新時期事業單位人事檔案管理及發展探析

黃士強

摘 要：隨著我國科學經濟技術水平的持續提升，計算機軟件技術的創新發展對社會經濟、科技、文化、環境的健康發展都具備重要的影響力，更為人們的生活、工作提供了諸多便利。當前社會諸多行業都離不開計算機技術的支持，由于當前事業單位內部人事檔案管理工作改革的不斷深化，傳統的檔案管理方式很難達到全面、真實、精確、簡便的規范要求。因此本文針對事業單位內部人事檔案管理中如何有效應用新技術來提升管理質量，推動檔案管理的創新發展的具體策略進行探討。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;必要性;具體策略

事業單位的人事管理工作是非常重要的，往往在事業單位中人員的任免以及職務調動等都需要與其人事檔案中相關記錄為依據，所以說人事檔案是事業單位管理工作中的重要內容。

1 事業單位人事檔案管理的必要性

從事業單位本身的性質來講，評價工作人員是否處在自身最適合的崗位是非常關鍵的，而事業單位的人事任免工作非常關鍵，人事任免工作必須以嚴格的事實基礎為依據，而這種依據絕大多數都存在于人事檔案之中，由于人事檔案對于個人履歷、工作經驗、工作發展歷程、受獎懲情況以及行為軌跡都有很清晰的表達，所以我們在進行人事任免的過程中必須依托其個人檔案作為調動依據。其次，人事檔案對于工作人員的評價是非常重要的，我們想要評價事業單位工作人員的工作態度、工作水平以及工作成效等情況時，就需要調取相應的人事檔案來觀察其整個工作期間的具體表現情況，這是我們評價事業單位工作人員能力的重要基礎，也是我們提拔年輕干部的關鍵舉措。當前事業單位也要依照相應標準進行業績考核，而業績考核的相關內容也成為衡量工作人員自身能力的重要基礎，在進行干部選拔以及評優工作時，這些都是重要的評選依據，而相關信息也存在于人事檔案之中，從以上幾點上來看，科學有效的推進事業單位人事管理工作具有極強的現實意義，這對于推動事業單位整體發展，改善人員內部組織架構有很好的效果。

2 事業單位人事檔案管理的具體策略

2.1 構建完善的管理制度

任何工作想要科學妥善的進行都需要完善的管理制度，管理制度不僅是人事檔案管理工作的整體框架，更為其工作內容指明了方向。在事業單位的人事檔案管理工作中，資料信息的搜集和歸檔工作必須嚴格遵照相關規定，而規定是在管理制度的基礎上指定的，這也說明了完善的管理制度是事業單位人事檔案管理工作的基礎前提。管理制度的制定應該首先滿足檔案管理工作的基本需求，第一，絕對保障信息的真實性，要堅決避免虛假信息進入人事檔案，明確檔案資料審查工作的具體流程，同時也要對相關資料進行科學分類，這對于日后調取相關人事檔案資料有重要意義，我們需要根據單位具體部門或者人員組織架構來對人事檔案進行分類。最后我們應該制定相應的檔案調取規章制度，由于人事檔案關系重大，所以我們不能允許人事檔案的調取工作存在混亂現象，調取人事檔案必須有相應的審批手續，同時要在使用完畢之后及時歸還。以上這些內容都是我們在構件人事檔案管理制度中需要重點考慮的部分。

2.2 強化人事檔案管理人員的專業素質

人事檔案管理工作的具體執行者是檔案管理人員，那么，人事檔案管理工作的質量與管理人員的專業素質就有絕對的關系，我們想要提升人事檔案管理工作的工作質量就必須強化檔案管理人員的專業素質。首先，我們在人員任用上就要重視專業對口，由于檔案管理工作比較復雜，涉及的相關管理內容比較多，所以，我們需要有具備專業能力的檔案管理人員對相關工作進行科學規劃。我們應該鼓勵專業能力與檔案管理工作相匹配的應屆大學生參與到事業單位人事檔案管理工作之中，并且依托于這些年輕技術力量組成技術骨干，讓他們的專業知識及專業能力在檔案管理部門充分發散，讓所有檔案管理人員參與到專業技術學習之中，從整體上提升檔案管理人員的專業水平，這是提升工作質量的重要前提。

2.3 重視人事檔案管理工作的現代化建設

人事檔案管理工作在檔案管理工作中有著重要地位，而事業單位中的人事檔案管理工作則更為重要，一方面事業單位需要大量人才力量來充分進行建設發展，另一方面，事業單位各工作人員的崗位職責是非常明確的，如果我們不能合理進行人事任用讓人才處在適宜的崗位上那將會造成人才資源的浪費，這對于事業單位的發展極其不利，而想要提升人事檔案管理工作的整體質量，我們就要從人員、理念以及技術三個角度進行分析，從這一點上來看，管理理念現代化和管理技術現代化對于提升工作質量有著極強的作用，我們應該充分樹立現代化檔案管理理念，充分依托網絡技術和信息技術對當前的人事檔案管理工作進行升級改造，以現代化的管理理念和數字化的管理方式來提升檔案管理工作的整體效率。

2.4 應用新技術推進事業單位人事檔案數據庫的建設

在檔案數據庫建設初期，人事檔案的利用服務技術如果存在不足，極易導致資源不能被有效掌握，但在信息化建設的背景下，順應科技發展潮流，使事業單位人事檔案管理更加一體化，有效發揮例如（職員的戶籍資料、身體狀況、工作職位、級別、個人考勤信息、工作檔案、重要事件查詢）的利用效率。相比于傳統的檔案數據庫，缺乏有效的服務途徑，只有手工記錄，查找和翻閱都會受限，并且會造成一定程度的信息缺失。信息化檔案數據庫的建設，可以為管理者提供更加多元化的查找、翻閱、修改、提取等服務，例如通過檔案匯編、遠程控制查看文件等。事業單位建設人事檔案數據庫，每個項目的質量都要保證，保證設計準確性的同時來進行軟件開發，包括錄入檔案信息、進行標簽分類、插入檔案索引、檔案信息修改或刪除、整理歸納等工作需求，要利用新技術來完善傳統數據庫管理模式的不足，改善管理方式，嚴格校準檔案信息，避免出現遺漏。

3 結束語

人事檔案管理工作對于事業單位來講非常關鍵，我們在進行人事檔案管理工作的過程中一定要明確自身崗位責任，認清人事檔案管理工作的重要性，同時應該在工作中積極學習現代化檔案管理技術，提升自身專業素質，保障人事檔案管理工作的妥善進行。

參考文獻

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