信息化背景下檔案管理技術創新問題分析

邱玉財

摘 要：檔案管理是行政事業單位管理中最重要的部分，在發展中占據著非常重要的位置。隨著互聯網技術的快速發展，檔案管理工作也逐漸發生變化，可以說信息化檔案管理方式已經成為當前行政事業單位管理的主要方式。而且檔案信息化建設，不僅能夠推動檔案信息化建設，而且還能夠加快行政事業單位信息化建設步伐。

關鍵詞：信息化;檔案管理;創新

信息化背景下，檔案管理是在傳統檔案管理方式上進行改革創新，借助現代信息技術和設備，將海量數據信息提取出來，使其不僅不便于查找，同時還能夠長久保存。隨著信息技術的發展，檔案逐漸以電子檔案的形式被記錄保存，而且新檔案管理技術也更便于檔案的調取和保存，在信息化背景下，還需要專業的檔案管理技術人才來對檔案進行合理應用。

1 創新檔案管理的新技術

1）新技術——物聯網。物聯網能夠實現物與物相連，是在互聯網的基礎上對其延伸和拓展的網絡，在某種程度上來說，物聯網終端并不只限于計算機，而是其他物也能夠成為物聯網發展的終端，在網絡中能夠實現物與物之間的聯系和通信。

2）新技術——云計算。云計算是一種新型數據管理依據，其核心理念是借助成千上萬個大型服務器所集成的網絡環境，并且建立有效的數據處理中心、數據信息交互中心，借助計算機網絡為其提供有效的數據信息共享、數據儲存、硬件資源服務等，有著非常強大的儲存功能。

3）新技術——移動互聯網。互聯網通信技術的快速發展，在一定程度上促進了無線通信技術的發展。而且無線通信技術能夠連接各種移動終端，如手機、筆記本等，若是事項檔案管理信息化之后，那么管理人員就能夠通過移動終端來查看和管理檔子檔案。

2 信息化檔案管理技術存在的問題

1）深受傳統觀念的影響，更注重紙質檔案管理。俗話說“白紙黑字，立字為據”。在當前檔案管理中，人們深受傳統觀念的影響，比較重視紙質檔案管理。雖說尊重傳統是我們每一個人的責任，但是在信息化時代的背景下，海量的數據信息要求我們一定要重視電子檔案管理，只有這樣才不會被時代所拋棄，才能跟上時代發展的步伐。再者，在眾多檔案管理機構中，電子檔案管理并沒有得到廣泛的認可。在我們國家只有在兩種檔案相同的使用下，才能夠起到相應的效果，若是有紙質檔案也能起到一定的效果。但若是只憑借著電子檔案，那么是無法將其作為憑證的，由此可見，在實際應用中對電子檔案應用和管理是存在偏見的[1]。

2）檔案歸檔管理不科學。不合理的電子檔案歸檔非常不利于檔案管理事業的發展。檔案部門管理電子檔案，大多數都是以收集或者移交的方式進行，將檔案進行統一管理。但是由于電子檔案操作比較簡單、檔案管理也比較分散，以往的歸檔工作和程序已經無法適應電子檔案的管理和應用。而且電子檔案管理過程中還會存在一些不科學的管理辦法，非常不利于數據信息的長久保存。紙質檔案與電子檔案相比較，電子檔案的保存工作取決于全過程工作，而且電子檔案的初始數據、保存格式等在移交的過程中任何一個環節出錯誤，都會影響電子檔案的保存。再者，在我國電子檔案管理過程中，因缺少有效的管理方式，在后期傳輸過程中經常會出現差錯，導致電子檔案難以實現長久保存。

3 信息化檔案管理技術的創新路徑

1）進一步明確檔案管理技術的原則，提供多樣化服務。雖說檔案來自不同的部門和管理機構，且信息管理過程中還有著交叉性的特點，所以說，檔案在某種程度上有著一個整體性。在技術創新管理過程中，一定要合理掌握檔案管理的整體性，這樣才能夠探索出更加科學有效的管理技術。再者，在檔案管理技術創新過程中，要注重檔案管理自身的服務性，而且檔案管理的根本就是能夠合理運用檔案管理，充分發揮好檔案自身的價值和作用。加強檔案管理信息化建設，實現能夠實現信息資源共享，促進檔案信息全面發展。所以，在檔案管理技術創新過程中，為其提供更好的人性化服務[2]。

2）建立并完善電子檔案管理，實現統一發展。因電子檔案管理系統與紙質檔案發展不完善，存在一定的安全隱患。因此，要建立并完善各項管理制度，完善檔案信息化建設。其一，建立有效的信息化檔案管理制度和各項檔案管理制度，借助相應的軟件和應用程序對檔案進行有效的歸檔和管理，在檔案信息錄入之前應對各項數據信息進行妥善管理并備份，使其能夠有效提升數據信息的安全性。其二，建立信息化檔案管理制度，可以根據國家檔案局的標準來制定。選擇優質硬盤作為檔案數據信息的備份，將備份盤和儲存盤一定要分開放，同時還要做好防塵、防壓、防潮濕的工作，并且相應的順序對光盤刻錄等進行詳細的標注，確保檔案信息安全。

3）實現檔案數字化信息化管理。數字化信息化管理是提升檔案管理質量的基礎，根據檔案管理規定的各項要求，在管理中要將各項檔案信息全部傳輸到數據管理當中，合理應用管理系統對其進行數字化管理。例如，信息管理系統、ERP系統等，都是積極引進先進信息管理技術，使其在提升信息管理基礎上提升檔案信息管理。

4）檔案管理中加強安全防范工作。在檔案管理過程中，加強檔案管理工作是安全保護防范管理的關鍵，加強安全管理防范的功能能夠有效提升檔案信息化建設。在系統內部可以建立一個可信可控的網絡模式，確保該模式有著科學化的特點，能夠實現對內部工作人員的管理，堅決杜絕單位內部工作人員使用寬帶或撥號的方式非法接入外網，避免因外界因素接入造成網絡內部資源的流失，同時還要控制好各項軟件的資源，避免工作人員在計算機上安裝病毒軟件從而造成數據信息丟失或泄露等，防止計算機內部潛藏安全漏洞問題[3]。

5）進一步提升信息化檔案管理人員的專業素質能力。在檔案信息化管理過程中，還要進一步提升檔案管理工作人員的素質能力，使其能夠提供更專業化服務。在信息化檔案管理過程中，要加強檔案管理人員的綜合素質能力和培養，并對其進行定期培訓工作，使其能夠有效提升檔案管理人員信息安全的防范意識，并樹立正確的價值觀念和職業道德素養，加大人才培養的力度，使其能夠促進我國檔案信息化建設。

4 結語

檔案管理工作隨著時代的發展發生了本質上的改變，而且傳統紙質檔案管理工作量也比較大，工作內容也比較繁瑣，在信息化背景下，要積極創新檔案管理技術，創新檔案管理工作模式，促使檔案管理工作能夠變得更加高效。再者，信息化檔案管理過程中，因自身信息化技術發展還不夠成熟，在一定程度上影響著信息化檔案管理工作的工作效率和工作質量，在某種程度上影響著信息化檔案創新管理的發揮。因此，還需要檔案信息化管理部門在實際管理中，能夠積極創新檔案管理工作，進一步提升信息化檔案管理水平，促進檔案管理事業的發展和建設。另外，要以發展的眼光來看待身邊的事物，跟緊時代發展的步伐，促進檔案管理能夠創新發展，使其能夠實現信息化檔案管理的科學化和規范化，實現信息化檔案管理的價值[4]。

參考文獻

[1]姚紅石.信息化背景下的檔案管理創新[J].檔案時空，2017（12）：23-24.

[2]王曉麗.信息化背景下傳統檔案管理工作的改革探究[J].中華少年，2018（24）.

[3]張曉麗.網絡環境下檔案信息化管理與服務機制的創新[J].城建檔案，2019（5）：37-38.

[4]柴莉偉.基于知識管理背景下檔案管理信息化的建設分析[J].辦公室業務，2017（8）：83-83.

作者簡介

邱玉財（1979-），男，漢族，山東昌邑人，本科，昌邑市體育學校，從事辦公室檔案管理工作。