從財務角度看汽車4S店內部控制環節：存在的問題與改進的措施

張曉菊

摘要：近幾年，汽車4S店處于高速增長期，積累了穩定的客戶群體和企業知名度，經營業務和企業規模增速顯著。但在高增速發展的同時，企業成本居高不下，毛利率不斷降低。伴隨著新開業4S店的不斷涌現，企業面臨的競爭壓力不斷增大。如果不能從根本上降低企業成本，梳理業務流程、規范企業制度，眾多4S店將很難在激烈的競爭中生存。鑒于此，文章從財務角度闡述了汽車4S店在銷售環節、保險理賠環節、庫存管理環節、維修環節、收款環節、市場宣傳環節等內部控制關鍵環節中存在的問題，并針對這些問題從公司制度、內部流程、庫存管理、合同管理等方面提出了改進措施。內部控制關鍵環節的改進對汽車4S店的發展有著至關重要的意義：第一、有利于規范汽車4S店各環節業務流程，有助于各部門之間的分工與協作，實時反映企業的生產經營狀況，提高企業的競爭力和凝聚力;第二、有利于防止舞弊行為的發生，規范企業管理，降低汽車4S店的企業成本，為企業今后的發展提供動力之源;第三、有利于減少資金占用，加速資金財轉，提高資金利用效率。

關鍵詞：汽車4S店;內部控制;存在問題;改進措施

隨著網絡時代的到來，汽車網上銷售平臺、二手車網上交易、新能源汽車的日益興起，城市汽車限購令的實施，使傳統汽車的銷售量日趨下降，利潤率越來越低。同時，綜合維修保養商的涌現，也使汽車4S店的維修業務受到巨大沖擊，已有一些4S店因無法繼續運營而關閉。市場競爭加劇使汽車4S店的業績提升和企業發展面臨新挑戰，更加需要科學有效的內部控制制度來為汽車4S店的健康穩步發展保駕護航。

一、汽車4S店內部控制各環節存在的問題

（一）銷售環節

1. 銷售業務管理不規范。

（1）發票開具管理不規范，有的銷售業務員經與客戶協商后，發票開具金額小于實際購車金額。這樣顧客能達到少交購置稅和保險的目的，銷售業務員少報售車款，將此差額據為已有的同時，也降低了公司利潤。

（2）分銷商管理不規范。銷售經理與二級分銷商簽訂的代銷協議定價過高，讓利幅度過大，暢銷車型分配過多，不但沒能消化滯銷庫存，還分流了客戶資源，滋生舞弊行為。甚至將展廳客戶轉化成分銷客戶，對差價進行分成，使得公司利潤下降，甚至虧損。

（3）銷售收款管理不規范。當收款人員不在崗時，銷售業務員有時會先替顧客代收購車款或訂金，但并未及時交至收款人員，而是在顧客實際購車時才將銷售款或訂金交給收款人員，從而截留公司收入，保留賬外資產。有的銷售顧問離職時將私自收取的款項帶走，造成公司收入及公司聲譽損失，銷售業務員也會面臨法律風險。

2. 業務操作不規范。

（1）加裝、贈送業務流程不規范。精品加裝、精品贈送、禮品卡、加油卡贈送過程中，領用單沒有顧客簽字確認，一些本應贈送顧客的精品被銷售人員私吞變賣。對于精品加裝業務，存在銷售業務員將顧客介紹到其他加裝店安裝精品，從中獲取私利現象。加油卡、禮品卡由銷售部門負責保管，出現贈送金額與顧客實際收到金額不相符現象。

（2）試乘試駕車處置沒有按規范操作。有的試駕車已超過廠家規定的試駕期限，沒有及時處置，造成汽車處置價值減損。試乘試駕車售賣時，沒有進行價格評估，以超低價格賣給親友或員工，員工購買后再出售賺取差價，減少了公司處置收入。

（二）保險理賠環節

1. 保險業務操作不規范。

（1）贈送卡的領用發放操作不規范。贈送客戶油卡、電話卡、禮品卡過程中管理不嚴，登記不全，保管存在漏洞，出現保險業務員以顧客名義冒領，或實際領取的金額大于贈送給客戶金額現象，降低了保險業務利潤點。

（2）優惠券的管理不規范。發放的優惠券存在管理不嚴、使用范圍約定不明確、使用時間、使用人沒有限制、領用、使用、結存金額登記不全現象，造成優惠券在所有業務中都可以使用，重復使用、冒用、濫用現象較嚴重。從而無法估計當年的免費維修量及金額，違背了開展優惠券活動的初衷，降低了公司利潤。

2. 保險索賠拒賠現象時有發生。對發生的索賠事項，在向生產廠家索賠時，存在提交資料不全、不符合索賠標準或索賠申請不合格未及時提交、更換配件沒有寄回廠家的情況，造成生產廠家的拒賠，拒賠金額只能由4S店承擔，直接造成公司損失。

（三）庫存管理環節

1. 合同管理不規范。存在外購配件的合同簽訂流于形式、或沒有簽訂合同、外購配件供應商資質不符合要求、進貨價格缺少監督現象，容易造成配件采購人員與廠商串通舞弊行為，抬高進貨價，從中牟取私利。

2. 外購配件缺乏出入庫管理。外購配件的入庫、領用、結存缺乏管理，沒有外購配件庫存管理系統，或雖有庫存管理系統，但采取統入統出方式，使得進貨數量、領用數量，結存數量無法統計，容易產生虛購配件、冒領、多領、私拿配件的行為。

3. 沒有合理控制庫存量。為獲得更多廠家返利大量購進配件、整車，造成庫存積壓，存貨周轉緩慢，占用公司大量資金。整車滯留時間長，發生價值減損，同時增加庫存管理成本。

（四）維修業務環節

1. 打折授權規定不明確。維修業務優惠折扣權限缺乏限定，導致打折權限被濫用，打折力度過大，或者權限審批流于形式，造成公司的維修利潤下降。

2. 維修流程不規范。維修過程中，存在機油、玻璃水等養護品給顧客少加以及舊件未更換現象，形成結余養護品、配件被維修人員私自變賣或私下接單賺取收入。同時，維修過程中拆下的舊件被維修人員變賣，未入舊件庫統一處理現象也時有發生。

（五）收款環節

1. 現金收款監管力度不夠。對于不需開銷售發票的收款業務，如果監管不力，容易出現現金不交或少交的現象。驗車、上牌業務缺少對收款金額、費用支出的統計監督，容易產生截留款項現象。

2. 現金存款、銀行對賬不及時。現金收款長時間不存入銀行，收款人員或出納人員有挪用資金的風險;信用卡刷卡、微信、支付寶收款不及時與銀行對賬單核對，產生信用卡重復劃款、微信、支付寶回款與收款金額不一致的現象。

（六）市場宣傳環節

1. 宣傳合同的簽訂缺乏監管。合同的簽訂由宣傳部門人員全權負責，合同的審批流于形式，造成合同金額大大高于實際廣告宣傳金額，其差價被宣傳部門人員私吞，使得公司成本加大，宣傳力度不夠，影響公司的知名度和顧客來店的頻率，間接影響公司利潤。

2. 宣傳用品缺少監管。用于宣傳公司形象的各種宣傳品、禮品存在訂購價格過高、生產商的選定缺乏監管現象，使得宣傳部門人員從中獲利。宣傳品購進、領用、結存情況疏于統計，造成宣傳品被員工私自領用或隨意發放的現象，造成公司資產損失。

二、完善汽車4S店內部控制的措施

（一）建立建全公司各項制度、確保各項制度的有效實施

1. 制定財務管理制度，明確各自的崗位職責及分工。

（1）制定收款制度。嚴格執行收款紀律，對所有收款都應向客戶提供發票或收據，客戶應在維修單、驗車單、銷售訂單上簽字確認，收款人員應將每日所收款項上交財務，財務人員應在維修系統及車輛銷售系統中核對每日結算情況，避免出現少交款的現象。

（2）每月及時核對銀行對賬單。對于信用卡收款、微信、支付寶收款，財務人員應每月核對回款情況，確保沒有漏收和多收現象。對于刷卡機故障導致的重復收款情況，及時與顧客聯系退款。

（3）現金、支票及時存入銀行。出納人員應將所收到的現金、支票于次日存入銀行，大額現金收入應于當日送存銀行。避免財務部存有大量現金，造成安全隱患。

（4）加強對付款環節的審批。對供應商的結算付款，財務人員應認真核對送貨清單與發票開據內容、發票清單是否一致，禁止發票開具內容與送貨清單不相符，發票的開具金額應與庫存系統錄入金額、送貨清單金額一致。

2. 制定員工的管理制度，規范員工行為。嚴禁銷售業務員、維修業務員代客戶收款，并制定相應的處罰措施，一經發現，嚴肅處理。在展廳、維修大廳、客戶休息區設置非財務人員禁止收款的提示語等。重要崗位部門應采取定期輪崗制度，不相融職務應相互分離，起到相互監督、相互制約的作用。

3. 制定明確的授權制度。明確業務員、主管、經理、總經理的打折審批權限，嚴禁越權打折情況發生。如有需要給顧客或關系客戶較大打折力度的，需經有相應權限的人員審批簽字確認。收款人員在收款時應核對打折的審批簽字是否與公司的規定一致，對于不一致的打折收款，收款員應予以拒絕。

4. 制定優惠券管理辦法。規范優惠券的印制數量、發放范圍、使用范圍、核銷流程。對所有優惠券的發放均應錄入電子系統;建立客戶檔案，記錄優惠券的持有、使用、結余情況。

（二）制定并規范各環節的業務流程

1. 維修環節。維修車輛應由維修業務員接待并開具維修單，向顧客說明維修項目及金額，顧客簽字確認。車間修理人員在接車時要全面檢查車輛狀況，依據維修單進行作業，不得私自改動維修項目。維修過程中更換下的舊件應展示給顧客確認并允許客戶帶走。客戶放棄舊件的，應于維修結束后交由廢舊件管理處統一處理。向廠家索賠的配件，應及時進行索賠流程操作，將舊件寄回廠家，并關注廠家的索賠審批情況。

2. 銷售環節。要求銷售業務員真實填寫整車購買價款，銷售合同、銷售訂單應有顧客簽字確認，客服管理人員做好回訪工作，對回訪過程中發現的與銷售訂單、銷售合同不一致的情況及時進行反饋。精品贈送，精品銷售、精品加裝由客戶本人確認簽字，禁止銷售顧問代領代簽，精品加裝與銷售合同內容一致。

3. 庫存管理環節。

（1）加強配件庫存的出入庫管理。規范對配件、精品、宣傳品、禮品的出入庫管理。對于非廠家配件的采購應逐級審批通過;外購配件送貨清單應有送貨人簽字、倉庫管理人員在接收時應對配件的品種、數量、規格、質量進行驗收并確認簽字。所有外購配件都應錄入庫存管理系統，進行出入庫管理。所有配件、精品、宣傳品及禮品的出庫均應以出庫單為依據，并由領用人簽字確認。對于已出庫未用完的宣傳品、禮品應做好退庫入庫手續。

（2）加強整車庫存的出入庫管理。整車的單位價值都較高，少則十幾萬，多則上百萬，對其的出入庫管理應更為嚴謹。車輛到貨驗收時，應先檢查車輛的整體狀況，有無在運輸途中的破損情況，車輛入庫應有信息員、整車庫存管理員的簽字確認 ，按車輛顏色、型號、發動機編號錄入整車庫存系統。庫存管理員應妥善保管汽車鑰匙并設立備查賬，每日進行盤點。車輛的出庫應以銷售部門開具的出門條為依據，出門條應有銷售業務員、銷售經理、收款員、庫存管理人員的簽字確認方可出庫。

（三）建立合同管理辦法，規范合同的訂立、履行、歸檔

1. 做好合同訂立前的調查工作。在選擇供應商時做好前期調查，對供應商的企業規模、相關資質、產品質量、產品價格、產品的進貨渠道等進行了解，以減少不合格供應商的采購風險，降低采購成本。

2. 合同訂立時明確雙方的權利和義務。合同訂立時應明確規定送貨方式、采購價格、結算辦法、發票開具類型、雙方的權利、義務和違約責任等。廣告宣傳合同，還應明確宣傳方式、宣傳時間、宣傳載體、返利的計算方式及返利形式。與汽車二級分銷商訂立的合同應符合雙方利益水平，合理制定返利結算條款，規范二級分銷商的合作模式、車型的分配方式、訂車、交款、提車的合作流程、返利結算發票的開具類型及開具方式。

3. 規定合同的審批權限及流程。所有待簽定的合同應交主管領導審閱，總經理審批，金額較大的合同應經過財務、法務部門的審核，總經理審批。

（四）合理控制庫存量

1. 加強配件庫量的控制。根據送貨次數及日消耗量合理確定外購非廠家配件的進貨數量。根據廠家制定的配件返利政策，結合自身4S店的維修業務、保修業務、車輛故障類型等所需配件種類、使用頻率、用量情況，制定合理的廠家配件進貨數量，減少配件庫存積壓及過期減損，減緩公司的資金需求。

2. 加強整車庫存量的控制。重視和加強整車采購計劃，根據公司經營目標、年度銷售計劃、庫存狀態、市場銷售情況、每種車型的返利政策合理制定采購計劃，避免采購量過高，造成庫存積壓、占用大量資金，采購量過低，影響公司的銷售業績、利潤及返利金額。銷售部門應實時跟蹤整車的庫存狀態，加速整車的周轉率，對于庫存擺放超過3個月的車輛應制定相應的促銷計劃，減少積壓、加快資金回籠。

3. 加強試乘試駕車輛的管理及監控，在保證廠家要求的試乘試駕車數量的情況下，及時處置不需用的試駕車，避免試駕車滯留企業，降低處置價值，占用企業資金。試乘試駕車的處置應履行固定資產處置審批流程，每輛待出售的試乘試駕車都應有二手車市場的價格評估報告，試駕車的出售不應低于市場評估價。內部員工購買試駕車應經過銷售經理、總經理的審批，銷售價格符合員工購車的規定。

參考文獻：

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[2]汪雙玲.論物資采購合同的風險的內部控制[J].會計師，2019（03）.

[3]王立超.探討汽車4S店內部控制[J].現代經濟信息，2018（04）.

（作者單位：北京市北奔汽車修理廠）