現代科技館檔案管理創新研究

王楠

摘 要：現代科技館各項業務活動以及管理活動中留下了許多珍貴的信息資源，其能夠反映出科技館某一時期的工作成效。新時期，現代科技館如何進一步將檔案資源作為一項無形資產加以管理，優化管理結構，創新管理內容，是館內檔案管理者重點思考的課題。文章首先分析了現代科技館檔案管理創新的必要，其次指出當前存在的常態問題，最后結合現代科技館的業務特點、檔案管理目標以及檔案事業的發展趨勢提出建議，旨在進一步為相關主體提供創新思路，確保現代科技館有序、順利、健康發展。

關鍵詞：創新;科技館;檔案管理;問題

1 現代科技館檔案管理創新的必要性

1.1 檔案資源是科技館的無形資產，具有重要價值

對于現代科技館而言，檔案資源具有重要的參考、憑證價值，能夠為科技館各項工作的開展提供顯著幫助。以科普檔案為例，其詳細記錄了科技館在科普交流、科普宣傳、科普教育以及其他科普活動的全過程，價值巨大[1]。對科普檔案進行高效化管理，可以為未來科普項目的實施提供依據以及經驗總結，改進未來科普活動的效率以及質量。除此之外，文書檔案、人事檔案、財會檔案以及其他檔案同樣有其獨特的作用。因此，必須要推動科技館檔案管理創新，將檔案資源轉化為科技館的知識資源寶庫，為科技館各項工作的開展提供幫助。

1.2 緊跟時代步伐，實現創新發展的必然要求

創新是當前時代的主旋律，是科技館提升競爭力的重要因素。具體到檔案管理工作當中，只有堅持檔案管理內容創新、形式創新以及方法創新，才能節約科技館的檔案管理成本，實現對檔案資源的高效開發與利用[2]。例如，通過對檔案資源進行數字化處理，能夠更好地縮減紙質檔案資源所占用的物理空間，減少檔案管理的工作量以及難度，實現檔案管理工作創新升級。除此之外，推動檔案管理創新，不斷更新檔案管理理念，可以緊跟當前檔案事業發展步伐，有效應對未來檔案資料增多所帶來的挑戰，促進科技館長遠發展和創新發展。

2 現代科技館檔案管理中存在的常態問題

2.1 檔案數字化進程緩慢，管理水平不高

當前，部分科技館檔案數字化進程緩慢，尚未充分應用數字微縮相機、高速掃描儀以及其他信息化工具對檔案資源進行數字化處理，導致檔案管理工作無法實現創新升級的目標。一是對紙質材料以及實物沒有進行數字化處理，尚未將上述材料轉化為電子數據、圖像、影像以及其他數字化介質，無法將其錄入到相應的數字檔案管理系統當中，更談不上建設相應的數字資源庫。二是信息設備更新緩慢，檔案管理者缺乏相應的硬件、軟件設施，難以確保數字化建設的效率和

質量。

除此之外，部分科技館對于數字化信息技術的應用層次較低，尚未探索將區塊鏈、大數據、數字水印、云儲存、數字加密等工具應用至檔案管理領域，導致檔案管理以及檔案開發利用工作的效益不強。

2.2 檔案管理機制存在漏洞

當前，部分科技館檔案管理機制仍然存在漏洞，難以實現對檔案資源的規范化管理[3]。一是檔案管理職責分工不明確，尚未理清檔案管理者與其他業務人員之間的職責界限以及分工，難以打造分工明確、相互合作的檔案管理模式。二是檔案管理標準不統一，尚未出臺相應的規章制度來明確不同類型檔案資源的具體格式以及標準，導致檔案在收集、立卷、歸檔、借閱以及開發利用過程中出現問題。三是檔案管理流程有待優化，與科技館的實際狀況不相適應。四是尚未針對檔案數字化建設出臺相應的規章制度，難以推動檔案數字化、信息化建設的步伐，無法實現紙質檔案與數字檔案雙軌化管理的基本

目標。

2.3 檔案管理人才隊伍建設滯后

知識經濟時代，科技館檔案管理創新的基礎在于人才。只有檔案管理人員的檔案管理理念有所創新以及能力有所提升，才能真正實現創新升級的基本目標。當前，部分科技館檔案管理人才隊伍建設滯后，一是培訓工作有待改進，過于重視理論領域的培訓，忽視從實踐操作、實踐模擬等角度對檔案管理人員予以培訓。二是培訓內容與館內實際工作脫軌，導致培訓成本浪費的同時，無法取得應有成效。三是人才交流平臺建設滯后，難以借鑒并吸收最新的檔案管理經驗。

3 現代科技館檔案管理創新的對策

3.1 推動檔案數字化進程

現代科技館要依托于現代檔案管理理論的同時，以數字化信息技術為導向，不斷推動檔案數字化進程。一是要購置并及時更新基礎性、實用性的硬件設備以及軟件設施，為檔案管理創造良好的環境。二是要結合紙質檔案以及實物的具體特點，綜合選擇高速掃描儀、微縮相機以及其他信息化設備對檔案進行數字化處理，將其轉化為電子數據、圖像、影像，為后期管理與利用工作奠定基礎。三是要強化對區塊鏈、大數據、數字水印、云儲存、數字加密等工具的應用、首先，可以通過區塊鏈、數字水印以及數字加密對檔案管理系統進行安全管控，確保檔案資源傳輸通道的安全性，避免出現檔案損毀、檔案丟失等問題。其次，可以通過大數據技術對互聯網終端的信息資源進行深度挖掘，不斷完善檔案數據庫建設，豐富檔案內容，將檔案資源的知識屬性彰顯出來。最后，可以通過云儲存技術來建設共享平臺，強化與其他科技館、圖書館、檔案館的合作，不斷完善科普檔案、科技展品檔案、文書檔案以及其他檔案的內容，減少檔案管理成本。

3.2 完善檔案管理機制

現代科技館要進一步加強統籌規劃，將檔案創新作為一項根本性工作來抓。一是要明確職責分工，理清檔案管理者與其他業務人員之間的職責界限以及分工事項，落實管理責任以及利用責任，促進檔案標準化建設。二是要統一檔案管理標準，明確不同類型檔案的具體格式、管理要求、立卷要求，促進檔案規范化建設，減少檔案管理紕漏。三是要結合館內的人力、物力以及財力狀況來對流程予以優化，避免出現重復勞動、反復加工、檢索困難等問題的發生。四是要針對檔案數字化建設出臺相應的規章制度，明確數字化建設的要求和標準，實現紙質檔案與數字檔案雙軌化管理的基本目標。

3.3 打造復合型以及精干型的人才隊伍

現代科技館要重視人才培養，強化服務意識、責任意識，提升檔案管理者綜合素質。一是要改進培訓工作，重點從信息化、數字化以及現代檔案管理的角度對人才予以培訓。同時，要做到理論與實踐相結合，分別從實踐操作、實踐模擬等角度對檔案管理人員予以培訓。二是要緊貼科技館業務模式以及檔案管理人才隊伍現狀開展培訓工作，避免培訓成本的浪費。三是要加強與其他科技館、檔案館、圖書館的合作與交流，借鑒并探索其他單位在檔案管理領域的模式以及經驗，助力于館內人才建設。

4 結束語

檔案管理創新是現代科技館發展的動力源泉，是確保科技館信息資源利用效率穩步提升的重要保障。新時期，既要從宏觀層面來完善檔案管理機制，也需要從微觀層面對檔案管理工作予以細化。當前，現代科技館在數字化建設、管理機制完善以及檔案管理人才建設領域存在部分問題。為此，現代科技館必須找準著力點，及時分析檔案管理中存在的常態問題，采取更有指向性和針對性的措施。一是要推動檔案數字化進程;二是要完善檔案管理機制;三是要強化檔案管理人才隊伍建設。

參考文獻

[1]梁麗明.新時代科技館檔案管理模式研究[J].蘭臺內外，2018（12）：28-29.

[2]秦彩霞.科技館檔案管理工作數字化的思考與實踐研究[J].辦公室業務，2018（21）：75.

[3]梁麗明，劉敏穎.現代科技館檔案管理人員綜合素養提升研究[J].城建檔案，2018（08）：91-92.