大數據檔案信息化建設及其開發保護與利用研究

羅瀠

摘 要 隨著大數據運行進程逐漸加快，其為檔案信息化工作的開展也提供了良好的發展機遇。文章就大數據檔案信息化建設及其開發保護、利用相關問題進行簡要的闡述和分析，以此提高檔案信息化管理服務水平，促使檔案信息化建設工作穩定開展。

關鍵詞 大數據檔案;信息化建設;開發保護;利用策略

前言

在社會經濟快速運行的背景下，企業檔案信息化建設工程得到了良好的開展，檔案信息化的集中統一管理作用隨之體現了出來，其產生的優勢極為明顯，有利于確保檔案資源的完善性和準確性。對于檔案信息化工作來講，離不開多項部門的共同努力和幫助，只有這樣，才可以達到檔案信息化建設的目的。

1大數據檔案信息化的建設要求

1.1 擯棄以往傳統的管理理念，科學合理地進行規劃

在大數據檔案管理工作開展過程中，要想進一步提升信息化管理效率，健全信息化體系，就需要摒棄以往單一的管理理念，引進新型的管理意識，明確認識和了解到大數據和信息技術應用于檔案管理工作中的必然性，將各項信息化體系和管理制度建設等措施全面落實于各項工作環節中，使工作人員清楚地意識到強化信息管理的作用，從而結合實際情況制定出完善的信息化規劃方案，明確落實工作人員的具體職責，從而為完善信息系統建設工作和管理體系的落實等提供良好的依據。

1.2 對檔案信息化軟件進行大力開發

當前階段，需要從實際發展現狀入手，研究出和本單位要求相一致的檔案信息化建設軟件技術。在實施信息化處理工作的時候，必須樹立安全且保密的管理理念，以免數據和信息受損。增強檔案的保密性，禁止和外部網絡相聯系，在明確身份以及創建防火墻和備份數據的基礎上查詢檔案，這樣做的目的是為了避免出現不法人員竊取信息的現象，從一定程度上預防了計算機受到病毒的侵害，從而引起安全隱患。所以，為了有效共享檔案信息，研究各項新型的檔案管理軟件系統是很有必要的，方便后期整理和類型劃分。

1.3 注重大數據技術的具體應用現象

目前，檔案管理工作正處于體系創新和制度改革的重要時期，管理人員逐漸了解到合理應用大數據技術的重要性，由于該項技術優勢極高，將其應用到了諸多檔案的基礎性工作環節和流程中，對工作人員的工作情況產生了一定的影響，促使工作人員思想理念有所改變，管理模式也發生了明顯的變化。對于檔案管理人員來講，在構建信息化管理體系的時候，必須重視大數據技術應用效果的體現。

其一，引進數字化技術，利用該項技術來制定規范性的電子化檔案管理體系，將以往紙質檔案資料轉換為電子類型，如此一來，就可以提升工作質量，減少紙張輸出，節省成本。

其二，對檔案信息處理系統和平臺進行合理應用，保持規范性，加大對日常工作的控制和管理力度，借助技術優勢來分析和整合諸多的數據。從中看出，大數據分析處理技術可以全面處理復雜的數據，確保結果的精準性。

1.4 將檔案信息的價值全面挖掘和發揮出來

檔案信息自身有著較強的價值性，工作人員需要引進整理和分析數據的有關方式，提取出價值性高的信息，為部門后期決策和規劃提供一定的參考依據，其屬于建設信息化體系的主要環節?；诖?，為了將檔案信息的整體價值體現出來，提高使用質量，做好各環節的信息整合工作是很有必要的。所以，以各項信息和數據分析工作為主，制定健全的數據庫系統，借助計算機軟件進行搜索，發揮出信息的價值和實際功能，為工作發展提供諸多的信息支撐。另外，檔案管理服務質量的提高還可以加深各部門的合作和交流，有利于該部門高效率的開展各項工作。

1.5 做好員工培訓工作，制定健全的培訓體系

通過比較檔案管理工作方式和以往傳統的管理方式可以看出，兩者有著明顯的差別，在平時辦公和事務管理等方面中，均是借助計算機程序和軟件進行操作的，這就要求相關人員必須熟練的對計算機軟件進行操作，掌握軟件的具體功能和操作程序，通過培訓的方式提升員工操作能力，健全內部培訓體系，培養自身素質[1]。

2檔案信息化建設現狀

2.1 保密和權限問題

保密和權限在檔案信息化管理期間特別重要。在以往檔案管理期間，工作人員均是將有關的資料儲存于檔案室內，而信息化檔案管理不同，其表現為所有用戶處于不同地點中訪問數據網絡系統，在這一環節中，可能會出現不法人員攻擊數據庫系統并且隨意修改信息的現象。而且，擁有賬號和密碼的人都可以登錄數據庫系統查詢相關的信息數據，致使檔案系統的信息安全性下降，風險隱患隨之形成。

2.2 檔案信息的真實性較低

當對檔案信息進行管理的時候，存在著檔案信息真實性不高的現象。比如，相關人員接受了上級指示以后，要求對檔案系統內的信息進行整理，可是因為平時沒有將檔案信息資料完整的錄入進去，員工為了應付上級檢查，隨便錄入了一些和實際情況不相符的資料，使得檔案信息的資料不真實。再者，有的部門雖然要求員工錄入了檔案資料，可是并不會對該治療進行檢查，員工也不會進一步反饋錄入的資料，再加上沒有完善制度的約束，所以導致資料的真實性下降，難以將實際情況體現出來[2]。

3大數據檔案信息化的開發保護和利用策略

3.1 遵循科學管理理念，加大重視程度

伴隨著檔案管理工作的深入開展，其逐漸朝著信息化發展趨勢轉變，不管是企業還是單位，都必須強化對信息化和大數據技術的重視力度，摒棄以往不正確的管理理念，對檔案信息資料有著正確的了解和認識，比如，清楚地知道檔案信息屬于企業運行期間不可缺少的一項資源，其必須和當今信息化發展趨勢相符合，遵循科學的管理理念。強調管理合理性和科學性的目的是因為企業運行期間，雖然也比較關注信息化水平的提升，可是在具體開發保護和應用環節中，依舊有著諸多的不足之處，比如雖然電子檔案受到了普遍的應用，可是紙質檔案仍舊起著極高的作用。部分企業在創建電子檔案的過程中，完全忽視了保存和管理紙質檔案，導致諸多信息缺失和遺漏，難以進行查詢。

3.2 對檔案信息資源進行開發保護和利用

將信息化技術應用到管理檔案信息化資源內，可以加快資源管理的數字化運行進程?；诖?，應當緊抓電子政務建設帶來的良好機遇，有效開發檔案管理信息化資源，優化和改善思維理念，延伸數字化信息資源的傳播渠道。在政府信息資源方面，檔案部門也是不可缺少的一項機構，只有強化檔案信息化開發保護和利用程序，根據政府相關信息的公開工作進行改革，依靠互聯網技術加以操作，以此確保資源的充足性。除此之外，檔案信息化管理體系也必須進行完善，成立規范的檔案信息資源數據庫，在創新思維理念的基礎上探索新型的資源管理模式，從而達到檔案信息為社會公眾提供優質服務的目的。

3.3 制定完善的法律法規制度

在改革和應用檔案管理體系以及信息化體系的過程中，均離不開完善法律法規制度的約束，只有這樣，才可以將其的優勢體現出來。所以，必須對檔案信息化建設和開發期間的法律體系加以健全，增強檔案管理工作流程的規范性，促使檔案信息整理和分析工作越來越具備標準性，以此促使檔案管理工作高效率開展。

3.4 強化檔案信息化服務意識，提升服務水平

檔案管理工作包含的內容較多，本身有著一定的特殊性和復雜性特征，這就要求管理人員必須增強自身的操作能力，謹遵優質的服務理念，增強檔案管理意識，對檔案管理工作進行大力宣傳，提供良好的服務，將檔案信息化存在的價值體現出來。針對檔案信息化管理期間出現的異常現象，必須及時解決和處理，確保檔案信息化和人們以及社會提出的要求相符合。

自從步入了信息化領域以后，我國檔案管理模式得到了一定程度的改進和創新，所以，應合理使用大數據技術，全面建設檔案信息化，將檔案信息化在社會運行中的保護和使用價值發揮出來。

3.5 集檔案信息化和電子政務為一體

信息化檔案資源屬于電子政務建設環節的主要方式，其和我國政務機密建設有著密切的聯系性，將檔案信息化建設和電子政務相互結合到一起，使其成為一項完善的結構類型是很有必要的。雙方部門應當做好交流工作，加深聯系，確保數據的準確性和完善性。

4結束語

以上所述，檔案信息化建設是未來主流發展趨勢。在新形勢背景下，需要結合實際情況實施檔案信息化管理和建設工作，強化人員的檔案信息化管理意識，落實完善制度，從而促使該項工作高效率開展。

參考文獻

[1] 綜合檔案管理理念在扶貧檔案管理中的運用策略[J].蘭臺內外，2019，（8）：25-26.

[2] 更新檔案管理理念實現檔案管理科學化、規范化、現代化[J].智慧健康，2018，（8）：9-10.