù)和內(nèi)容，要充分地對(duì)現(xiàn)代的俄新型的科學(xué)技術(shù)和信息管理體系進(jìn)行好的運(yùn)用，對(duì)人事檔案進(jìn)行詳細(xì)的歸納和整理，根據(jù)不同的類型進(jìn)行細(xì)致、詳細(xì)地劃分，然后進(jìn)行歸類的整理、收納、管理和編輯。

2 建設(shè)人事檔案管理的重要性

在不用的國(guó)家、地區(qū)甚至不同的組織及用人單位中，人事檔案都具有相當(dāng)重要的地位，是其中必不可少的一部分。一個(gè)人的人事檔案中的內(nèi)容對(duì)這個(gè)人的人生經(jīng)歷、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲情況和職稱等一切情況都有詳細(xì)的記載。人事檔案將一個(gè)人變成了一個(gè)單位，之所以對(duì)這些生活中細(xì)小的事情進(jìn)行了事無(wú)巨細(xì)的記載，就是要通過(guò)這些瑣碎的信息，在相關(guān)的單位等要了解一個(gè)人時(shí)，利用這些瑣碎的信息碎片進(jìn)行一個(gè)立體的人的拼湊。人事檔案就像一張巨大的網(wǎng)格，將所有的人都在這個(gè)網(wǎng)格中進(jìn)行排列組合，將人與人之間的關(guān)系抽絲剝繭般的進(jìn)行展示。這也是人事檔案在每個(gè)人進(jìn)行工作的初期時(shí)，用人單位對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行了解的第一步，對(duì)用人單位進(jìn)行人事管理時(shí)也有一定的價(jià)值上的參考性。

3 人事檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 隱秘性較差

在我國(guó)相關(guān)的法律文書和要求標(biāo)準(zhǔn)中，人事檔案的絕密性是反復(fù)被提及的，我國(guó)相關(guān)的內(nèi)容規(guī)定了，任何的個(gè)人對(duì)檔案都沒(méi)有查看、使用或者隨意更改的權(quán)力。人事檔案管理機(jī)構(gòu)將對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行保密管理，這是從管理的便捷性與安全性角度出發(fā)進(jìn)行考量的。

3.2 人事制度改革和管理制度不匹配

當(dāng)前階段，人事檔案制度改革不夠深化，人才的流動(dòng)率過(guò)高，對(duì)人才的錄用手續(xù)難度降低。而人事檔案的管理體制方面并沒(méi)有據(jù)此跟進(jìn)，處于相對(duì)落后的階段，因此沒(méi)有辦法對(duì)當(dāng)前形勢(shì)進(jìn)行改善，而導(dǎo)致了人才流動(dòng)遭受了較大程度的制約。

3.3 領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有足夠認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性

人事檔案如果進(jìn)行信息化和科技化的改革與創(chuàng)新，首先要引起相關(guān)人員重視的問(wèn)題就是信息化后的人事檔案的安全性。人事檔案從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)是一個(gè)人一生經(jīng)歷的總結(jié)，是具有一定的隱私性的，不是隨隨便便就可以被他人查看的，因此許多人事檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的安全性沒(méi)有一種清醒的認(rèn)知，他們眼中的人事檔案安全管理就是相關(guān)的人事檔案沒(méi)有發(fā)生丟失、破損，在人事檔案的內(nèi)容上沒(méi)有被無(wú)關(guān)人員進(jìn)行查看和泄露，并且可以隨時(shí)地進(jìn)行調(diào)檔和相關(guān)內(nèi)容的查閱即可，但是事實(shí)上，人事檔案的安全管理遠(yuǎn)不止如此。人事檔案管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要在管理決策中直接地反映對(duì)人事檔案管理重視，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度。在原有的人事檔案管理工作中，由于相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有培養(yǎng)正確的人事檔案管理工作觀，也沒(méi)有發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作的重要性等多種因素，導(dǎo)致以往的人事檔案管理工作多由認(rèn)識(shí)機(jī)構(gòu)中的非專業(yè)性人員進(jìn)行人事檔案的管理工作。而這些不具有專業(yè)的檔案管理工作的人員往往也沒(méi)有經(jīng)過(guò)相關(guān)工作內(nèi)容的知道和培訓(xùn)，對(duì)工作的情況沒(méi)有信息十足的把握，同時(shí)在工作內(nèi)容上也有認(rèn)知上的不足之處，十分地缺乏相應(yīng)的人事檔案管理工作的相關(guān)的知識(shí)內(nèi)容與工作體系。

4 建設(shè)信息化人事檔案管理的建設(shè)策略

人事檔案的信息化建設(shè)和管理中，應(yīng)當(dāng)采取科學(xué)合理的方式來(lái)進(jìn)行相關(guān)工作的推進(jìn)，尤其是人事檔案的管理工作這一部分，要引起足夠的重視，建立合理的、合適的安全體系對(duì)信息化的人事檔案進(jìn)行報(bào)關(guān)和整理，在進(jìn)行人事檔案的調(diào)檔和讀取工作時(shí)，要嚴(yán)格做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，對(duì)人事檔案管理的安全制度不斷地進(jìn)行填充和完善，在此基礎(chǔ)上才能真正的實(shí)現(xiàn)資源上的共享。

5 結(jié)束語(yǔ)

作為人類在社會(huì)聲中當(dāng)中所擁有和占據(jù)的重要資源，人事檔案是對(duì)人力資源相關(guān)資源和咨詢的一種科學(xué)性、高效化的利用和運(yùn)用，同時(shí)對(duì)人力資源的開(kāi)發(fā)和管理也有良好的作用和重要的參考、管理和發(fā)展價(jià)值，因此，人事檔案對(duì)于人力資源管理來(lái)說(shuō)也是十分重要的。現(xiàn)如今我國(guó)整體的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和經(jīng)濟(jì)水平都呈現(xiàn)出高速發(fā)展的勢(shì)頭，跟隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展的現(xiàn)狀，人才的缺失也是我國(guó)面臨的重要的問(wèn)題之一，如果將人事檔案進(jìn)行信息技術(shù)化的管理，就可以利用大數(shù)據(jù)在云端就對(duì)人們的條件和資歷進(jìn)行相關(guān)的詳細(xì)分析，從而在第一時(shí)間里找到相關(guān)的空缺崗位上最合適的人選。但是對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化的變革時(shí)，也要注重和加強(qiáng)對(duì)個(gè)人的相關(guān)信息的隱私性的保護(hù)，防止人員信息外泄，確保人們的人事檔案的安全性，加強(qiáng)安全保障系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：山西煤層氣（天然氣）集輸有限公司）