污水處理廠檔案管理工作重要性及策略分析

曹忠鈺

摘 要：污水處理廠的工程檔案，是對各項工作的真實記錄，具有重要的留存價值和參考意義。但是由于存在重視業務開展、輕視檔案管理的情況，污水處理工程建設中的許多資料、文件，沒有被完好的保存和完整的收錄，檔案資料的利用價值被極大的削弱。此外，檔案管理方式落后，管理制度匱乏，這些客觀存在的問題也嚴重制約了檔案資料應有價值的發揮。污水處理廠的高層領導、在職的檔案工作人員，都應當對檔案管理的重要性有高度認識，進而通過完善制度、人員培訓等一系列措施，支持檔案管理工作的高質量開展。

關鍵詞：污水處理廠;檔案管理;完整性;檔案信息化

在污水處理標準不斷提高、污水處理設備更新換代的背景下，各類檔案資料的數量也在持續的增加。作為一名檔案管理人員，一方面要結合本公司各部門的業務開展情況，做好文件資料的收集、歸檔和管理，另一方面還要嘗試運用專業技能、信息技術，對現有的檔案資料進行整合、利用，充分發揮檔案的參考價值。在污水處理廠改革發展的過程中，檔案管理工作的重要性得到了進一步的突顯，探究檔案管理的優化策略，成為現階段的一項緊迫任務。

1 污水處理廠檔案管理工作的重要性

1.1 保證了工程信息的完整性

工程檔案是指從工程項目提出立項審批，勘察設計、生產準備拖工監理驗收等工程建設及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字表格聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設項目管理工作的重要組成部分。在污水處理工程中，將所有的文件、資料全部收集起來，然后進行篩選，將其中有留存價值的，整理歸檔形成檔案。這樣就可以最大程度上保證工程相關信息的完整性，以及檔案資料本身的安全性，避免了重要文件、資料丟失、損毀的問題。

1.2 為后期設備管理提供了保障

污水處理廠的工程項目在投入運行一段時間后，由于部分設備的老化，或是新技術、新設備的推廣，必須要每隔一段時間進行一次維護或升級。在這些工作中，都需要借助于以往工程建設相關的檔案資料，從而為工作人員進行重要設備的檢修，以及整個工程的改造提供必要的參考。以污水處理工程的提標改造為例，工程是在原有土地及建筑物和設施的基礎上進行的，而且工程建設都是在污水處理廠半運行狀態下進行的。如果原有工程檔案資料保存不完整，沒有地下管線圖紙等資料作保證，本次升級改造工程必將困難重重。

1.3 為市政建設提供了參考

污水處理廠的進水泵房一般都是城市的比較低洼地段，城市的各種建筑物構筑物都與地面標高有直接聯系，現代城市的各種電纜管線都進入地下，在地面上施工就必須查閱污水管網的標高與走向，市政建設的相關管線必須接入污水處理廠要有污水處理廠的很多技術資料作為參考，包括處理能力瞬時流量污染因子等，因此完整而妥善保管的污水處理廠工程檔案會為市政建設提供重要參考。

2 當前污水處理廠檔案管理存在的問題

2.1 檔案的完整性與安全性得不到保障

很多污水處理廠，由于對檔案工作的重視程度有待提升，無論是工程文件、資料的收錄與歸檔，還是后期檔案的保存與管理，都存在諸多問題。例如，檔案管理人員對工程內容不了解，收集資料、文件時，沒有核對工程設計方案，導致一些重要的文件沒有被及時收集，檔案的完整性受到了影響。隨著檔案數量的增加，一些年代較為久遠的檔案，由于長時間沒有使用，加上管理環境不理想，已經出現了褪色、發霉等問題，其中的字跡、圖形等模糊不清，失去了利用價值。

2.2 檔案管理人員的素質參差不齊

新時期的檔案管理人員，除了要保證工作效率外，還必須較高的職業素養。例如要具備精益求精的敬業精神，讓每一份有價值的檔案，都能夠得到完好的保存;還要樹立創新意識、進取精神，能夠善于學習信息技術，支持檔案管理向現代化、信息化、智能化方向發展。但是目前來看，一方面是公司提供的培訓機會少，特別是一些年齡較大的檔案工作人員，知識更新緩慢，對新事物的接受能力較差，已經不能勝任現階段的檔案管理要求。另一方面，部分檔案工作人員缺少自律能力，不能嚴格按照規章程序辦事，檔案管理不夠嚴謹，工作失誤較多。

2.3 檔案管理的方法缺少創新

對檔案工作中采用的方式方法進行創新，是一種必然趨勢。特別是進入信息時代，利用RFID進行文件、資料掃描，可以節省檔案收集的人力與時間;利用計算機進行關鍵字搜索，可以簡化檔案檢索程序。調查發現，污水處理廠的檔案管理工作，雖然相比于以往也有了一定的改革，但是總體上來看還是沒有擺脫以人工為主的模式。由于檔案管理的方法、思維缺少創新，面對海量的檔案資料、文件，缺乏有效的資源挖掘和分析利用手段，這樣的檔案管理工作顯然無法適應企業的業務開展需求。

3 污水處理廠加強檔案管理的處理分析

3.1 正確認識檔案重要性，完善檔案管理制度

要想推動新時期檔案管理工作向高水平、高質量方向發展，首先要求在污水處理廠內部，自上而下的重視檔案工作。公司的高層領導，要統籌協調并未檔案管理工作創新提供各方面的支持，例如在檔案信息化背景下，劃撥專項資金用于檔案信息管理系統的建設。而在職的檔案工作人員，也必須強化崗位職責意識，積極與工程管理部門溝通，將工程相關的所有文件、資料全部收錄起來，豐富檔案資源。另外，也要重視部門規章制度的建設，包括檔案收錄程序、檔案查閱要求等，推動檔案管理工作向規范化、標準化方向發展。

3.2 著力打造一支現代化、復合型的檔案工作隊伍

隨著檔案管理工作在工程維護與改造、市政工程參考等方面的價值進一步突顯，近年來污水處理廠對檔案管理工作也提出了更高的要求。為了適應新時期的檔案管理環境，一支復合型的人才隊伍不可或缺。例如，將業務技能與職業素養的復合。檔案管理的特殊性，決定了工作人員僅有熟練的業務經驗和扎實的專業技能是不夠的，還必須具備良好的職業素質。例如創新創造精神，能夠通過自主學習，運用各類辦公軟件，熟練操作信息系統等。檔案管理人員要始終具備學習意識，才能緊跟工作要求、行業形勢。

3.3 積極推進檔案管理信息化發展進程

確保污水處理工程檔案的完整性，是進行檔案開發與利用的必要條件。隨著污水處理工程數量增加、規模擴大，各類檔案資料的總量也在持續的上升，傳統以人工為主的檔案收集與管理模式，顯然無法滿足當下的工作需要。為此，要積極推進檔案管理信息系統的建設，利用計算機、大數據等技術，通過提高工作效率，在保證檔案完整性的基礎上，提高對檔案資源的開發、挖掘能力。在檔案存儲形式上，逐漸用電子檔案代替紙質檔案，方便進行管理。為了提高管理效率，在人工辦理各類檔案借閱、咨詢服務的同時，還可以增設自助終端，用戶可以根據需要自助辦理檔案查詢、瀏覽等業務。

4 結語

檔案管理工作的開展成效，已經成為影響污水處理廠業務開展和效益提升的重要因素。針對現階段在工程檔案管理中尚存在的一些突出問題，應當堅持以人為本的理念，重點打造一支具有現代化思維、復合型能力的檔案管理人才隊伍，同時還必須重視信息技術的應用價值，通過提升檔案管理信息化水平，更好的支持污水處理廠檔案事業的發展。

參考文獻

[1]崔靈芝.重大建設項目檔案分類、歸集研究——以市級污水處理廠為例[J].檔案管理，2017（6）：155-157.

[2]冷血，肖艷霞.提高基層事業單位人事檔案管理水平探究[C].決策論壇——管理決策模式應用與分析學術研討會.2016.

[3]柳春雨.充分利用市政公用設施檔案資源為城市建設提供科學依據[C].政用產學研一體化協同發展學術研討會論文集（下）.2015.