大數據時代下的高校人事檔案管理信息化建設探討

林榮

摘要：隨著互聯網的迅速發展和普及，各種數據信息龐大而繁雜，極大地加大了數據信息的收集和處理難度，“大數據”信息處理技術應運而生。在大數據時代，高校該如何把握發展機遇，將大數據技術應用到高校的人事檔案管理中已經成為高校當前提升人力資源管理水平的重要課題。本文首先介紹大數據時代對人事檔案信息化建設產生的積極影響，然后分析當前高校在人事檔案信息化建設方面存在的諸多問題。最后針對問題提出相應的解決方案，希望能進一步推進高校的人事檔案管理信息化建設。

關鍵詞：高校 ? 人事檔案管理 ? 大數據 ? 信息化建設

近年來，我國各大高校積極開展人事檔案管理數字化建設，逐步深化了各項人事檔案規范制度體系改革，利用先進的信息化技術不斷完善和提升高校的人事檔案管理水平，高校已經逐漸擺脫過去傳統的手工管理模式，實現了人事檔案數據從收集儲存到統計分析全過程的自動化操作流程。不僅提高了高校人事檔案管理效率，也為高校更好地開展人力資源管理活動提供了更全面、完整的決策參考信息。

一、大數據對高校人事檔案管理信息化產生的積極影響

大數據背景下，高校借助先進的數據處理技術[1]加快了其人事檔案信息化建設水平，其積極影響主要體現在以下兩個方面。一是有助于高校人事管理效率和質量的提升。大數據技術能夠深入挖掘各種人事數據信息存在的潛在聯系，研究數據之間相互的關聯，各項人事檔案管理工作按照大數據的處理要求進行規范操作，處理速度更快，得出的數據結論也更具參考價值。二是促進高校人力資源管理目標的實現，利用大數據等信息技術充實人事檔案信息，量化人事管理數據，能夠幫助高校更有針對性、更具科學性的開展人力資源管理活動。通過科學的對高校人力資源發展趨勢做出預測，制定個性化的人才培訓方案，精準匹配人才崗位，強化人力資源管理的激勵效果，從而促進高校實現人力資源管理目標。

二、大數據背景下高校人事檔案管理信息化建設存在的問題

（一）人事檔案管理觀念落后，對信息化建設不夠重視

傳統的人事檔案所記錄的內容大多是高校職工的政治面貌以及過往的社會工作經歷，對職工近期的工作情況反映較少。而且人事檔案中對職工的個人能力考核評價缺乏量化的標準，評價內容大致相同，甚至還存在許多高校人事檔案管理相對混亂，不規范的操作導致存在漏填或錯填等現象。加上難以對人事數據進行監管，一些教職人員為了個人職位升遷或者提高薪酬工資，在填制人事檔案時還存在造假行為，導致人事檔案難以充分的發揮其人力資源管理的作用。由于高校人事檔案管理觀念落后，對人事檔案管理信息化缺乏重視，在這方面投入的資金少，信息化程度嚴重不足。一些高校的人事檔案管理甚至仍然停留在紙質檔案管理階段，部分高校雖然建立了相應的人事檔案管理系統[2]，但系統大多只是用來查詢一些基本的人事數據信息，并未在此基礎上建立相應的數據分析及整合功能，無法為高校的人力資源管理提供可供參考的決策支持數據。

（二）數據來源渠道較少，缺乏完善的人事檔案數據信息管理平臺

由于人事檔案數據來源渠道較少，且內容單一、涉及范圍較窄，無法全面、準確的反映教職工的業務工作能力。而且在人事檔案中大多是語言文字的敘述性內容，難以對同一教職工不同階段或者不同教職工的工作業績能力水平進行縱橫比較，在一定程度上反而加大了高校人事管理的難度。由于高校信息化程度不足，缺乏完善的人事檔案數據信息管理平臺，在統計和處理人事數據時不僅費事費力、效率低下，也難以真實、直觀、準確的反映高校教職工的人事檔案信息。

（三）人事檔案管理信息化配套設施不健全，缺乏專業的信息化操作人員

相關配套設施建設不健全也是阻礙高校人事檔案管理信息化建設進程的一大主要因素。包括硬件設施購置和管理工作不到位，未對相關配套軟件的進行開發和完善，局域網建設不足，各部門之間信息化管理系統之間缺乏標準化的數據對接等[3]。這一方面是由于高校在人事檔案管理信息化方面缺乏必要的資金支持，在資金不足的情況下設備更新緩慢，信息化建設難以有效推進。另一方面是由于高校的人事檔案管理信息化建設的專業化人才嚴重缺失。當前一些高校使用的人事檔案管理軟件是由高校自行進行研發設計，軟件功能相對簡單，只能完成基本的信息記錄和數據查詢與統計等功能，難以滿足大數據背景下多元化的人事數據儲存和處理需求。

（四）缺乏信息安全意識，易引發信息泄露風險

大數據背景下，人事檔案信息化管理雖然能夠幫助高校處理復雜、龐大的人事信息數據，提高人事管理的效率以及質量，但與此同時信息數據在系統中的傳遞與儲存的安全性卻缺乏保障。目前對于信息系統中人事信息數據的保護主要是依靠賬戶密碼和計算機防火墻，但是由于一些高校管理人員缺乏一定的信息安全意識，設置過于簡單的賬戶密碼或者在信息技術防護方面手段單一，不能有效的防范數據竊取行為，容易引發人事信息泄露風險。

三、大數據時代下高校人事檔案管理信息化建設策略

（一）加強“大數據”宣傳教育，提升高校領導人事檔案信息化管理意識

“大數據”信息技術能夠對龐大的人事數據信息進行有效的整合分析，全面提升高校的人事管理水平。因此，高校相關領導人員必須加大大數據信息處理技術在高校人事管理信息化中的應用，可邀請研究“大數據”的專家學者來校開展公開講座活動，組織高校人事管理部門以及其他相關部門負責人員召開人事檔案管理信息化建設討論會議，讓高校逐步建立“大數據”概念，提升高校的人事檔案信息化意識，結合高校的人事管理需求制定信息化建設方案。

（二）收集基礎信息數據，建立人事檔案管理信息數據庫

高校要全面的收集教職工的人事檔案信息，將其錄入信息化管理系統，以此為依據建立高校的人事檔案管理信息數據庫[4]，結合高校人力資源管理的需求劃定分類標準，對現有的人事檔案信息數據進行整理和歸類，對保密性不強的信息可允許高校各部門組織教職工按規定的流程進行補充并核實相關信息的準確性。高校要實現內部各部門管理信息系統的數據對接，建立動態實時的人事數據收集機制，將各部門教職工經審核過的工作業績數據、考勤數據、科研教學數據等及時傳輸到人事檔案管理系統并更新數據庫內容。為了更加全面的反映高校教職工的人事狀況，還需要適當補充教職工的社會關系等方面的信息數據。利用大數據技術挖掘其中潛在的信息價值，科學的對人事數據進行分析和預測，為高校的人力資源管理提供參考依據。高校可建立一體化的大數據管理平臺，提高高校不同部門之間以及部門不同崗位人員之間人事數據的縱橫可比性，并且可以從高校的整體層面出發按照不同的形式主題從某一維度提取人事檔案數據，實現數據的快速檢索，滿足多元化的處理需求。通過對這些人事數據進行進一步加工分析，科學的對職工進行綜合評價，最大程度上發揮人事檔案的人力資源管理作用。

（三）完善基礎設施，加快技術人才隊伍建設

高校要加大對人事檔案信息化建設的資金投入，完善相關的基礎配套設施，包括局域網的建設、購置電腦、掃描儀等硬件設備、加大軟件研發力度，完善人事檔案系統管理模塊功能等。在高校軟件開發水平有限的情況下可采取外包形式，請專業化的人事軟件開發人員提供建設指導。同時，高校要加大對專業技術人才的引進力度，主要從兩個方面著手：一是積極引進或培養一批先進專業的大數據技術運用人才，成立專門的高校人事檔案信息化建設小組，由高校的人事檔案管理部門和技術部門協作構建高校的人事檔案信息化管理體系。二是對人事檔案管理信息化系統操作人員進行培訓教育，提升其數字化系統操作能力和操作水平，制定專項的人才培養計劃，注重培養具有過硬的檔案管理專業知識并掌握一定的計算機操作應用能力的復合型人才，為高校人事檔案管理信息化建設夯實人才根基。

（四）提高人事檔案管理信息系統運行的安全性

高校一方面要建立健全信息化背景下的人事檔案管理制度，嚴格按照相關的制度條例規范人事檔案管理行為，明確各級部門機構的人事檔案管理職責，加強過程監管，確保已經歸檔的人事檔案信息數據的真實性和安全性。另一方面，要加強對人事檔案管理信息化系統的安全防護，在用戶身份認證等方面要加強信息錄入、查閱或修改的授權審批控制，嚴禁非法使用和傳播人事數據信息。為了防止減少高校人事數據信息的泄露風險，除了在系統中自動嵌入數字保護技術，限制人事數據的修改和使用權利外，還要對共享的人事信息資源加上專屬水印。同時在系統中自動記錄檔案訪客信息，以便及時發現系統數據異常操作或存在的風險隱患也能有效追溯信息泄露源頭，提高人事信息數據的安全性。

四、結語

總之，高校一定要牢牢把握大數據時代信息化發展機遇，加快高校的人事檔案信息化建設，全面提升高校的人事檔案管理水平，促進高校實現可持續健康穩定發展與進步。

參考文獻：

[1]任南竹.大數據時代下的高校人事檔案管理信息化建設探討[J].勞動保障世界，2017，（03）.

[2]張立志.大數據背景下高校人事檔案信息化建設探討[J].城建檔案，2017，（09）：25-26.

[3]周瑩瑩.新時期高校人事檔案管理信息化建設思考[J].辦公室業務，2018，（11）：50.

[4]趙子葉.基于大數據思維下對高校人力資源管理的人事檔案信息化建設的探討[J].品牌研究，2018，（05）：205-206.

（作者單位：內蒙古工業大學）