新時期提高檔案管理科學化水平的路徑研究

張偉

摘 要：在當今信息化的時代中，檔案管理工作的進行并不是一帆風順的，信息數量之大，傳播速度之快在帶來便利的同時也帶來信息的不安全性，給檔案管理工作帶來了一定的挑戰和風險。信息化時代中，以處理數據信息為主要工作的檔案管理工作也應當順應時代發展的要求，不斷為適應社會而對相關工作進行創新。

關鍵詞：檔案管理;重要性;存在問題;提高路徑

對于各種單位或企業、組織而言，檔案管理工作影響著其未來的發展方向、核心競爭力提高、未來規劃等多方面，這也代表著，規范化檔案管理工作的關鍵性。因此，檔案管理人員要改變傳統的檔案管理方式，不斷更新管理方式，注重安全、高效、全面的工作原則，不斷提升檔案管理人員的綜合素質，充分利用現代化設備，提高檔案管理的現代化程度，并通過加大檔案管理工作的監管力度，創新檔案管理工作的服務意識和行為，持續提高檔案管理服務意識，促進檔案管理工作的規范化。

1 檔案管理工作的重要性

隨著社會發展水平的整體提高，檔案信息化管理的方式也在不斷發生變化，檔案管理工作者在適應不斷變化的發展節奏，最大程度上滿足人們的需求，基于此，在網絡技術發達的大環境下，檔案的信息化管理被提上工作日程，與時俱進才能緊跟社會發展節奏，這句話在任何時候都適用于檔案管理工作，換言之，無論是企業發展還是基礎服務部門，檔案管理工作都不可忽略，是有效進行其他工作的前提，此外，檔案管理工作落實到位才能把有效促進檔案管理人員工作能力的提高，基礎工作的有效開展是能力得以提高的必要階段，能力得到提升，使得檔案管理人員的工作效率與質量得到保證，基于上述表達能夠得知，檔案管理工作人員的素質與能力提升對整個檔案管理環節十分關鍵。

2 當前檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理水平有待提高

在實際的檔案管理工作中，缺乏完善的檔案管理體系，管理工作基本上是各自為政，規范性有待提高。同時，隨著信息技術的快速發展，信息技術便捷的優勢讓人們獲取信息的渠道更加多元化，這對于還停留在傳統的檔案管理模式中的管理工作帶來挑戰。因此，檔案管理人員必須要實現紙質檔案向數字檔案的轉換，滿足人們多元的信息需求。

2.2 檔案管理隊伍建設不足

多數的檔案管理人員缺乏專業技術知識，對于檔案管理的基本原則和制度了解不夠深，對于檔案管理工作的認識不足，認為只是將檔案收集起來，進行分類保存就可以了，檔案信息的價值不能很好地發揮出來。此外，檔案管理工作多是中老年人員，對于現代的新技術接受能力比較差，對于檔案的編研工作研究不夠深入，而且人員的流動性比較強，很難保證檔案管理工作連續的開展。

2.3 檔案管理設施建設不足

隨著大數據時代的到來，數據信息的猛增，檔案的管理工作越來越復雜，工作量越來越大。因此，要做好檔案管理工作還需要借助現代信息技術來完成，這就需要加強對于基礎設施的建設。當前存在的情況是，多數單位對于檔案的基礎設施建設投入不足，導致一些檔案管理的設備、場地配備不足，老化的設備也不能及時更新，出現檔案資料丟失或是損壞的情況。

3 優化檔案規范化管理的對策

3.1 增強檔案管理意識的宣傳力度

實施檔案規范化管理最重要的工作部分就是要增強檔案管理意識的宣傳力度。為此，各單位、組織或企業都要先確認檔案管理部門的正確的檔案管理意識，在平常的檔案管理工作中，直接將規范化的相關內容添加進去，先由單位、組織或企業的領導和管理層對現代化的檔案管理有正確的，全新的看法，繼而可以真正認識到規范化對檔案管理的關鍵性。在此之后，由各單位、組織或企業的領導和管理層將檔案規范化管理模式與自己的工作特質相結合，不僅會起到一定的帶頭示范作用，也能為本單位、組織或企業的后續檔案規范化管理模式提供良好的發展環境。

3.2 完善檔案管理制度，明確檔案管理職責

完善的檔案管理制度能夠保證檔案規范化管理順利開展下去，這也就要求人們要不斷地完善檔案規范化管理制度，并給予越來越高的重視度。單位、各組織或企業的領導和管理層要在應用檔案規范化管理的基礎上，自覺使用科學的管理方式改善人們的慣性思維和指揮的隨意性，創建兼具計劃、組織、指揮、協調、控制的檔案規范化管理體系，從樹立目標、建立規章、落實責任層面逐步建立，增強工作人員們的工作動力，規范工作、進一步提高工作效率。同時，要在檔案的規范化管理中創建分級管理，統一領導的管理原則，這也是完善規范化管理的關鍵性部分，在分級管理制度的指導下，相關的檔案管理人員能夠十分有效的分類管理檔案。也可在單位、組織、企業內部創建專門的檔案規范化管理小組，其可以直接明確一系列與檔案規范化密切相關的管理計劃，并確認相關工作內容。

3.3 強化人員培訓，增強檔案管理工作的關鍵地位

目前，我國的檔案規范化管理工作尚有些不足，主要原因在于檔案管理人員的工作能力和專業素質有些欠缺，且其對檔案規范化管理重視程度較低，尚未完全認識到檔案規范化管理的關鍵性。因此，強化人員培訓，增強檔案管理工作的關鍵地位非常重要。主要可從兩個方面入手，一是要加強對檔案管理人員的檔案管理規范化的意識培養，使其能夠正確認識檔案規范化管理工作，充分發揮檔案管理規范化的積極性作用。二是要增強對檔案管理人員的培訓深度，可安排專業人員直接培訓相關檔案管理工作人員，強化檔案管理工作人員的理論知識和工作技能。與此同時，領導和管理層也要根據本單位、組織或企業的情況制定科學合理的獎懲制度，表現較好的檔案管理人員可以給予適當的獎勵，促進其充分發揮積極性。

3.4 充分利用現代化設備，提高檔案管理的現代化程度

在現代化信息技術大力發展的如今，檔案規范化管理工作也可以充分使用現代化設備，提高檔案管理的現代化程度。反映到具體操作上，即檔案管理工作人員可以依靠計算機技術分類管理檔案，并創建檔案共享平臺進行檔案資源的共享，充分利用現有的信息資源，也可以利用計算機技術采集各項檔案資料，進而可以確保所采集資料的全面性。

4 結束語

檔案管理人員一定要立足時代發展，在新時代檔案管理工作實踐中不斷完善檔案管理制度，不斷創新工作機制，以新的檔案管理理念與方法，積極學習、不斷探索，有效提高檔案管理水平，以滿足時代發展對檔案管理提出的新要求。

參考文獻

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