探討提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

劉娜

摘 要：單位開展工作的過程中，辦公室成為核心部門，其中涉及的復雜的工作要進行合理完善。檔案工作是辦公室工作中的重要方面。實行規范化管理工作模式，提升管理的效率和質量。然后，從實際情況分析，檔案管理工作開展的過程中，涌現出了問題，這會影響檔案管理的質量和效率。檔案管理所彰顯出的系統性和專業性，要在規范化管理工作中，提升管理素質和質量。所以，文章立足檔案管理工作的實際情況，完成了規范化管理舉措。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率;提高途徑

辦公室開展檔案管理工作的時候，要提升工作的效率和質量。在提高工作效率質量的過程中，制定出完善的途徑。從辦公室檔案管理的遵循原則出發，讓工作十分嚴謹，內容上要十分準確。同時，面對辦公室檔案管理中存在的問題，要對其引起重視，從問題的有效解決角度出發，對其進行合理的完善和整合。通過優質的檔案管理工作激發，實現辦公室管理工作的順利發展和進步。

1 辦公室檔案管理過程中存在的問題

第一，沒有對辦公室檔案管理工作引起重視。在開展工作的時候，專門的檔案管理部門關注檔案管理，但是在其他的單位中就忽視了檔案管理工作。其他單位領導和關注點放在了業務上，明顯沒有十分重視檔案管理工作。同時，在沒有認識到辦公室檔案管理工作重要意義的情況下，運用傳統管理理念和形式進行工作，資金等投入不夠完善導致檔案管理工作沒有充足的支撐。這樣，辦公室檔案管理工作擁有了安全風險，對檔案管理工作的順利開展起到了不良影響。

第二，辦公室檔案管理工作開展的過程中，并沒有較強的信息安全意識。信息網絡技術在運用的過程中，從社會發展角度出發，辦公室檔案管理工作隨之出現了轉變。這樣，從之前的紙質檔案管理模式轉變為現代信息化儲存管理形式，管理理念上也出現了變化。由封閉式的管理形式轉變為開放式的檔案管理形式。在這樣的環境下，也出現了很多安全性問題。一些人就會對其中存在的漏洞進行檔案損壞，檔案信息面臨著泄露等不良安全問題[1]。在檔案庫遭受了攻擊的情況下，單位就會受到影響。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

2.1 提高檔案管理工作的重視

對辦公室檔案管理機制進行完善，實行多種的舉措，讓各個部門對其引起關注和重視。在此情況下，形成正確的認識和理解。第一，辦公室檔案管理工作人員要對檔案管理工作引起一定的重視。針對工作人員開展定期的培訓，讓檔案管理工作人員對檔案管理知識和技巧進行合理化掌握。在這其中，工作人員就可以認識到檔案管理對辦公室發展所產生的重要意義。第二，形成科學和完善的獎懲機制，這可以對檔案管理人員進行約束和監督，實行嚴格和謹慎的態度。對檔案信息進行合理處理，讓檔案工作人員開展管理工作的時候擁有十足的成就感。最終，讓各個部門工作人員為檔案管理工作做出自己的

貢獻。

2.2 強化信息安全技術的運用

社會信息化發展步伐不斷加快的背景下，辦公室檔案管理工作開展十分關鍵，要在安全上引起一定的重視和掌握。這要形成十分明確的安全意識。工作人員積極參與到各種檔案信息防泄漏工作之中。在加大工作力度的情況下，保證檔案管理工作的質量和效率。同時，檔案管理工作人員還可以接受相應的專業知識培訓，單位內部定期進行檔案管理工作的培訓。讓管理人員借助先進的檔案管理理念和形式，讓工作人員擁有較強的安全意識，也會形成較強的專業素養[2]。這讓安全管理更加有效，防止出現較多的安全問題。工作人員形成完善應急糾錯，針對檔案管理中存在的安全問題進行解決。從合理的安全管理制度出發，對其中可能會存在的安全隱患進行重點預測。針對安全問題制定出合理的應急處理舉措，讓問題的應對機制十分優質，信息安全技術運用帶動檔案管理工作的有效發展。針對辦公室內部信息管理，開展加密處理模式。信息數據運用時候，要以層層密鑰開啟為基礎，保護辦公室信息數據更加安全和高效。

2.3 實行規范化檔案信息管理

辦公室檔案管理工作開展的時候，存在一個十分明顯的特點就是管理的程序展現出規范化。辦公室檔案展現出程序化管理模式，其中涉及的內容往往有檔案調卷、立卷和存檔。開展辦公室檔案程序化工作的時候，要在管理中對工程的簡單流程進行確認，讓檔案工作更加科學，祛除那些復雜的工作內容和流程。檔案管理工作人員自身展現出較強的職業責任感，讓檔案信息更加準確，讓檔案管理工作順利開展，擁有較強的準確率[3]。這其中，檔案管理工作人員，會讓檔案變得真實，為其他工作的開展提供準備。管理工作要指定專門人員進行管理，開展權限管理模式。信息借閱和瀏覽等要實行申請等形式，這是進一步規范檔案信息管理工作的基礎和前提。

2.4 提高管理人員的綜合素質

開展辦公室檔案管理工作的時候，要讓工作人員認識到自身能力對檔案管理工作進行完善的重要意義。讓檔案工作人員擁有發展和學習的機會。向工作人員傳授更多的專業知識。檔案工作人員能夠對工作中所涉及的各個環節進行重點把握，面對事件的時候應有較強的處理能力。除此之外，還應該給予檔案管理工作人員相應的意見，讓各個部門之間工作人員進行密切溝通和交流，實現共同進步和發展。同時，讓檔案工作人員學習計算機操作知識，提升操作技能和水平。這會進一步提高檔案管理工作的質量。辦公人員要學會運用辦公自動化軟件，將其和檔案信息管理結合，以此實現檔案信息管理工作個性化發展和高效運行。

3 結論

綜上所述，企業單位想要獲得發展，辦公室的檔案管理工作就要不斷得到完善和升華。所以，開展辦公室檔案管理工作的時候，形成規范化的管理制度，讓管理工作的水平和工作質量得到全面提升。日常開展檔案管理工作的時候，要對規范的流程進行重點完善，讓辦公室檔案信息化管理工作擁有較強的工作支撐。工作人員素質得到提升，為辦公室的檔案管理工作順利發展。

參考文獻

[1]劉洋.試論提高辦公室檔案管理工作效率的幾點思考[J].辦公室業務，2017（21）：86.

[2]林杰.提高辦公室檔案管理工作效率的途徑[J].科技經濟導刊，2017（14）：222+224.

[3]姚偉燕.辦公室檔案管理工作效率的提升途徑分析與闡述[J].辦公室業務，2017（09）：100.