高校檔案信息資源共享平臺建設研究

林穎群

摘要：

隨著信息時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)的應用率不斷提高，信息技術改變著人類的生活，使人們的工作和學習效率得到顯著提升，檔案工作也不例外。高校作為檔案信息儲備的重要集散地，應當加強高校檔案信息資源共享平臺建設，提高檔案的利用率，滿足檔案管理、國民教育、社會進步的發(fā)展需要，推進檔案信息資源的聯(lián)動和共享。

關鍵詞：高校;檔案信息資源;共享平臺

前言

高校在管理過程中，產(chǎn)生了大量的檔案信息，其中包含了教學、科研、行政管理以及人事管理等各種類型的檔案信息，也包含了這些檔案信息帶來的巨大的社會價值，對我國檔案管理、國民教育、社會發(fā)展均有著重要推動作用。我國是一個教育大國，根據(jù)教育部公布的最新數(shù)據(jù)，截至2019年我國共有2956所高校。但由于高校數(shù)量巨大、高校地理區(qū)域分散、信息不對稱等因素的制約，使得高校之間的檔案信息資源無法及時分享和傳遞，這種情況也嚴重制約了高校檔案信息資源的溝通和共享。隨著信息時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)信息技術廣泛運用為信息資源共享提供了有力的技術支持，這有效地促進了高校檔案信息資源共享平臺建設，顯著地提升了檔案管理工作效率，同時也提升了檔案信息資源的可利用價值。

1.高校檔案信息資源建設存在的問題

1.1檔案信息資源失衡

部分高校依舊采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，將實體檔案作為檔案信息管理的主體，不重視甚至不使用現(xiàn)代化信息管理技術，突出傳統(tǒng)價值，對紙質(zhì)檔案進行收集整理，缺少電子化數(shù)據(jù)資源，檔案信息資源很難為師生或其他院校共享。另外，部分高校并沒有形成良好的檔案信息資源建設的意識，管理模式相對落后，相關領導者沒有提高對數(shù)字化檔案信息管理的重視程度，并且缺乏有效的管理措施，導致高校電子檔案資源匱乏，制約資源共享，導致信息資源失衡。

1.2檔案資源利用率低

首先，我國大部分高校的檔案資源管理自成體系，彼此之間沒有建立有效的聯(lián)系，更談不上共享機制。自成體系的管理模式，導致資源分散，各院校處于孤立狀態(tài)，各高校之間也缺少交流，檔案管理固步自封，這種管理模式也嚴重影響了高校檔案資源的利用率低，其服務性沒有得到體現(xiàn)，檔案過于封閉不利于高校師生對相關資料的利用，并且也無法為其他院校提供參考。其次，當前大部分高校也無法實現(xiàn)自身檔案資源的橫向與縱向利用，高校的檔案信息資源不流通，檔案存儲失去了原有的意義。再次，自成體系的管理模式不利于檔案的統(tǒng)一管理，導致相關部門管理上缺乏統(tǒng)一的標準，管理模式需要調(diào)整，檔案利用率有待提高。

1.3檔案重藏輕用

當前，我國高校的檔案管理工作更為注重對檔案的存儲，過分關注紙質(zhì)檔案的收藏，忽略對數(shù)字檔案的整理。在一定程度上，檔案失去了原本的意義，僅單純作為信息資源的收納，卻無法對信息資源進行合理整合，檔案信息資源無法得到深入挖掘，其使用價值無法得到彰顯，高校領導以及在校師生也很難充分利用檔案，提高自己的工作與學習效率。除此之外，檔案信息資源整理的缺失，也導致學校部分檔案信息不完整，缺乏全面性。檔案信息資源管理未建立檔案的查閱機制，無法將檔案服務與信息資源應用相融合，導致檔案信息資源重藏輕用，檔案信息管理效率低下。

2.高校檔案信息資源共享平臺建設策略

2.1構建相應的檔案信息整理平臺

首先，高校應當轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。隨著信息時代的到來，數(shù)字資源已經(jīng)成為提高競爭力的重要因素，而高校的檔案作為承載數(shù)據(jù)的載體，相關部門必須轉(zhuǎn)變管理觀念，對檔案進行保管，延參數(shù)據(jù)資源的廣度，提高檔案管理體系的建設合理性。與此同時，高校應當充分發(fā)揮檔案館的儲存作用，將數(shù)字資源與文本資源進行整理，突破傳統(tǒng)管理方式對檔案管理工作的限制，樹立新型管理觀念，提高對數(shù)字檔案管理的重視程度，此外，高校也應對檔案進行劃分，使檔案管理工作朝著多元化發(fā)展。

其次，相關部門應當建立統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，需要提高對高校電子檔案管理的重視程度，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，將紙質(zhì)文檔與電子文檔進行整合，保證檔案的管理與使用協(xié)調(diào)發(fā)展，充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢，提高檔案的綜合性能。此外，在日常工作中，高校需要根據(jù)社會發(fā)展的情況，對電子檔案進行整理與劃分，提高檔案管理的數(shù)字化水平，促使檔案管理更加科學合理，滿足不同部門的差異需求，與此同時，相關部門進行檔案整合平臺建立時，也要對數(shù)字資源進行科學的規(guī)劃，推進數(shù)字平臺的建成速度，開辟檔案管理新途徑。

2.2檔案服務調(diào)整為開放式

信息社會的發(fā)展，推動檔案管理的信息化，其管理方式也呈現(xiàn)包容式和開放式，為了滿足社會的發(fā)展，高校檔案管理部門必須對數(shù)據(jù)進行整合，保證信息資源得到開放共享，挖掘檔案資源的深入研究價值，與此同時，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，網(wǎng)絡用戶個性化也逐漸顯現(xiàn)，面對網(wǎng)絡平臺的個性化，檔案管理人員應當提高信息的兼容性，保證檔案資源體系朝著個性化與數(shù)字化方向發(fā)展，提高檔案管理工作的合理性，與此同時，高校應當樹立服務意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，打破封閉式檔案管理模式，盡可能滿足人們對于檔案信息資源的需求。

此外，高校相關部門進行檔案信息資源共享平臺建設時，需要做到保護用戶信息，確保使用者的信息不被公開，使用戶的知情權、隱私權得到保障，對用戶進行動態(tài)化管理，保證信息的獲取相對隱私，高校的檔案信息資源作用也能得到發(fā)揮。

2.3提高檔案信息共享效率

隨著數(shù)據(jù)時代的到來，高校進行檔案信息資源共享平臺建設時，不僅要保證檔案信息得到合理歸納，而且要提高檔案的共享性，使高校檔案的收藏價值得到最大化。在信息發(fā)展環(huán)境下，高校必須合理規(guī)劃管理標準，提高傳統(tǒng)檔案與電子檔案的歸納效率，增強高校內(nèi)部與其他院校的聯(lián)系，形成良好的共享機制，充分發(fā)揮高校檔案信息資源的共享功能。

首先，高校需要根據(jù)自身情況進行信息數(shù)字化，確定統(tǒng)一管理標準。統(tǒng)一檔案信息資源管理標準，確立相同的檔案分類機制，確定檔案數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)傳輸?shù)确矫娴臉藴剩垢鞲咝ｉg的信息資源整合規(guī)范化、標準化，提高檔案信息資源存儲和整理效率。

其次，高校應當提高信息資源的共享程度，高校領導者需要清晰的認識到信息資源的儲藏價意義，充分挖掘檔案資源的使用價值，發(fā)揮檔案的指導性作用。因此，高校檔案管理工作應當以數(shù)字化為向?qū)В浞掷矛F(xiàn)代信息技術優(yōu)勢，整合檔案資源，提高數(shù)據(jù)的規(guī)范化和標準化，建立高校之間的聯(lián)系，避免信息孤立化情況出現(xiàn)。

再次，高校應當構建資源管理體系，實現(xiàn)結(jié)構化與非結(jié)構化的調(diào)整，合理調(diào)整數(shù)據(jù)自然結(jié)構，對檔案信息資源進行分層與歸納，科學使用云計算等現(xiàn)代技術，整合檔案信息資源，提高檔案信息的共享性，加快檔案信息資源共享平臺建設的步伐。

最后，高校應當提高檔案信息資源的聯(lián)動性，立足于長遠，加強與其他院校的溝通和共享。在檔案管理過程中，提高溝通和共享的頻率，促進檔案信息協(xié)調(diào)發(fā)展，建立檔案信息資源共享平臺，保證檔案信息資源建設得到發(fā)揮，提升高校數(shù)據(jù)共享競爭力，打造高校之間合作共贏的局面。

總結(jié)

綜上所述，隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，高校檔案信息資源管理模式也朝著共享型發(fā)展，高校應當抓住時代發(fā)展契機，加強檔案信息資源共享平臺建設，提高對檔案信息資源管理的投入，建立現(xiàn)代化、規(guī)范化、標準化的檔案管理機制，充分發(fā)揮檔案的服務價值，提高檔案的利用率，滿足檔案管理、國民教育、社會進步的發(fā)展需要，推進檔案信息資源的聯(lián)動和共享。

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（作者單位：四川外國語大學重慶南方翻譯學院，重慶? 401120）