新時期檔案利用及服務工作

祝瑩

摘 要：檔案管理是為檔案利用而服務的，新時期的檔案工作人員，除了要具備扎實的業務能力外，還必須熟練運用大數據等信息技術和各類辦公軟件，在提升檔案管理工作效率的基礎上，進行檔案資源的整合，深度挖掘檔案潛在價值，為用戶提供更加優質的檔案借閱與知識服務。調查發現，現階段還有一些檔案管理人員尚未轉變思維觀念，重視管理而輕視利用，雖然完成了本職工作，但是檔案的價值沒有體現出來，檔案事業也難以取得長足的發展。在這一背景下，探究檔案利用及服務工作的優化策略，成為檔案管理人員的重要任務。

關鍵詞：檔案管理;服務意識;人性化;長效投入機制

新時期檔案管理工作呈現出許多新特點，例如管理模式上從依賴于人工向使用信息系統轉變，在管理目標上從保證檔案完整性向挖掘檔案價值轉變。為了適應這些新變化、新特點，首先要求檔案管理部門要增加資金投入、支持技術創新，建立現代化的信息管理平臺，運用大數據、云計算等技術;其次還要建立一支復合型的檔案管理人才，確保檔案管理、利用等工作開展，為用戶提供優質的服務，樹立檔案管理部門的良好形象，推動檔案事業的可持續發展。

1 新時期檔案管理現狀

1.1 重保存輕利用的理念仍然存在

檔案本身具有一定的留存價值，特別是很多年代較為久遠、價值比較珍貴的紙質檔案，如果保存不當，出現破損甚至丟失，將會失去利用價值。因此，做好檔案保存管理十分重要。但是必須要明確，檔案保存只是基礎，最為核心的仍然是進行檔案的開發和利用。調查發現，現階段還有許多檔案管理人員，沒有分清楚工作的主次順序，將主要的工作精力，還是放在了檔案收錄、保存和借閱等方面，利用率不高，利用價值未得到充分體現。

1.2 主動服務意識比較淡薄

檔案工作具有雙重屬性，根據工作對象的不同，分別具有不同的屬性。如果檔案工作的對象是各類資料、文件，則體現出管理屬性;如果對象是檔案的使用者，則體現出服務屬性。這兩種屬性是相輔相成的，但是在實際的工作中，很多檔案工作人員，只做到了被動的完成檔案資料管理工作，而不能主動的向使用者提供相應的服務。對使用者的檔案借閱需求不了解、檔案使用偏好不清楚，服務工作不到位，最終也會造成用戶的流失，也就失去了檔案工作應有的價值。

1.3 檔案管理的手段比較落后

新時期的檔案工作，要從人力管理向智力管理方向轉變。例如，現階段很多圖書館，已經實現了智能化、自動化的圖書管理，自助服務終端為讀者提供了人性化、便捷化的服務。企業的檔案管理部門也要借鑒圖書館的這種模式，走信息化、智能化的發展路線。但是目前來看，由于檔案工作中的信息基礎設施比較落后，檔案工作人員對信息技術的操作不熟練，多數情況下還是使用傳統的工作模式、管理手段，無論是檔案的利用還是服務，未能做到與時俱進。

2 新時期檔案利用及服務工作的要求

2.1 以用戶為中心，體現人性化

關注用戶的檔案使用需求，堅持以用戶為中心，提供更好的檔案服務，是新時期每一位檔案管理人員都必須要遵循的工作職責。對于檔案使用者來說，用戶體驗十分重要。優化用戶體驗的目的在于，讓檔案服務有價值、易用、友好，有視覺吸引力，進而形成獨有的檔案服務品牌，建立檔案服務“客觀、權威、友好”的形象。對此，我們可以從信息內容形式、服務平臺視覺設計以及服務環境方面進行

改善。

2.2 以信息技術為支撐，創新管理模式

檔案事業發展的一個顯著特點，就是信息技術與檔案管理的融合層次進一步加深，利用信息管理平臺代替人工進行檔案查詢、利用，成為一種必然趨勢。檔案管理部門也要依托信息技術，建立自己的官方網站、微博，有條件的還可以開發數字檔案館、掌上APP等。以提供網絡檔案服務的網站為例，網站的視覺效果、信息類目劃分、版塊分布位置等都直接影響用戶觀感，因此，可以定期或應時節更改網頁界面和主題，使用與檔案有關的特色圖標，提高頁面轉換流暢感等。檔案信息繁多，類目劃分也應用心設計，可據不同的用戶類別設計不同的門戶版式，如通用版、媒體版、學生版等。

2.3 以資源整合為核心，挖掘檔案價值

檔案的種類較多，而不同的檔案其利用方式、潛在價值等方面均存在很大的差異。另外，隨著用戶對檔案使用需求的多元化，許多部門存儲的檔案數量少，無法滿足使用需求。為了解決這一問題，新時期的檔案管理工作，應當重視不同檔案資源的整合利用，在充分挖掘檔案可用價值的過程中，更好的滿足使用者的需求。例如，依托互聯網構建統一的檔案管理平臺，同一行業的不同公司之間，可以通過互聯網打破相互之間的地域壁壘，實現檔案資源的充分共享。

3 新時期檔案利用及服務工作的優化策略

3.1 堅持檔案保存與利用的統籌兼顧

檔案管理與利用之間有著密切的邏輯關系，通過檔案管理保證各類檔案資料的完整性，才能為檔案的開發和利用提供必要的素材，從這一點來看檔案管理和保存，是檔案開發與利用的前提基礎。部分紙質檔案由于時間較長，加上利用次數較少，長期存放在檔案儲存室的角落里，出現了較為嚴重的損壞，利用價值也會降低。為此，檔案管理部門首先要加強檔案完整性與安全性的管理。在這一前提下，嘗試利用信息技術等手段，進行檔案的開發和利用。

3.2 重視檔案管理人才隊伍的建設

新時期下用戶對檔案利用效率及服務水平都提出了更為嚴格的要求，這樣促使檔案管理部門，必須要重點做好檔案工作人員的培訓，并使其具備復合能力。人才隊伍建設應重點體現兩個方面：其一是業務技能方面。目前很多檔案管理部門，通過開設門戶網站、推出掌上APP或是開設微信公眾號等形式，致力于為用戶提供更加便捷和特色的檔案服務。檔案工作人員也要加強信息技術學習，在門戶網站建設與維護，微信公眾號編輯與開發等方面，提供必要的智力支持。其二是職業素養方面，要增強責任意識、服務意識、創新意識等，養成精益求精、嚴肅認真的檔案管理態度。

3.3 建立長效投入機制提升檔案管理水平

新時期各行各業的工作都離不開信息技術的支持，檔案利用及服務工作也不例外。通過引進檔案信息管理系統，將紙質檔案通過掃描等方式，以電子文檔的格式存儲到數據庫、云服務器中。在利用檔案時，只需要輸入關鍵詞，就可以在不到1s的時間內獲取匹配的結果，這樣就節省了人工尋找、檢索檔案的時間。可以說，在檔案管理部門內建立信息管理系統，已經成為必然趨勢和迫切要求。通過建立長效投入機制，既要在前期拿出專項資金，用于完善基礎設施、引進信息管理系統，又要在后期持續的提供資金保障，不斷進行檔案信息管理系統的維護、升級，建立成熟的“互聯網+檔案管理”模式。

4 結語

檔案利用服務是檔案管理的一個環節，是整個檔案工作的目的和最終歸宿。我們所處的是一個信息爆炸的時代，社會每天產生海量的信息，大量有利用價值的檔案信息等待著被發現和利用。檔案管理人員需要熟練掌握大數據技術，運用信息管理系統，實現檔案資源整合，提高檔案資料利用價值。同時又要強化服務意識，履行服務職能，根據用戶的檔案使用訴求，為其提供相應的服務，讓檔案的利用價值得到發揮。

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