優化醫院檔案管理質量的有效策略分析

劉鵬 劉宏超

摘 要：檔案管理是醫院內部管理工作中的重要組成部分，對于提升內部管理工作的水平，保證醫院良好的運營效果具有至關重要的意義。本文首先分析了當前醫院檔案管理中存在的問題，之后闡述了優化醫院檔案管理質量的有效策略，創新檔案管理工作的方法與模式，彌補傳統檔案管理工作的弊端問題，為醫院醫療服務工作與醫學研究工作的開展提供有效的參考依據，進而提升醫院的醫療服務水平，促進國家醫療事業的長遠發展。

關鍵詞：醫院;檔案管理;質量;策略

檔案是醫院經營發展過程中的重要信息資源，代表著醫院的精神與文化內涵，也是醫院進行醫學研究工作的參考依據。當前階段，由于管理人員的意識與能力不足，同時缺乏完善的檔案管理制度與體系，導致醫院的檔案管理工作的效率和質量較低，在很大程度上影響了醫院內部管理工作的效果。因此，醫院需要提高對檔案管理工作的重視程度，提升檔案管理工作的水平，促進醫院的可持續發展。

1 當前醫院檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理人員服務意識相對薄弱。當前的醫院檔案管理工作中，由于管理人員的專業能力、綜合素質較低，進而導致他們的服務意識較為薄弱，缺乏對服務對象的重視程度。在工作中，大部分管理人員的服務效率較低，缺乏正確的工作態度，行為散漫。同時，檔案管理人員通常年齡較大，文化水平偏低，在管理工作中仍然采用傳統、死板的方式，缺乏工作的靈活性，導致檔案管理工作的質量和服務水平較低，不能及時對服務對象提供有效幫助。

2）缺乏健全的檔案管理體制。由于醫院管理者缺乏對檔案管理工作的重視程度，導致醫院缺乏健全的檔案管理制度，檔案管理人員的工作無法做到有章可循，在沒有相關制度的規范與約束的情況下，檔案管理人員的職責劃分不明確，在工作中常出現互相推卸責任的情況，協調性較差，難以保證檔案資料收集的連續性與完整性，導致檔案管理工作的效率和質量難以提高。

3）數字化程度偏低。當前我國大部分醫院仍然以傳統的紙質管理方式為主，不僅增加了工作人員的工作量，同時，造成了管理步驟繁瑣，缺乏系統性的問題，不利于工作效率和質量的提升，使得醫院檔案管理數字化程度偏低。部分醫院雖然采用了數字化檔案管理方式，但由于缺乏完善的檔案管理制度和規范化、標準化的管理流程，導致檔案管理過程中信息的搜集和整理與檔案的目錄不符。我國目前針對醫院檔案管理數字化建設與發展的問題缺乏統一的文件，導致醫院在進行數字化檔案管理過程中，缺乏可參考的數據依據。且醫院主要通過自主建立檔案管理軟件和數據庫，而大部分數據庫的功能目前只能停留在目錄檢索上，并未完全發揮大數據技術的優勢作用，進而制約了醫院檔案管理數字化的建設與發展。

4）人才資源匱乏。醫院檔案管理工作需要管理人員需要具備專業的檔案管理知識和能力，同時，能夠熟練操作與運用互聯網技術，進而有效發揮檔案數據庫的優勢作用，提高醫院檔案管理工作的水平。但由于當前大部分醫院缺乏專業技能型的人才，對檔案的管理工作流于形式，容易導致檔案資料的丟失，影響了檔案信息的安全性，在很大程度上制約了醫院檔案管理工作的開展。

2 優化醫院檔案管理質量的有效策略

1）提升檔案管理人員的服務意識。要提高醫院檔案管理工作的質量，首先需要管理人員樹立正確的服務意識，明確醫院檔案管理工作的主要目的是提高檔案的綜合利用率。因此，在檔案管理工作中，工作人員需要時刻秉承著積極向上的服務理念，提升檔案管理工作的水平。醫院通過開展相關的服務意識培訓工作，有效提高管理人員的服務精神，并掌握專業的服務技巧。為幫助管理人員提升自身的服務水平，需要開展管理人員深入基層群眾走訪的活動，充分了解大眾對檔案管理工作的要求，吸取更多的檔案管理的合理建議，進而能夠為醫院提供更好的服務。此外，管理人員在實際工作中需要針對醫院中的所有檔案進行全面整理與保存，為醫院重大事項的決策提供準確有效的依據。同時，對檔案的基本類別進行分析，依據檔案管理的基本規律，合理設置關鍵詞，保證檔案查閱的效率，提升檔案管理工作的邏輯性，提高檔案管理系統運行的效率。

2）建立健全的管理制度，優化檔案管理工作流程。由于檔案管理制度缺失的問題，導致醫院檔案管理工作的流程缺乏規范性和標準性，工作人員沒有做到嚴格按照工作步驟進行操作，極大降低了醫院檔案管理工作的水平。因此，醫院需要依據自身的發展特點，建立健全的檔案管理制度，明確檔案管理工作的標準和要求，并加強在醫院內部宣傳的力度，要求檔案管理人員明確自身的職責，保證他們嚴格按照工作的標準流程開展檔案管理工作。同時，管理人員要及時發現檔案管理工作中存在的問題，并采取有效措施及時進行整改，提高檔案管理工作的水平。此外，醫院需要建立專門的檔案管理部門，將醫院各項活動的開展情況進行有效整理與保存，為醫院的運營和發展提供可參考的依據。

3）積極引進專業技能較強的復合型人才。為提升檔案管理的質量，醫院需要不斷完善獎勵機制，吸引大批專業技能較強的復合型人才，提高檔案管理團隊的綜合素質和能力。提高人才招聘的指標和要求，需要人員掌握最基本的檔案管理知識和技能，還要具備互聯網技術操作與運用的能力。同時，定期開展教育培訓工作和技術交流活動，借鑒其他醫院優秀的檔案管理經驗，不斷提升檔案管理人員的專業能力和素質。此外，醫院還應不斷加強檔案管理安全培訓工作的力度，提升管理人員對檔案信息保護的意識，并制定嚴格的檔案安全管理制度，將管理人員的績效考核與檔案管理保護工作相掛鉤，一旦出現檔案信息丟失和泄露的情況，需要對管理人員進行責任追究，有效提升檔案資料的安全性和完整性。

4）提升檔案管理的數字化水平。醫院首先要對檔案管理數字化的標準進行統一規范，強化對檔案的收集、分類、整理、歸檔和保存工作的監督力度，提升檔案管理工作的科學性和有效性。同時，明確檔案業務處理的流程，確保各環節流程的統一性和標準化程度，并制定技術性的規范標準，嚴格要求管理人員按照技術的應用與操作流程開展檔案的管理工作，避免由于技術應用不當導致檔案數據信息丟失情況的發生。醫院要依據自身的實際發展情況，建立功能全面的檔案管理自動化系統，并提高系統對風險的防御能力，避免由于非法侵入系統導致檔案信息被竊取問題的發生。此外，通過建立統一的檔案信息化管理平臺，使檔案管理自動化系統、辦公自動化系統、圖書管理系統等形成有效鏈接，實現檔案信息的共享，醫院各部門能夠借助信息化管理平臺搜索到需要應用的檔案信息，有效簡化了檔案檢索與借閱的流程，為醫院各部門工作效率的提升提供了可靠的技術支持。

3 結語

隨著國家新醫改方案的全面落實，對于醫院的內部管理工作提出了更高的要求。檔案管理工作作為醫院內部管理工作的重要內容，對提高醫院的管理水平發揮著積極作用。因此，醫院需要不斷提高對檔案管理工作重要性的認識與重視程度，強化對檔案管理人員的教育培訓力度，提高管理人員的工作能力和水平，建立健全的檔案管理制度與體系，提升檔案管理工作的數字化程度，有效提升檔案管理工作的效率和質量。

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