信息化背景下企業檔案的未來發展

摘 要：從專業素質、工作的內容、工作的水平以及安全性能方面來分析了信息化背景下企業檔案信息化建設現如今有的一些問題和數據化的背景，并提出以下相應的建議：樹立科學的檔案信息化意識，培養高素質的企業檔案人才，強化檔案信息化建設基礎業務，完善信息化建設服務內容與方式。期望本文能夠對企業檔案的發展提供有效的建議。

關鍵詞：信息化;企業檔案;未來發展;數據化

在21世紀初期，社會便開始漸漸被信息化潮流席卷，進入了信息化時代。對于如今的企業來說，能否有效利用如今的信息化背景下的市場因素來進行發展，已經成為如今評價一個企業的經營能力和發展空間的一大重要因素。信息化背景下，企業檔案信息化也不再守舊，將漸漸傾向于將檔案信息“數據化”。信息化作為信息時代下的產物，不僅是一種計算機技術，還是一種發展理念。在現在快速發展的信息社會，信息化的出現必然會給企業的檔案信息化建設帶來了機會和挑戰。

1 信息化背景下企業檔案信息化建設存在的問題

1.1 企業檔案管理人員素質參差不齊

信息化時代，數據標準化工作得到越來越多的重視，辦公自動化終端也越來越為社會所接受。專業檔案管理人員和非專業檔案人員，都將因此而接受新的挑戰。但在各大企業的內部，檔案管理人員的工作水平層次不齊，專業人員對于檔案信息能夠高效率高質量地處理，但檔案部門普通工作人員則大部分有許多跟工作有關的問題存在，例如消極怠工等。

1.2 檔案信息化建設基礎業務不受重視

在建設企業檔案管理信息化進程中，一些信息化硬件，信息化軟件、辦公信息化設備等都是必須要擁有的，同時在企業檔案信息化管理中，還必須同時設計、配合好多方面的技術，借助一些有效的軟件來加快企業檔案管理信息化發展的進程。作為社會中被眾多人認為的工作較為輕松的部門，公司檔案管理機構往往因為資金不足和硬件缺乏等限制因素，導致相關的檔案無法高效率、有作用的地進行基礎性業務，這不利于公司檔案管理化的未來發展。

1.3 信息化建設服務內容與方式不完善

在企業檔案信息化建設進程中，總是有一種情況不可避免地存在，那就是企業盡管開始使用檔案信息化管理系統，許許多多的紙質檔案還是沒有被錄進到系統里面。對此，許多人所持有的觀點是數字化檔案只能夠暫時地存儲信息，除此之外，還有著泄露到互聯網這個大平臺上的可能性，故而，必須一直地堅持紙質檔案才是最為重要的信息保管。這就使得企業檔案信息管理系統很難有著完整的信息內容。除此之外，部分企業領導者始終認為檔案信息化就是把檔案信息錄入到信息系統之中，從根本上沒有徹底了解信息化時代的本質，這也是導致許多檔案信息沒有被高效率、高質量地管理，使企業檔案信息化存在許多問題的一大重要原因。

2 信息化背景下企業檔案信息化建設的保障措施

2.1 培養高素質的企業檔案人才

對于舊意義的企業檔案管理工作來講，它的工作的內容、操作方法非常的單一、枯燥，企業檔案管理人才的專業素養都比較低下，很多都沒有相關的專業知識和技能的培養，也沒有相應需要的計算機操作水平。但是就企業信息化檔案管理工作來講，必須要有相應的高素質的、會操作計算機的企業檔案管理人才。因此，企業應積極開展與相關的學校進行合作，以利于大力引進企業所需要的檔案管理人才，除此之外，還有推崇將企業在職檔案管理員工派出去進行交流和學習，以利于企業在職檔案管理員工追上時代發展的步伐，進而有利于企業的發展。最后，企業檔案管理工作人員應該積極地進行學習和自我提升，多多借鑒建設企業檔案管理信息化建設的成功經驗。

2.2 強化檔案信息化建設基礎業務

企業應該重視檔案的基礎業務，積極建設出一個有著完善信息的檔案信息資源庫。要強化檔案信息化建設基礎業務、主要從以下三個方面進行：第一，加強企業檔案各項信息的收集整理;第二，實現企業檔案數據庫的規范與統一;第三，提供有效、符合公司實際情況的各種計算機裝備。

2.3 完善信息化建設服務的內容與方式

只有傳統檔案管理系統的功能的檔案管理系統已經無法滿足當前檔案信息化的需求。根據信息化、大數據的大背景以及企業的現實情況和未來發展空間，應該不斷地完善檔案管理的系統的;其次，應該擴大檔案信息資源的范圍，收集各方面的相關信息來建立一個完善的檔案管理系統。再次，不斷促進不同資源之間的相互融合，不要將各個系統的信息都完全隔離開來，使得各個部分之間缺少聯系最后，加強信息資源的屬性關聯。例如元數據的處理，針對檔案信息系統中存儲的文件、文檔、圖片等，應該子以相應的文字表述信息。例如，文件編輯時間、文件編輯作者、具體內容、審批人等。這些輔助信息將極大地為信息查閱、提取提供便捷，緊密了不同信息之間的關聯度、更加增強了信息的應用價值。

2.4 確保檔案信息化建設全面安全

企業在檔案信息化的建設過程之中，必須要對檔案信息的安全性和保密性的重要程度產生重視的心理和態度。該工作應著重注意以下五個方面：第一，確保計算機的硬件設施的安全。在公司檔案管理中所將應用到的全部硬件，如：電腦、掃描儀、服務器、打印機、路由器等，都應該按照一定的周期來進行全面的檢查與更新，以確保整個企業檔案管理的運行進程中不出現意外事件，避免給企業帶來產生嚴重的后果的不利影響。企業大型服務器運行情況應該定時、精準地檢查，要及時地備注檔案的流動過程，全方位確保企業日常檔案管理工作的實施的穩定性;第二，保障企業檔案信息的安全，最為重要的是保證金業日常生產經營等環節形成的、檔案管理信息系統中所存儲的以及對企業原有保存的紙質檔案實施電子化加工的信息是真實的、準確的。

3 總結

綜上所示，信息化背景下，社會在不斷地發展與進步，企業在當今社會中想要獲得更好的發展，進行檔案信息化建設是不可避免的，且必須正面面對、解決現如今存在的各項問題，采取相應的符合公司實際情況和未來發展空間的措施來確保建設起完善的檔案管理系統。

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作者簡介

徐麗麗（1981-），女，漢，浙江省寧波市。