論如何做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作

梁德紅

[摘 要] 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理是當(dāng)前我國衛(wèi)生監(jiān)督工作開展的進(jìn)程中的重要組成部分。在具體的衛(wèi)生監(jiān)督工作實(shí)踐中，需要結(jié)合衛(wèi)生監(jiān)督工作要求，開展衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案信息化管理工作。這樣才能滿足衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的現(xiàn)代化需求，促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的良性運(yùn)作和可持續(xù)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 衛(wèi)生監(jiān)督；檔案；管理

中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

就目前我國社會(huì)發(fā)展基本形勢來看，在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理之中存在諸多問題，要積極地調(diào)整與改善，推進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

一、衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的重要性

（一）推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理

對于衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理，主要是從原本的手工操作逐漸朝著現(xiàn)代化管理、信息采集轉(zhuǎn)變，這樣就能夠合理地配置檔案信息資源，從而為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)途徑。所以，在實(shí)施衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中，就需要通過合理有效的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案資料的收集、分類、整理等，以此來保障檔案完整，確保檔案本身的真實(shí)性，提升檔案管理工作的實(shí)際服務(wù)水平。不難看出，這樣衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理就能符合檔案的現(xiàn)代化管理要求[1]。

（二）提供可靠的決策保障

就衛(wèi)生監(jiān)督而言，為做到?jīng)Q策及時(shí)而正確、管理措施得當(dāng)，就需要針對信息本身的可靠性進(jìn)行描述，同時(shí)也需要針對其綜合分析能力加以驗(yàn)證。在建設(shè)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的進(jìn)程中，需要在實(shí)施的衛(wèi)生監(jiān)督?jīng)Q策制定的過程中提供準(zhǔn)確的、快速的檔案信息，這樣可以將衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息作為基礎(chǔ)，以便衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)能夠合理地分析問題，從而了解與衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)發(fā)展?fàn)顩r相關(guān)的實(shí)際問題，最終讓衛(wèi)生監(jiān)督?jīng)Q策能夠更加的合理與科學(xué)。此外，在實(shí)施衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理建設(shè)中還要將紙質(zhì)檔案直接轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣可以有效保存衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息，讓衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的各級領(lǐng)導(dǎo)通過電子檔案的檢索，將其運(yùn)用到工作規(guī)劃中去，這有利于衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作的落實(shí)，以此來推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）為知識更新提供有效手段

開展衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理建設(shè)，就是為了實(shí)現(xiàn)對衛(wèi)生監(jiān)督檔案的有效管理。將衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理作用放大，而其中最為重要的一點(diǎn)在于監(jiān)督人員需要做好本身知識與理論相對應(yīng)檔案管理的分析與更新處理。由于檔案管理本身具有資源服務(wù)等特點(diǎn)，所以在日常的工作之中，衛(wèi)生監(jiān)督人員就應(yīng)該懂得對檔案管理的基本功能的運(yùn)用，這樣就能獲取對應(yīng)的信息與知識，久而久之就能完善衛(wèi)生監(jiān)督人員的知識結(jié)構(gòu)。因此，促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督人員知識更新，實(shí)施檔案管理是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的職能手段。

二、衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的有效措施

（一）落實(shí)衛(wèi)生監(jiān)督檔案基礎(chǔ)管理

1.衛(wèi)生監(jiān)督檢查檔案

針對衛(wèi)生監(jiān)督檢查檔案，需要明確衛(wèi)生監(jiān)督意見書、現(xiàn)場檢查……當(dāng)場處罰決定書等一系列衛(wèi)生行政執(zhí)法文書、產(chǎn)品樣品采樣記錄、非產(chǎn)品樣品確認(rèn)通知書、產(chǎn)品樣品確認(rèn)通知書、責(zé)令改正通知書、當(dāng)場處罰決定書。

其具體的歸檔程序如下：第一，已取得衛(wèi)生許可證的單位：經(jīng)常性衛(wèi)生監(jiān)督檢查檔案按一戶一檔的方法進(jìn)行整理，對一個(gè)單位的監(jiān)督檢查過程中所形成的文件材料一般組成一個(gè)案卷，采用類別編號法，按時(shí)間順序編制案卷流水號，卷內(nèi)文件按排列順序編制件號，用檔案袋（盒）進(jìn)行保管。第二，未取得衛(wèi)生許可證的單位：衛(wèi)生監(jiān)督檢查檔案，按一事一檔的方法進(jìn)行整理，每次監(jiān)督檢查行動(dòng)所形成的文件單獨(dú)裝訂成件，按時(shí)間的先后順序排列，采用編號法，按時(shí)間的先后順序編制案卷流水號，卷內(nèi)文件排列順序編制件號，用檔案袋（盒）進(jìn)行保管。

2.現(xiàn)場監(jiān)督抽檢檔案

針對現(xiàn)場監(jiān)督抽檢檔案，需要明確產(chǎn)品樣品采樣記錄、非產(chǎn)品樣品確認(rèn)通知書、產(chǎn)品樣品確認(rèn)通知書、產(chǎn)品樣品確認(rèn)書、技術(shù)鑒定委托書、檢驗(yàn)結(jié)果告知書。

其具體的歸檔程序如下：每次現(xiàn)場監(jiān)督抽檢活動(dòng)所形成的文件單獨(dú)裝訂成件，以件為單位按時(shí)間的先后順序排列，采用年度編號法編制案卷流水號，卷內(nèi)文件按排列順序編制件號，用檔案袋（盒）進(jìn)行保管。

3.衛(wèi)生監(jiān)督行政處罰檔案

針對衛(wèi)生監(jiān)督行政處罰檔案，需要明確案件受理記錄、立案報(bào)告、現(xiàn)場檢查筆錄……結(jié)案報(bào)告。其具體的歸檔程序如下：按照一案一檔的方法進(jìn)行整理，一個(gè)行政處罰案件所形成的文件材料一般組成一個(gè)案卷，采用統(tǒng)一案卷封面，采用編號法，按時(shí)間的先后順序編制案卷流水號，卷內(nèi)文件按排列順序編制頁號，用檔案袋（盒）進(jìn)行保管。

4.衛(wèi)生行政許可檔案

針對衛(wèi)生行政許可檔案，需要明確衛(wèi)生許可證或衛(wèi)生許可批件（復(fù)印件）、衛(wèi)生行政許可申請登記表、受理申請決定書……注銷通知書、送達(dá)回執(zhí)、行政許可申請材料。

其具體的歸檔程序如下：按照一證（批件）一檔的方法進(jìn)行整理，一個(gè)申請單位在申辦衛(wèi)生許可證及驗(yàn)證、變更、延續(xù)、注銷等許可證管理過程中所形成的文字材料組成一個(gè)案卷，采用類別編號法，按時(shí)間的先后順序編制流水號，衛(wèi)生許可審核檔案的案卷流水號與許可證編號相對應(yīng)，卷內(nèi)文件按排列順序編制件號，用檔案袋（盒）進(jìn)行保管。

（二）加強(qiáng)開發(fā)利用衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案

由于檔案有較高的保存和使用價(jià)值，因此在開展檔案管理的工作過程當(dāng)中，必須要注重綜合開發(fā)利用檔案資料。所以衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理在具體的操作之中就需要加強(qiáng)對衛(wèi)生檔案制度的建立健全，明確各種檔案的利用手續(xù)范圍以及程序上的要求，同時(shí)要鼓勵(lì)相關(guān)部門開展檔案的利用，提高檔案的利用率。其次，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門還要組織相關(guān)人員進(jìn)行配合，來開展編研工作，工作的重點(diǎn)要圍繞檔案管理部門的各種職能，積極編寫有關(guān)于檔案的編研材料，為內(nèi)部管理決策以及其他工作提供參考依據(jù)。衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案管理工作能夠提高工作的質(zhì)量和管理水平，所以要加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)，促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的規(guī)范化。

（三）提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料的利用率

在開展衛(wèi)生監(jiān)督檔案的具體管理進(jìn)程中，需要不斷提升其服務(wù)水平和管理水平，實(shí)際上就是需要發(fā)揮出檔案本身應(yīng)有的功能，能夠更好地為衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)所使用，更好地為衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)提供相應(yīng)的服務(wù)，進(jìn)而讓其作用能夠真正發(fā)揮出來。所以，在實(shí)施衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的進(jìn)程之中，對于檔案信息資源還需要回到多途徑、多渠道的開發(fā)中，這樣才能夠讓衛(wèi)生監(jiān)督檔案能夠更好地服務(wù)我們。通過多種檢索工具合理有效地編制，可以提升檔案資料的利用率，同時(shí)也可以進(jìn)一步提高檔案的管理水平。第一，針對收集面需要進(jìn)一步的拓寬，這樣才可以避免材料出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，從而讓檔案能夠?qū)?shí)際的情況真實(shí)、全面的反映出來，以便后續(xù)能夠更好地利用檔案。第二，將檔案原本的借閱模式進(jìn)行合理的調(diào)整，促進(jìn)檔案內(nèi)容的進(jìn)一步豐富，并且通過服務(wù)手段的持續(xù)性創(chuàng)新，可以滿足檔案收集途徑的有效拓寬。將原本傳統(tǒng)的封閉式的服務(wù)模式改變?yōu)殚_放式的服務(wù)模式，這樣衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)人員就可以為衛(wèi)生監(jiān)督工作的開展貢獻(xiàn)自己的一份力，并且還可以積極參與各種課題研究；這樣檔案管理可以與各種研究課題相互的配合起來，從而做好檔案資料的收集與管理。第三，合理構(gòu)建綜合檔案的共享平臺(tái)。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，可以確保檔案資源本身的共享使用。作為借閱者，還能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上借閱相關(guān)的檔案資料，這樣就可以在讓平臺(tái)做好流程的審批與執(zhí)行，在滿足檔案管理效率提升的同時(shí)，也能夠節(jié)約大量的時(shí)間。

（四）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

對于檔案管理，人才是關(guān)鍵。人才隊(duì)伍建設(shè)對于衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理有著重要的作用，決定了其建設(shè)水平的高度。第一，注重引入與培養(yǎng)檔案管理人員，以此來提升衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理水平。在人才選聘中需要結(jié)合衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的實(shí)際發(fā)展情況，選擇能力突出、專業(yè)能力強(qiáng)的人才，使其全面負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作的開展。第二，注重人才素質(zhì)培訓(xùn)，這是檔案建設(shè)的關(guān)鍵。注重人才的培育與教育，制定對應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，以此來匹配時(shí)代的發(fā)展。第三，在檔案建設(shè)進(jìn)程中要注重從業(yè)人員綜合素質(zhì)的提升，確保相關(guān)人員的所有精力都能投入檔案建設(shè)中去，以此推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理事業(yè)發(fā)展。

三、結(jié)語

現(xiàn)階段我國的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理可謂任重道遠(yuǎn)，想要將檔案管理水平提上去，就要考慮諸多制度和措施的制定與實(shí)施，這樣才能匹配衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的要求。所以作為衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)，需要明確檔案管理的重要意義與作用，以此來保障其健康穩(wěn)定運(yùn)行，推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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