探討事業(yè)單位檔案管理問題與優(yōu)化路徑

于京湖

摘 要：我國經(jīng)濟的快速發(fā)展對于事業(yè)單位檔案管理機制也帶來了諸多的深遠的影響。由于檔案管理需消耗大量的人力和資源，因此必須緊跟社會發(fā)展的步伐不斷地優(yōu)化和調(diào)整管理的模式。事業(yè)單位檔案是記錄與存儲國家或公眾信息的主要媒介，屬于公共管理的核心內(nèi)容之一。分析目前事業(yè)單位檔案管理改革與創(chuàng)新的現(xiàn)狀意義重大。為此，文章重點研究了當下事業(yè)單位檔案管理存在的常見問題，為事業(yè)單位檔案管理工作的改革和創(chuàng)新獻計獻策。

關(guān)鍵詞：問題;事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化路徑

1 事業(yè)單位檔案管理的必要性

1）保障檔案管理的標準化。強化事業(yè)單位檔案管理的能力，確保管理模式、作業(yè)流程與機制的規(guī)范性和全面性等是檔案管理的核心目標，也是增強事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量與管理能力的必備工作。引用各種前沿的技術(shù)手段改革和優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理體系，確保其滿足當下檔案管理的客觀需求，也是提升有關(guān)部門及人員對事業(yè)單位檔案管理工作關(guān)注度的有力措施[1]。

2）推進檔案工作的前瞻性。事業(yè)單位要想充分凸顯檔案管理工作的重要性，應不斷地調(diào)整、創(chuàng)新與優(yōu)化管理體系，從而緊跟社會發(fā)展的步伐。當下的政治、經(jīng)濟和文化局勢對事業(yè)單位檔案管理工作的開展帶來了新的挑戰(zhàn)。所以，不斷地健全當下事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)體制，同時建立起完善的事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，有助于提高事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范度，特別是善于嘗試和使用各種前沿的管理手段，有助于改革和優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的方式與機制，采取更加有效且合理的方式呈現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的各項成果，提升事業(yè)單位檔案管理工作的公開度，從而便于外部公眾進一步認識和了解事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀。

3）有利于事業(yè)單位目標考核的實現(xiàn)。事業(yè)單位檔案管理的核心任務(wù)也是有關(guān)部門檔案管理科室的主要職責，將調(diào)整和健全事業(yè)單位檔案管理體系作為突破口，借助于強化對信息的搜集與整理，持續(xù)改善事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量，制定出事業(yè)單位檔案管理工作的改進策略[2]。同時，在構(gòu)建和健全事業(yè)單位檔案管理體系的基礎(chǔ)上，確保上述任務(wù)的高效完成，為有關(guān)部門的工作提供成熟的經(jīng)驗、模式和手段，從而引導整個檔案管理體系建立起信息化、科學性和現(xiàn)代化的管理機制。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）信息化程度較低。檔案管理工作中利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，可極大提高工作質(zhì)量、效率，減少人為因素誤差。同時信息化技術(shù)的應用，可更方便、快捷地進行檔案的提取、整理、查詢等。此外，信息化檔案管理實施，更為符合環(huán)保理念，減少成本等，可使重要地方有更多資金周轉(zhuǎn)運用[3]。但實際情況，目前大多數(shù)事業(yè)單位仍然較為守舊，沒有意識到檔案管理信息化的好處與優(yōu)勢，導致即便實施信息化檔案管理，但落實不夠徹底，依然應用傳統(tǒng)檔案管理模式。

2）管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低。當前事業(yè)單位雖然開展信息化檔案管理，但檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)較低，或直接由其他部分人員替代，甚至部分單位并無專業(yè)人員進行檔案管理，導致檔案管理工作過于松懈、簡單，不僅影響檔案管理質(zhì)量，且不利于單位發(fā)展。即便部分事業(yè)單位有專業(yè)人員進行檔案管理，但缺少考核、考察、培訓等相應管理工作，導致檔案管理人員綜合素質(zhì)較差、專業(yè)程度較低等，影響檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理工作涉及科學、數(shù)學、統(tǒng)計學、計算機等多方面知識，并非想象中那般簡單，若檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)較低，則無法滿足檔案管理需求，難以做到科學化、專業(yè)化的管理。此外，因管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低，可能造成檔案管理不當、丟失、損毀等情況，甚至嚴重者利用檔案資料，做一些違法犯罪事情，則不僅對事業(yè)單位，也對社會安定造成嚴重影響。

3）檔案管理體系不完善。檔案管理體系不完善當前所面臨的一個非常重要的困境，體系的建立對于整個管理模式的優(yōu)化有著舉足輕重的作用，可以使得各部門分工協(xié)作、互相監(jiān)督。但是由于體系的缺失導致在大部分的機關(guān)單位當中檔案管理沒有得到應有的重視，利用程度非常低。再加上檔案管理工作沒人監(jiān)督，相關(guān)管理人員不重視，日常管理工作散漫，除應對上級檢查之外，一般檔案日常維護都是能省則省、能免則免。除此之外，許多單位都出現(xiàn)檔案管理人員冗員的情況，這和低效率的工作形成明顯的對比，內(nèi)部分工不明，無實用的管理體系作為參考，直接導致了檔案管理工作的失效，也在某種程度上拉低了機關(guān)單位的整體工作效率，沒有做到真正的物盡其用，也在一定程度上反映出人員隊伍的分配不科學。

3 事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化路徑

1）加強信息化、現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)。隨著信息化的推廣，事業(yè)單位需深刻認知到其發(fā)展的必要性與重要性，信息化檔案管理的開展是必然趨勢。事業(yè)單位在政策、資金上，均需加大對檔案管理科技的投入，完善其相應設(shè)備，促進信息化、現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展，進而提高檔案管理質(zhì)量與安全性。同時，加強管理人員專業(yè)技能的學習、培訓，促使每位檔案管理人員均符合崗位職責需求，使其在工作上更快速、熟練地掌握現(xiàn)代技術(shù)，推進信息化檔案管理建設(shè)。

2）注重管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)。對于現(xiàn)階段事業(yè)單位在檔案管理方面所出現(xiàn)的各種不足，需制定出相應的改革與優(yōu)化方案，高度關(guān)注檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位的管理者必須及時掌握檔案管理的實時狀態(tài)，根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀，為相關(guān)管理者設(shè)置合理的管理績效任務(wù)和階段性目標，定期地調(diào)查與審核檔案存儲與記錄的情況，對于必須提交的檔案信息需及時進行搜集與整理。清晰界定有關(guān)檔案管理人員的職權(quán)，調(diào)動其工作能動性，不定期與相關(guān)負責人進行溝通，了解檔案管理工作中存在的難點和重點。結(jié)合客觀現(xiàn)狀，定期面向檔案管理團隊組織各種培訓和學習活動，保證人員的工作能力與專業(yè)素養(yǎng)可以緊跟當下社會發(fā)展的步伐。明確適用于單位客觀現(xiàn)狀的檔案管理路線，不但要增強檔案管理者的實際工作能力，同時需充分調(diào)動其崗位能動性。

3）構(gòu)建完善的檔案管理制度。對事業(yè)單位而言，要想切實提升檔案管理工作的效率，首先必須建立健全檔案管理機制，從而確保各項管理工作符合事業(yè)單位發(fā)展的新要求。因此對事業(yè)單位來說，首先必須深入認識和掌握檔案管理工作的固有特質(zhì)，結(jié)合目前的客觀工作需要，建立起適用于單位發(fā)展的、健全且科學的檔案管理機制，確定檔案管理改革和發(fā)展的路線。在優(yōu)化檔案管理工作的過程中，首先應該對相關(guān)的人員以及管理者給予適當?shù)谋O(jiān)督和約束，從而確保檔案管理工作的規(guī)范展開，并且充分確保其獨立性。檔案管理的相關(guān)管理制度，必須包含合理的獎懲制度，給予成績較為突出的檔案管理人員適當?shù)莫剟?，對于出于私利或其他動機擅自變更檔案信息的人員，給予相應地懲罰，從而確保檔案管理工作有序且穩(wěn)步地推進。

4 結(jié)束語

概括而言，伴隨著社會的不斷進步以及各種信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理也迎來了一個翻天覆地的轉(zhuǎn)變。筆者通過分析和觀察目前的管理情況發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位在檔案管理方面仍舊存在關(guān)注度不夠、管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低等缺陷。對此，事業(yè)單位必須站在人員培訓、體制優(yōu)化以及信息化建設(shè)等多重視角進行改革與創(chuàng)新，從而符合信息化時代對檔案管理所提出的新要求。

參考文獻

[1]趙冬梅.淺談如何做好基層事業(yè)單位檔案管理工作[J].蘭臺內(nèi)外，2019（33）：33.

[2]王海民.新形勢下事業(yè)單位檔案管理的問題和對策[J].輕紡工業(yè)與技術(shù)，2019，48（11）：86-87.

[3]李曉紅.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑研究[J].科技經(jīng)濟市場，2019（10）：105-107.