探析加強事業單位檔案管理工作的有效途徑

韓晴晴 王標

摘 要：檔案管理工作是事業單位中的一項重要工作，高度重視檔案管理工作，立足于實際情況對其展開科學規劃，對事業單位各類檔案資源進行有效運用，使事業單位決策更加科學。新形勢下，檔案并不是簡單地整理和記錄工作，記錄了事業單位各個方面的大小事宜，有利于確保單位內部管理的最優化。對此，本文主要對加強事業單位檔案管理工作的有效途徑進行了探討，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題

檔案真實記錄了人類社會發展的歷程，利用檔案可以有效回顧和分析人類發展的歷史，并總結經驗和教學，以此為社會的良好發展奠定堅實的基礎。新形勢下，我國的事業單位在發展中面臨著轉型等各種問題，因此需要高度重視檔案管理工作，積極總結和反思發展過程中的經驗與教訓，以此促進自身良好發展。現階段，我國事業單位在開展檔案管理中仍存在諸多問題，這些問題嚴重阻礙了事業檔案管理工作的順利開展，因此，積極探討加強事業單位檔案管理工作的有效途徑具有十分重大的意義。

1 當前事業單位檔案管理工作中存在的問題

1）忽視檔案管理工作。當前，我國部分事業單位檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，片面的認為只要檔案不丟失即可，無需投入諸多的資金和精力。就算檔案管理工作不會影響事業單位的經濟效益，但卻嚴重影響了人民群眾的工作生活。因為事業單位工作人員不夠重視檔案管理工作，造成在對管理制度予以制定的過程中，不夠合理和科學，導致各種管理問題出現。甚至還會讓事業單位檔案管理人員在開展工作的過程中，出現一些違規行為，對事業單位的持續、健康、穩定發展造成了嚴重阻礙，不利于提高單位經濟效益。

2）檔案管理制度缺乏完善性。現階段，諸多事業單位因為不夠重視檔案管理，進而造成檔案管理制度缺乏完善性，這就導致檔案管理人員對自身工作責任不了解，容易出現應付了事的現象，或出現一些難度較大的事情和一些責任盲區無人負責。此外，不能對具體的工作流程予以明確，檔案管理人員在開展檔案管理工作的時候，不能將自身的工作效率有效提高，同時因為工作流程不明確，不能貫徹落實一些檔案管理工作[1]。除此之外，因為檔案管理制度力度不夠，難以有效保證檔案管理人員的執行力度，缺乏制度的約束，對員工的工作積極性造成了極大的影響。

3）檔案管理信息化水平較低。現階段，信息技術得到了迅猛發展，信息技術在各行各業中得到了廣泛應用，檔案信息化進程越來越快。但部分事業單位仍運用傳統的管理方式，同時沒有采用信息化技術，從而對單位檔案管理工作的效率和成本造成了影響，促進了工作人員工作量增大，同時也加大了查閱利用檔案的難度。一些檔案雖然已經開始運用了信息化手段開展檔案管理力度，但仍有很多問題存在，如缺乏信息化人才，諸多檔案管理人員靈活運用軟件系統開展檔案管理工作，不能第一時間解決系統運行中出現的問題，這對事業單位檔案管理信息化水平的提升造成了影響。

4）事業單位檔案管理人員專業水平較低。我國事業單位的管理者在開展管理工作過程中積累了較為豐富和扎實的經驗，這有利于更好地開展事業單位的服務管理信息化建設，但也有一些管理者的綜合職業素質和專業水平不高，事業單位管理人員整體素質較低，工作能力水平良莠不齊，還需要進一步研究針對檔案管理工作人員所制定的專業培訓制度。

2 加強事業單位檔案管理工作的有效途徑

1）高度重視事業單位檔案管理工作。高度重視事業單位的檔案管理工作，是將事業單位檔案管理工作問題有效解決的重要途徑[2]。在高度重視檔案管理工作的過程中，就要在思維方式上有所體現，同時還應在實際行動上體現出來。尤其是事業單位的高層管理人員和基礎管理人員，要積極對我國在檔案管理方面的先進制度進行學習，如此可以加深其對檔案管理工作深層含義的了解。若是事業單位忽視檔案管理工作的開展，會影響人民群眾對事業單位的認識。此外，還要在行動上充分體現對事業單位檔案管理工作的重視。第一，事業單位要積極建立健全管理制度，融合實際存在的狀況和今后發展狀況，有效保證今后工作人員順利開展檔案管理工作。第二，事業單位內部要積極對檔案管理工作進行宣傳。第三，事業單位高層管理人員，要明確檔案管理人員的工作內容和工作流程，如此既能使員工行為得到規范，促進事業單位檔案管理工作效率顯著提高。

2）建立健全檔案管理制度。建立健全檔案管理制度可以確保有序開展檔案管理工作，只有保證檔案管理制度更加完善和規范，才可以有效約束和管理檔案管理工作，有序開展檔案管理工作的各項流程，促進檔案管理效率和質量有效提升。所以檔案館在優化檔案管理工作的過程中，首先必須積極優化和完善檔案管理制度，檔案館要立足于新時期工作的開展趨勢和要求，與檔案館現階段的工作情況相結合，不斷完善檔案管理制度，要確保檔案管理工作可以和新時期經濟社會發展的需求相符，要為檔案的應用提供方便。除此之外，建立健全的檔案管理制度必須約束工作人員，檔案管理制度中需要明確工作人員的職能和要求，嚴格要求工作人員的行為，規范檔案管理的流程，同時將相應的監督和激勵機制制定出來，監督和激勵工作人員，以此促進其工作質量和工作效率顯著提升。

3）提高檔案管理工作的信息化程度。當前，信息技術得到了迅猛發展，同時在社會各行各業中信息技術得到了廣泛應用，所以將事業單位檔案工作的信息化程度提高意義極為重大，互聯網云計算、大數據等技術在檔案管理工作方面具有十分理想的應用前景，有效解決檔案管理工作中存在的問題。大數據技術是就海量數據展開高效率收集、處理和分析的一種技術，而互聯網云計算技術則增強了大數據處理效率，借助應用這些信息化技術，可以更加智慧化管理事業單位的檔案管理工作，從而有效提高檔案管理工作的效率。同時，還可以高效率分析檔案數據，從而確保事業單位在做相關決策的過程中有據可循。

4）提高檔案管理人員素質。現階段，檔案管理模式日趨完善，要求檔案管理人員提高自身水平，檔案管理人員的素質水平和檔案工作的質量息息相關，所以，檔案管理人員必須具備較強的業務水平和專業基礎知識。就各單位而言，促進檔案管理人員水平提高意義極為重大，在工作中要大力教育培訓現有人員，同時積極把檔案專業人才引進[3]。首先，針對現有工作人員，在給予其鼓勵，讓其積極自主學習，同時加大對其的培訓力度，或讓其外出參與檔案專業培訓班，或向檔案專家發出邀請，讓其到本單位授課，確保工作人員可以接受更加系統的檔案業務培訓，從而促進其檔案業務能力和知識水平有效提高。其次，積極引進檔案專業人才，特別是要注重引進復合型人才，多引進年紀輕、學歷高、檔案專業知識扎實的人員，充實檔案管理隊伍，不斷對檔案管理隊伍進行改善。最后，積極管理檔案管理人員，促進其責任感和職業道德增強，將獎懲工作做好，以此把管理人員的工作積極性和熱情有效激發出來。

3 結語

總而言之，在事業單位管理中檔案管理是極為重要的組成部分。現階段，網絡信息技術得到了迅猛發展，諸多事業單位對檔案管理工作的開展引起了高度重視。但在實際工作中仍有諸多問題存在，如重視程度不夠、檔案管理制度缺乏完善性、檔案管理信息化水平較低、檔案管理人員專業水平不高等問題。對此，事業單位工作人員應立足于整體，積極對檔案管理方式進行創新，將更加優質的服務提供給廣大人民群眾。

參考文獻

[1]項靜瑤.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].科技資訊，2013（30）：214-214.

[2]遲曉霞.關于新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].辦公室業務，2017（7）：71-71.

[3]袁亮.淺議事業單位檔案管理中存在的問題及對策[J].農村實用科技信息，2018（3）.