中學人事檔案與辦公室人事工作的相關性分析

張惠

摘 要：文章論述了中學檔案與辦公室人事工作之間的關系，并說明人事檔案的重要性，分析開展中學人事檔案管理存在的問題和不足，最后提出解決這些問題的方法，思考完善中學人事檔案管理的途徑，為中學開展辦公室人事工作奠定良好基礎。

關鍵詞：中學檔案;辦公室人事工作

1 引言

對于中學來說，教職工的管理工作是開展日常管理的重點，而在學校開展教職工的管理工作，主要是進行辦公室人事工作，而教職工的資料，包括他們的人身經歷、能力水平、工作表現等，是開展管理工作的基礎，而這需要檔案資料的配合進行。[1]人事檔案是開展辦公室人事工作的基礎依據，也是記錄教職工原始資料的憑證，中學檔案與辦公室人事工作之間存在緊密的聯系，本次就對此進行分析，探究人事檔案的重要性，研究如何提升人事檔案管理水平。

2 中學檔案與辦公室人事工作的關系

對于中學辦公室人事工作的具體內容，主要涉及全校教職工的調資、晉升、績效工資的核算及發放;教職工的退休審批，及在職教職工的三險一金（養老、醫保、工傷、公積金）的申報征繳;新招聘教師的入編及工資辦理，教職工人事聘用合同的簽訂及到期續簽;全校教師的職稱聘任、職稱工資掛鉤、崗位設置及崗位變更、變更后工資掛鉤，到辦理完后全部收集、整理、歸檔。從這些業務不難看出都離不開檔案管理，離不開對檔案資料的收集和應用。比如辦理社保項目，就需要掌握教職工的身份、職務、性別、出生時間、參加工作時間、參保時間、身份證件號及工資基數等資料，需要個人承擔的保險費用進行每月工資扣除，統一繳納統一完稅。這些業務意味著，中學檔案與辦公室人事工作之間關系緊密，檔案是開展辦公室人事工作的基礎資料，每個人都有自己的人事資料，辦公室人事工作的工作結果，就是要把每人的人事材料歸納到檔案中去，形成更完善的檔案資料。比如某位教師職稱晉升后，就需要把本人晉升職稱的材料再收集整理入檔。而且隨著老一輩教職工的退休和新教職工的入職，具體工作都由辦公室人事工作負責，同時相應的檔案資料都要有所變動，對應人事工作的開展。[1]

3 中學人事檔案的重要性

中學人事檔案涉及的內容較多，比較復雜，進行管理的流程較多，還需要多個職能部門的參與和幫助。人事檔案代表的是某個人的個人身份，出生時間、參加工作時間、教育履歷、工作履歷、家庭情況、籍貫、居住地等，還有本人的道德品質、能力表現、工作成就、教學榮譽等。人事檔案是個人的原始資料，錄入了基本上從出生到現在的人生經歷。對于學校來說，人事檔案涉及教職工的入職、職務晉升、教育經歷、教育表現、社保等內容，是進行人事管理的基礎資料。學校對教職工進行考察、評價、安排等，都需要建立在人事檔案的基礎上，是學校挖掘優秀人才、發展師資力量的重要參考依據，也是學校對教職工進行任免、晉升、獎勵、調動等工作的合法依據。學校進行人才引進、薪資安排、崗位輪換等工作，都需要根據真實可靠的人事檔案作為依據。[1]而需求的人事檔案信息的獲取，離不開人事檔案管理工作的進行。所以充分挖掘人事檔案價值，提升人事檔案管理水平，對于中學管理工作開展有積極意義。

4 中學人事檔案管理中存在的弊端

4.1 對重要性認識不足

中學領導人員和檔案管理人員不重視人事檔案管理，對其的重要性認識不足。學校更重視教學工作的開展，忽視了對人事檔案的歸檔和管理;檔案管理人員在進行管理時不夠認真仔細，敷衍了事，影響資料歸檔;部分教職工不能真實準確的填寫檔案資料，導致檔案收錄的信息真實性和完整性較差，存在很多錯漏;在互聯網的沖擊下，越來越多的職工表現出思想倦態與參與積極性不高的問題，不能主動配合人事檔案管理工作的開展。[1]

4.2 管理制度不規范

我國一直堅持推進人事檔案管理工作，建立了相應的管理制度和辦法，但因為中學人事檔案管理工作涉及的內容豐富，涉及面廣泛，政策性較強，變動較高，標準要求也較高，因此現有的管理制度和管理程序不太適合。目前正處于新舊人事檔案管理制度的交替時期，管理模式表現出舊制度的突破以及新制度的不足，所以導致整個人事檔案管理工作標準化和規范化不足，雖然學校教職工的人事檔案是隨人走的，但也不利于人才流動，人事檔案的歸檔、分類管理以及銷毀等都存在一定不足。[1]

4.3 管理實效性不強

中學人事檔案資料比較空洞，內里價值不高，很多就是教職工的基礎資料，沒有什么利用價值;部分學校認為人事檔案沒什么用，所以對新入職教職工建立檔案時比較隨意和馬虎，很多資料填寫不全，學歷、職稱、工齡等記錄不完整，與實際情況不匹配，影響到辦公室人事工作的開展;檔案資料的保存工作不到位，檔案室設置不先進，導致部分檔案資料受損。[1]

5 如何完善學校人事檔案的管理

5.1 推進規范化管理

中學人事檔案管理要注重實現規范化管理。學校需要收集其他學校進行人事檔案管理的標準和規定，實現統一管理;嚴格按照《檔案法》規定，針對學校人事檔案的特點，建立科學的檔案歸類、整理、保存和利用程序和標準，實現規范化管理，保證檔案資料完整、及時收集，同時進行定期檢查，對檔案資料和教職工人生軌跡進行查對，出現偽造要及時追求相關人責任。[1]同時建立保密制度，要求檔案管理人員嚴格遵守，禁止無關人員進入檔案室，禁止將檔案資料帶出檔案室，禁止向無關人員談及檔案信息，在每天下班前進行全面檢查，做好安全防護。[1]

5.2 提高信息化管理意識

中學要認識到信息化手段對于檔案管理的作用，積極引進先進的信息技術和設備，實現信息化檔案管理。學校檔案管理人員可以借助信息技術，對檔案內容進行詳細分類，分析不同類別檔案的作用和價值，在此基礎上進行管理;重視檔案信息的網絡安全水平，尤其是學校的電子檔案資料數目龐大，對于安全保存和保密有更高要求，需要重視網絡防護手段的提升。將檔案信息化建設納入學校整體信息化建設的框架中，配合學校信息化建設工作的開展，建立人事檔案信息化管理系統，提供對檔案信息的實時更新、錄入、查詢等服務。[1]

5.3 重視檔案管理人才建設

中學要重視檔案管理人員水平的提升，以及對教職工資料了解程度的提升，使其不僅要有豐富的檔案管理理論知識，還要有熟練的檔案管理技能和計算機操作能力，可以熟練應用軟件進行人事檔案管理，還要掌握自己學校每位教職工的人事變動信息，及時進行入檔更新和保存，同時可以檔案內容對應，避免出現差錯。[1]中學要提升檔案管理人員的檔案信息化管理意識，讓他們認識到這項工作對于學校發展的積極意義，從而能夠認真對待人事檔案，自主進行保存和整理;另一方面提升檔案管理人員的檔案信息化意識，認可信息化管理模式的應用，結合本單位學校的特色，思考如何有效進行信息化管理。加強對信息化管理方面技術的培訓和提升，提高信息化水平和能力，能夠根據不同的檔案類型進行信息化管理。能夠跟隨學校教職工的變動，注意進行資料收集和整理歸檔，重視人事檔案的實時更新。

6 結語

中學檔案與辦公室人事工作的開展息息相關，聯系緊密，中學要重視人事檔案的重要性，提升人事檔案管理水平，推動人事工作的開展。

參考文獻

[1]何玉辰.學校檔案與辦公室人事工作的關系[J].辦公室業務，2012，（6）：126.