談提升事業單位檔案管理工作水平的途徑

陳朝銀

摘 要：基于事業單位檔案管理工作特殊性，為提高管理工作水平，需對其管理工作問題進行分析，依循問題開展相關管理工作。本文結合當前工作實際，對提升事業單位檔案管理工作水平的途徑進行初淺探討。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;工作水平;開展途徑

1 事業單位管理問題剖析

1.1 工作模式

事業單位開展檔案管理工作時，主要采取檔案館集中管理與相關機構各自管理的工作模式。其中，檔案館集中管理，主要指將相關歸檔的紙質檔案與電子檔案進行合理集中收集，在集中管理工作開展時，檔案管理工作具有明確的職責分工，即相關單位必須各司其職，對相關檔案的生成與使用進行嚴密管理，以保證檔案信息資料的安全性與可靠性。在檔案生成單位開展相關管理工作時，主要借助相關的管理程序與管理技術手段，以保證檔案管理工作開展的質量。

1.2 問題分析

為深入分析事業單位檔案管理工作存在的問題，筆者對某縣多家事業單位進行了實地調研與訪談，以客觀真實的反映出該縣事業單位檔案管理工作存在的問題。筆者在設計調研內容時，保證調研內容的可計量化與可操作性，具體調查內容設計如下。

1）意識問題。通過調研發現，該縣中77%的事業單位，在檔案安全管理工作開展時，主要選擇了更新維護信息系統，其中只有20%的事業單位開展了信息加密防護。由此可見，很多事業單位開展檔案管理工作時，沒有主動意識到信息安全工作開展的重要性。一部分事業單位開展檔案管理時，不斷引進相關新技術與新設備，以不斷提升檔案管理工作的相關業務工作效率。但是，工作人員卻對一些保密檔案信息沒有開展重點保護，極大的影響到事業單位工作開展的安全性。

2）制定問題。我國事業單位工作開展時，國家政府頒布了一些關于電子檔案管理工作的標準與指導意見。但是，由于相關指導意見的可操作性不強，導致實際的執行效果不佳。基于某縣的調研工作發現，很多事業單位制定了相關檔案管理工作要求，但在實際執行工作開展時，沒有得到深入貫徹，直接影響到事業單位檔案管理工作開展的質量。因此在后續提升檔案管理工作質量時，需執行科學嚴謹的管理規范，以保證管理工作開展的整體可靠性。

3）管理問題。檔案管理工作開展時，相關的工作人員應當各司其職，認真落實檔案管理工作各項工作，以保障事業單位的安全穩定運行。但在對某縣開展事業單位檔案管理調研后，發現很多事業單位，并沒有成立專項的檔案管理工作小組，同時，檔案管理工作開展過程中也沒有具體人員進行負責，充分說明部分事業單位沒有對檔案管理工作起到一定重視。如部分檔案管理工作崗位的人員沒有專業的技能，或者是管理人員的能力達不到崗位工作需求，直接影響到事業單位檔案管理工作的開展效果 。

4）人才管理。在事業單位檔案管理工作開展時，為提高管理人員的專業管理工作能力，事業單位主要通過會議、座談會、知識培訓等方式開展，由于長期開展理論培訓提升，導致管理工作人員的工作與實踐應用相脫離，沒有很好提高事業單位檔案管理工作的整體水平。由于相關工作人員沒有開展全面系統的業務培訓，長期學習理論知識沒有很好發揮出培訓工作價值。同時，檔案管理業務工作開展培訓工作時，由于培訓工作的針對性不強，培訓內容缺乏連貫性與整體性，導致很多工作人員接受培訓時，無法保證主動的學習積極性，無法構建專業的事業單位檔案管理工作團隊。

2 事業單位管理提升路徑探索

2.1 人員管理

在事業單位檔案管理工作開展時，為充分發揮出人員管理工作的價值，需要基于檔案管理工作的具體崗位要求，配置相關管理工作人員。在人員管理時，需確保檔案管理工作人員對相關單位的檔案管理工作進行全面了解，且具有專業的檔案管理工作技能，可以充分發揮出自己的職業技能。

建設高素質人才管理團隊時，首先對相關工作人員的思想開展建設提升，保證檔案管理工作人員具有一定的思想素質，可以受得住工作的枯燥，具有很好的檔案信息保密意識。其次是提升管理工作人員的技能培訓，不斷提升業務培訓工作的質量，保證工作人員可以熟練的掌握各種軟件與系統，可以定期對檔案信息化管理系統進行殺毒處理，以提高檔案管理工作開展的效果。最后是從高校不斷引進專業人才，對檔案管理工作團隊的結構進行合理優化調整，可以持續不斷的提高事業單位檔案管理工作質量。

為保證事業單位檔案管理工作的與時俱進，需要構建科學合理的檔案管理崗位培訓制度，且保證每一位管理工作人員都有相關的上崗證。對管理工作人員開展崗前培訓工作時，應當通過具體的指導約束培訓工作，確保培訓工作可以發揮出一定的工作價值。

2.2 技術防護

在技術防護工作開展時，為提高檔案管理工作的安全性與可靠性，應當不斷提高技術防護安全等級，同時，需要適當引入保密技術，提高數據信息保存工作的安全性與可靠性。

2.3 硬件升級

隨著技術的快速發展，電子檔案信息管理工作量不斷提高，事業單位開展檔案管理工作時，應當從電子檔案與紙質檔案兩個領域同時入手，同步推動檔案管理工作的質量與效果。基于社會的發展與事業單位工作模式的變化，電子檔案使用的更為頻繁，為保證電子檔案保存使用的安全性與可靠性，必須對其檔案管理工作使用的硬件設備進行管理升級，如計算機設備的防火、防潮、避雷設備、防盜系統等。

基于電子檔案不同的載體保存形式，需要開展科學有效的檔案保護工作。目前信息化的電子檔案管理工作的形式，主要有光盤、硬盤、儲存器等設備，由于儲存設備的物理屬性，需要為儲存設備恒溫、恒濕，且儲存空間需要遠離磁場，避免磁感線對電子檔案的儲存信息造成嚴重影響。在對設備升級管理工作開展時，需要定期對硬件設備進行風險評估，及時發現隱藏安全性能的問題，提高硬件設備的運行安全性與可靠性，為事業單位檔案管理工作提供硬件設備保證與支持。

2.4 管理防護

在管理防護工作開展時，為充分發揮出管理工作的效能，應當構建嚴謹科學的事業單位管理制度，并成立相關的檔案管理工作小組，基于事業單位領導的工作指導與調度，嚴格執行各項工作要求，提高檔案管理工作質量。

領導管理小組開展相關問題時，需基于檔案管理工作實際遇到的問題開展相關決策，如檔案館的擴建、信息系統的建設、機房的維護、防護系統的升級等，都需要納入事業單位年度預算工作當中，保證檔案管理工作具有充足的經費支持。同時，將檔案信息安全管理工作的考核數據，計入到事業單位領導班子的年度考核體系當中，基于具體的工作數據信息，對檔案管理職責進行評定，相關失職人員必須嚴肅處理，確保事業單位檔案管理工作開展的整體質量 。

2.5 法制完善

盡管我國已經出臺了《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法規，但由于相關法律制度過于寬泛，對事業單位檔案管理工作沒有明確的界定，間接影響到事業單位檔案管理工作的有序提升。

為切實改變這樣的工作局面，需要國家立法部門認真研究分析，推動事業單位檔案管理立法的相關工作進程。在對法律規范完善優化時，應當對人員管理、設備管理、軟件配置等工作進行細化約束，通過制定規劃與標準，提高檔案管理工作開展的質量與安全。

3 結束語

通過對某縣事業單位檔案管理工作進行調研，發現還存在一些亟待解決的問題和不足。為此筆者提出了幾點改進措施，希望可以為我國事業單位檔案管理工作的改革提供有益參考。

參考文獻

[1]馮躍萍.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].黑龍江科學，2016，713：138-139.

[2]姚武.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].中國管理信息化，2016，1915：174-176.