如何做好科研機構(gòu)檔案編研工作的研究探討

摘 要：新時期，要做好檔案開發(fā)利用工作，就必須要重視檔案編研，從編研的視角對信息資源進行整合，推動科研機構(gòu)檔案事業(yè)的發(fā)展。故此，如何有效對檔案資料進行編研，增強檔案利用效益的同時，彰顯檔案編研的價值，是當(dāng)前科研機構(gòu)檔案管理者需要關(guān)注的問題。故此，文章以科研機構(gòu)為研討對象，分析科研機構(gòu)檔案編研工作的意義，闡述科研機構(gòu)檔案編研工作中存在的常態(tài)問題，并提出自己的看法，旨在為相關(guān)科研機構(gòu)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案編研;科研機構(gòu);意義;問題;對策

1 科研機構(gòu)檔案編研工作的意義

1）開發(fā)檔案信息資源的有力抓手，能夠提升檔案利用率。檔案資料歸根到底是一項信息資源，對其進行管理的最終目的是開發(fā)和利用。故此，必須要重視檔案編研工作，通過檔案編研對向相關(guān)的檔案資料進行整合，進一步提升檔案利用效率和質(zhì)量[1]。除此之外，只有大力開展檔案編研工作，推動檔案管理從實體管理向信息管理、知識應(yīng)用轉(zhuǎn)變，才能真正發(fā)揮出檔案的價值。

2）檔案編研是促進檔案發(fā)展的有效途徑。作為檔案開發(fā)利用的重要一環(huán)，檔案編研能夠推動檔案事業(yè)的發(fā)展，確保檔案管理走向現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化。一是通過檔案編研可以將各種零散以及無序的信息資源進行系統(tǒng)提煉，將其整合為系統(tǒng)性更強、規(guī)范性更高的檔案資料，確保檔案管理工作的有序性。二是通過推動檔案編研可以促進檔案專題建設(shè)工作，方便相關(guān)檔案需求主體檢索、查詢以及開發(fā)利用檔案。

3）為科研機構(gòu)提供完整、準(zhǔn)確、及時的信息服務(wù)。科研管理是一項系統(tǒng)性工作，檔案編研在其中發(fā)揮在重要的憑證作用、參考作用。一是通過檔案編研工作，提升檔案資源利用效率，既可以更好地為科研機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)提供決策咨詢，也為科研人員提供信息參考。同時，伴隨科研機構(gòu)各項工作不斷深入以及員工檔案意識不斷增強，越來越多的員工已經(jīng)開始意識到檔案編研的價值。為此，必須要進一步強化檔案編研工作，確保檔案管理部門能夠為科研機構(gòu)提供完整、準(zhǔn)確、及時的信息服務(wù)。

2 科研機構(gòu)檔案編研工作中存在的常態(tài)問題

1）編研責(zé)任意識不強、隨意性大。當(dāng)前，部分科研機構(gòu)對檔案資料進行編研過程中沒有形成一套系統(tǒng)、規(guī)范的編研體系以及標(biāo)準(zhǔn)化的流程，導(dǎo)致檔案編研工作的效果的明顯。一是部分科研機構(gòu)對于檔案編研工作缺乏正確的認(rèn)識，尚未充分意識到檔案編研對于本機構(gòu)的價值，導(dǎo)致編研工作中止、編研工作陷入困境[2]。二是部分科研機構(gòu)更重視檔案資料的收集與整理，忽視從檔案開發(fā)利用的角度對檔案進行編研，編研責(zé)任意識不強、隨意性和盲目性大。

2）信息技術(shù)在編研領(lǐng)域的應(yīng)用不強。部分科研機構(gòu)在編研過程中仍然采取手工編研的方式對資料進行匯集、整理，尚未充分應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展編研工作。一是檔案管理系統(tǒng)的功能單一，無法滿足檔案管理者的編研需求，影響編研工作的效率。二是對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能力不強，難以有效查找并整合相應(yīng)的信息資源，

3）科研人員的參與力度不足。從現(xiàn)代檔案管理學(xué)的視角來看，檔案編研是一項需要分工配合以及相互協(xié)助的工作。然而，實踐中部分科研機構(gòu)檔案管理者日常忙于對檔案資料進行整理以及借閱，難以有較多的時間參與到編研工作當(dāng)中。同時，部分具有專業(yè)知識的科研人員也沒有參與其中，導(dǎo)致科研機構(gòu)在檔案編研時只能局限于榮譽匯編、單位獲獎、組織機構(gòu)沿革以及政策文件匯編等領(lǐng)域，難以從科研管理的角度開展編研工作，影響了編研內(nèi)容的深度和廣度。

4）忽視編研成果的宣傳與利用。當(dāng)前，部分科研機構(gòu)雖然意識到檔案編研的重要性，但并沒有從宣傳與利用的角度對編研成果加以應(yīng)用[3]。一是各類檔案編研的系統(tǒng)性不強，傳播范圍窄、受眾范圍小，并沒有產(chǎn)生較好的影響和效益。部分編研成果沒有充分應(yīng)用到科研機構(gòu)各項工作當(dāng)中，浪費編研成本的同時，導(dǎo)致編研工作愈發(fā)不受重視。二是缺乏利用思維，不知道如何對編研成果進行開發(fā)利用。

3 做好科研機構(gòu)檔案編研工作的有效對策

1）強化檔案資源的開發(fā)意識。過去一段時間內(nèi)，部分單位之所以忽視檔案編研工作，主要是認(rèn)為部分檔案內(nèi)容具有一定的保密性，即使編研后也無法大規(guī)模進行開發(fā)與利用。在這種環(huán)境下，檔案管理者更傾向于對檔案進行收集與管理的。除此之外，部分檔案管理者缺乏深層次的檔案開發(fā)意識，檔案編研的素質(zhì)不高。為此，一是要強化檔案管理者的責(zé)任意識以及服務(wù)意識，開展以“檔案編研”為主題的教育培訓(xùn)活動，確保檔案管理者能夠適應(yīng)新形勢下科研機構(gòu)檔案編研的需要。二是要加強對檔案編研工作的支持，分別配套以相應(yīng)的人力、物力以及財力，建立健全檔案編研體系，明確檔案編研流程，打造系統(tǒng)性強、科學(xué)性高、可行度大的檔案編研機制。

2）將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案編研工作。信息化社會，科研機構(gòu)要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，提升編研的效率和質(zhì)量。一是完善檔案管理系統(tǒng)功能，實現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)終端對檔案資料進行“一站式”編研，減少編研難度。二是要強化對信息技術(shù)的應(yīng)用，在資料檢索環(huán)節(jié)對信息資料進行進一步的總結(jié)、提煉以及匯編。為此，相關(guān)單位要借助大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)對檔案內(nèi)容信息、檔案利用數(shù)據(jù)以及其他信息的檢索與分析，為檔案編研工作提供強有力的支撐。

3）加大科研人員的參與力度。新形勢下，科研機構(gòu)不僅要注重檔案資料在單位管理中的作用，也要重視檔案資料在科研活動中的作用，強化對科研管理領(lǐng)域檔案的編研工作。一是要加大科研人員的參與力度，形成科研人員與檔案管理人員相互協(xié)助、分工配合的檔案編研機制。二是要重視科研人員的建議，按照科研人員的需求來開展檔案編研工作，提高編研成果的深度和廣度。充分挖掘檔案資料的價值，增強編研成果的質(zhì)量，進而推動科研機構(gòu)長遠穩(wěn)定發(fā)展

4）重視編研成果的宣傳和利用。為了進一步凸顯檔案編研成果的價值，各個科研機構(gòu)要重視編研成果的宣傳和利用。首先，對檔案編研成果進行宣傳時，要充分考量檔案的性質(zhì)以及內(nèi)容。對于涉及科研機構(gòu)秘密、知識產(chǎn)權(quán)以及其他涉密檔案，不能夠進行宣傳和利用，而是應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守相應(yīng)的保密規(guī)定。其次，將編研成果作為科研機構(gòu)內(nèi)部學(xué)習(xí)、決策的重要資料，進一步發(fā)揮編研成果的知識價值、憑證價值以及參考價值。最后，要深化對待檔案編研工作的理解，擴大編研成果的開發(fā)、傳播與利用，滿足相關(guān)主體的信息需求，進一步推動檔案編研工作的開展。例如，通過與上下級單位之間建立共享渠道，將編研成果進行共享，延伸檔案利用工作的價值鏈。

4 結(jié)束語

檔案事業(yè)不斷前進的現(xiàn)階段，科研機構(gòu)檔案管理與檔案開發(fā)利用工作需要進一步加以變革。具體而言，科研機構(gòu)不僅要重視對檔案資料進行管理，也要重視檔案資料的知識價值、憑證價值以及參考價值，拓寬檔案資料的利用范圍，創(chuàng)新檔案資料的利用模式。文章從檔案編研的視角對檔案開發(fā)利用工作進行探討，具有一定的現(xiàn)實意義與理論價值。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，未來科研機構(gòu)在推進檔案編研工作時，一是要強化檔案資源的開發(fā)意識;二是要將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案編研工作;三是要加大科研人員的參與力度;四是要重視編研成果的宣傳和利用。

參考文獻

[1]白嘉興.關(guān)于做好檔案編研工作的思考[J].蘭臺世界，2019（S2）：86.

[2]張潔.檔案編研成果利用的策略性研究[J].城建檔案，2019（10）：39-40.

[3]董野.檔案編研工作在科研生產(chǎn)中的作用與意義[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（10）：126-127.

作者簡介

趙翔燕（1970-），女，黑龍江省大慶市人，本科，畢業(yè)于吉林大學(xué)，館員，研究方向：檔案管理。