紀念館藏品檔案管理探析

劉文佳

摘 要：藏品檔案管理作為紀念館管理工作的一部分，一直以來都并不受重視，很多紀念館雖然設立了專門的檔案管理部門，但藏品檔案管理工作的作用卻并未能夠真正發揮出來，而這也對紀念館管理工作的完善產生了很大的限制。為此，本文對當前國內紀念館藏品檔案管理存在的普遍性問題展開了分析，同時基于藏品檔案管理的實際問題，提出了一些關于加強紀念館藏品檔案管理的建議，希望能夠對紀念館管理工作的優化起到一定幫助。

關鍵詞：紀念館;藏品;檔案管理

如果說文物藏品管理、保護是紀念館各項工作的基礎，那么藏品檔案管理就可以看做是紀念館各項業務活動的重要依據，無論是對藏品的征集、鑒定、登記，還是相關藏品的保護、研究、使用活動，都需要記錄在紀念館藏品檔案之中，并依據相關檔案信息制定具體工作規范與計劃。由此可見，紀念館藏品檔案管理具有非常高的重要性，而對于加強紀念館藏品檔案管理的研究，則是十分必要且具有現實意義的。

1 當前紀念館藏品檔案管理存在的問題

1.1 管理人員素質不足

近年來隨著人民生活水平的提高，近幾年我國紀念館、博物館的客流量雖然出現了明顯的提升，但由于紀念館、博物館本身就具有一定的公益性質，而藏品引進、管理、維護、展覽、研究等各項工作所需經費又比較多，因此其業務活動資金仍然是比較緊張的。受此影響，很多紀念館都會選擇精簡內部工作人員，而檔案管理因長期不受重視，導致人員配置自然隨之大大減少，有些紀念館甚至將藏品檔案管理設為了兼職崗位，僅聘用兼職人員負責檔案管理工作，或是由其他部門人員兼任檔案管理，這樣的人員配備很難滿足藏品檔案管理工作實際需求，而藏品檔案管理的工作質量與效率會受到很大的影響。

1.2 檔案信息收集困難

檔案信息收集是紀念館藏品檔案管理最為基礎的業務工作之一，這項工作雖然看似比較簡單，但在實際工作中，仍然出現各種各樣的困難。首先，紀念館藏品數量較多，各類藏品所需要記錄的檔案信息也比較多，在檔案管理人員數量相對不足的情況，檔案信息收集的工作量往往會非常大，有時甚至會因人手不足而影響到其他藏品檔案管理工作的進度[1]。其次，由于對藏品檔案管理的了解不多，重視程度也比較低，紀念館其他部門的部分工作人員經常會出現不配合檔案收集工作的情況，不僅不愿按規定時間上交相關文件，漏交文件、文件材料不完整等情況也比較常見，給藏品檔案信息的整理增添了很多麻煩。最后，很多負責藏品研究工作的科研人員常常會認為科研項目、課題及其相關材料均為個人所有，并以此為由拒絕將文件材料交給檔案部門，而在文件材料無法得到規范保管的情況下，檔案材料丟失、損毀等現象也很容易出現。

1.3 硬件設施不夠完善

硬件基礎設施是藏品檔案管理工作的重要基礎，如果缺少了必要的基礎設施、設備，那么很多藏品檔案管理工作都無法進行下去。然而從目前來看，由于藏品檔案管理工作并不受重視，因此很多紀念館的檔案管理相關硬件設施都并不完善，而藏品檔案管理工作也受到了不小的影響。例如部分紀念館在檔案室的設置上過于隨意，將檔案室及相關設備設置在頂樓或底層，室內往往會出現漏水、空氣潮濕等問題，而檔案文件也可能會因受潮、發霉而出現損毀。

1.4 理論制度嚴重缺失

藏品檔案管理與其他檔案管理工作相比具有一定的特殊性，為保證實際工作的規范性、合理性與高效性，必須要以明確的工作制度標準為支撐，但由于很多紀念館的專業檔案管理人員較少，而在不同紀念館工作實際差異較大的情況下，國家文物局又很難對藏品檔案管理作出太過細致的制度規定，因此目前仍然有不少紀念館未能將藏品檔案管理技術標準建立起來，而檔案管理工作也無法得到客觀、具體的指導，這對于檔案管理質量的影響是非常大的。

2 加強紀念館藏品檔案管理的有效措施

2.1 重視專業人才引進

藏品檔案管理在紀念館各項業務工作中都能夠發揮出非常重要的基礎性作用，尤其是對于文物征集、藏品管理、陳列展覽，對于藏品檔案文件的應用更是顯得尤為關鍵，因此紀念館領導管理人員必須要充分認識到這一點，提高對檔案管理工作的重視程度，并通過專業檔案管理人才的引進來為藏品檔案管理提供人力資源支持，以保證藏品檔案管理工作的專業性。在具體措施上，紀念館一方面要調整藏品檔案管理工作制度，建立專門的藏品檔案管理部門，根據實際工作需求設立具體工作崗位，安排專人負責各項檔案管理工作，以保證藏品檔案管理部門的獨立性[2]。而在另一方面，則需要對藏品檔案管理的工作待遇、工作環境等進行全面改善與優化，以吸引高素質的檔案管理人才，提高檔案管理隊伍的整體素質。

2.2 創新信息收集機制

針對藏品檔案的信息收集問題，紀念館還需加強對藏品檔案管理工作的宣傳，明確各部門、各崗位在藏品檔案信息收集工作中的責任，明確要求其配合檔案管理人員工作，按規定上交相關文件材料。另外，為提高藏品檔案信息收集整理的效率，還需進一步加快檔案信息資源建設，在單位內部全面實行無紙化辦公，并建立專門的藏品檔案管理信息系統與數據庫，用于各種電子公文、電子資料的收集與歸檔管理，為檔案數字化建設創造良好基礎條件。

2.3 優化硬件基礎設施

檔案管理工作目前雖然已經呈現出信息化、數字化的發展趨勢，但無論是紙質檔案文件的管理，還是信息化、數字化檔案管理，對硬件基礎設施的要求都非常嚴格，而對于各紀念館來說，要想將藏品檔案管理工作的作用充分發揮出來，也同樣需要對各種硬件基礎設施進行全面優化。例如在紙質藏品檔案的管理中，必須要在充分考慮紙質檔案存放環境要求的情況下，對檔案室進行選擇，并從溫度、空氣濕度、用電安全等多方面入手對檔案室環境進行嚴格監控，以免因文件受潮、高溫起火等事故而導致檔案文件損毀[3]。

2.4 加強檔案制度建設

制度化是做好檔案管理工作的基礎，面對當前紀念館藏品檔案管理工作現狀，各紀念館還需以國家文物局制定的《文物保護管理暫行條例》為基礎，結合實際工作情況，將文物藏品檔案登記、收集整理等各項工作的具體工作制度明確下來，為藏品檔案管理提供客觀指導。同時為保證工作制度的落實，還需實行檔案工作負責人制度，確定各部門的歸檔責任人，并將部門歸檔責任人名單備案，一旦藏品檔案管理工作出現問題，應立即探明原因并追究相關責任人的責任。

3 結束語

總而言之，當前紀念館的藏品檔案管理工作雖然仍然存在著一定的不足，但只要能夠明確問題原因，并從基礎設施建設、檔案管理制度完善、專業檔案管理人才引進等方面入手，采取合適的藏品檔案管理策略，仍然能夠讓藏品檔案管理工作的作用在實際工作中得到充分體現。

參考文獻

[1]王幸.基層文物單位藏品檔案管理現狀及問題——以扁鵲紀念館為例[J].陜西檔案，2019（05）：39-40.

[2]李一平.紀念館藏品檔案管理措施分析[J].辦公室業務，2019（18）：129.

[3]張紅衛.淺談紀念館藏品的檔案管理[J].辦公室業務，2018（14）：119.